Право заключения договора на Оказание услуг по организации и сопровождению специализированных мероприятий (технических туров, конференций, семинаров, форумов, учебных курсов и т.д.) в рамках исполнения договоров, курируемых АНО ДПО "Техническая академия Росатома".

Регистрация участников в первый день проведения Мероприятия, включая сбор подписей в листе присутствия по запросу Заказчика

Организация установки, подключения и настройки технического и IT оборудования

Организация установки знаков навигации между зонами и помещениями на площадке Мероприятия

Организация доставки оборудования и материалов на место проведения Мероприятия (за пределами РФ): заказ транспорта, получение на месте проведения, погрузо-разгрузочные работы

Рассадка участников Мероприятия

Организация расстановки мебели, визуальное оформление площадки Мероприятия

Встреча участников Мероприятия с выдачей бейджей и пакетов участника

Организация таможенного оформления рекламных и выставочных материалов

Организация доставки оборудования и материалов на место проведения Мероприятия (на территории РФ): заказ транспорта, получение на месте проведения, погрузо-разгрузочные работы

Организация монтажа рекламных конструкций (roll-up, press-wall, баннеров, выставочных стендов и других рекламных конструкций

Организация стойки регистрации

Организация видеосъемки: работа оператора с 1-ой камерой формате Full HD (1920×1080) или в формате 4К (4096×3072) в даты проведения мероприятий, включая монтаж ролика до 5 минут по согласованию с Заказчиком, без репортажного звука, с предоставлением отснятого материала на электронном носителе (CD-диск / флэш-накопитель) с разбивкой по дням проведения Мероприятия. Нарезка, сжатие видеоматериалов по требованию Заказчика

Раскладка, смена и восполнение раздаточных и расходных материалов (бумага, ручки, маркеры, вода для участников и т.д.)

Организация фотосъемки в даты проведения Мероприятий (репортажная фотосъемка) спикеров/докладчиков/ведущих/модераторов в анфас и в профиль с разных ракурсов, общих планов проводимого Мероприятия, пакета участника, участников на фоне баннеров. Фотосъемка включает базовую обработку фотографий и предоставлением материала на электронном носителе (CD-диск / флэш-накопитель) с разбивкой по дням проведения Мероприятия

Частичная уборка помещений площадки Мероприятия в перерывах, в том числе: уборка мелкого мусора и загрязнений, контроль за пополнением туалетной бумаги, салфеток и т.д.

Организация моментальной фотосъемки: 4 часа работы передвижной фотостудии

Организация аудипротоколирования Мероприятия, с расшифровкой аудиодоклада (1 страница, 1,15 интервал, шрифт 12 Times New Roman), передачей аудиоматериалов на электронном носителе (CD-диск / флэш-накопитель) с разбивкой по дням проведения Мероприятия

Организация работы специалистов по обслуживанию аудио, видео, звукового, светового оборудования

Организация демонтажа рекламных конструкций, технического и IT оборудования

Уборка площадки Мероприятия от использованных материалов

Организация доставки оставшихся или полученных в результате проведения Мероприятия материалов и передача их Заказчику

Организация питания для участников Мероприятия: согласование меню и графика питания, организация и контроль готовности питания, контроль за соблюдением тайминга, контроль за работой официантов, предоставление одноразовой/стеклянной посуды, предоставление текстильных скатертей, разгрузочные и погрузочные работы, подготовка зоны кофе-брейков, уборка столов и мусора в период проведения и по завершению Мероприятия (п. 2.1 ТЗ)

Решение общих вопросов и форс-мажорных ситуаций во время организации и проведения Мероприятия, в том числе: коммуникация с представителями площадки по всем возникающим вопросам, организация и контроль готовности питания, ответы на текущие организационные вопросы, направление участников при распределении по дополнительным залам, обязательное присутствие организатора в зоне регистрации на протяжении всего Мероприятия, контроль работы подрядчиков (технического персонала / оформителей / переводчиков / ведущих / модераторов / музыкантов / фотографов / видео операторов), коммуникация с личными помощниками и водителями руководителей уровня ТОП-менеджмента, выполнение обязательного чек-листа (райдер) руководителей уровня ТОП-менеджмента

Возврат арендодателям взятого в аренду оборудования и мебели

Сбор и упаковка для обратной транспортировки оставшихся материалов

Организация автотранспортных услуг для участников Мероприятия

Разработка и согласование с Заказчиком схемы проведения Мероприятия, включающей в себя предложения по оптимальному размещению и планировкам всех необходимых помещений, план расстановки мебели, предложения по визуальному оформлению залов, навигации, техническому обеспечению

Предварительный подбор площадки согласно запросу Заказчика, в том числе: подготовка презентации в формате pdf/ppt с вариантами площадок для Заказчика, согласование площадки с Заказчиком, предварительная бронь согласованной площадки, выезд на площадку для визуального осмотра по запросу Заказчика

Обеспечение предоставления выбранного и согласованного Заказчиком оборудования и мебели на весь срок проведения Мероприятия. Перечень оборудования и количество его единиц определяется Заказчиком в зависимости от количества участников Мероприятия, его целей, формата и возможностей площадки. Список возможного оборудования приведен в Приложении № 2 к Техническому заданию

Организация автотранспортных услуг для участников Мероприятия за пределами РФ: подбор транспортной компании, разработка маршрута, контроль тайминга, присутствие сотрудника для контроля времени отправки/прибытия, численности пассажиров и дополнительного инструктажа водителя

Обеспечение предоставления при необходимости баннеров, roll-up, press-wall и прочих рекламных и информационных материалов и конструкций по согласованию с Заказчиком. Перечень конструкций/материалов и количество их единиц определяется Заказчиком. Список возможных рекламных и информационных конструкций/материалов приведен в Приложении № 4 к Техническому заданию

Бронирование и покупка авиабилетов на внутренние рейсы по территории РФ (билет туда-обратно)

Обеспечение перевода и сопровождения участников Мероприятия на иностранном языке (английский, испанский, чешский и другие языки по необходимости)

Обеспечение предоставления для участников Мероприятия полиграфической продукции (раздаточного материала) по согласованию с Заказчиком, включая разработку макетов, дизайн, верстку, печать и комплектацию. Перечень продукции и количество ее единиц определяется Заказчиком. Список возможной продукции приведен в Приложении № 3 к Техническому заданию

Бронирование и покупка авиабилетов на международные рейсы за территорию РФ (билет туда-обратно)

Формирование и сборка раздаточных материалов (бейджи, пакеты участника, рабочие материалы, информационные материалы и т.д.)

Подготовка документов в консульство/посольство иностранного государства (третьим лицам - в визовые центры и пр.) с целью получения Заказчиком (указанными им лицами) виз в страну (место) временного пребывания, (виза))

Бронирование и покупка железнодорожных билетов для выезда за территорию РФ(билет туда-обратно)

Бронирование и покупка железнодорожных билетов для проезда по территории РФ (билет туда-обратно)

Оформление договоров страхования (страховых полисов) для участников Мероприятия (договор (полис))

Обеспечение синхронного перевода во время проведения Мероприятия

Обеспечение проживания участников Мероприятия в выбранной и согласованной Заказчиком гостинице/отеле

Обеспечение проживания участников Мероприятия в выбранной и согласованной Заказчиком гостинице/отеле за пределами РФ, с одноместным размещением, класс номера по согласованию с Заказчиком

Встреча участников в отеле/гостинице и помощь при заселении

Встреча участников Мероприятия в аэропорту / на железнодорожном вокзале