Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

Документы не обязательно печатать на бумаге и отправлять по почте. В нашей статье расскажем, как работает электронный документооборот (ЭДО) в закупках и в чем его преимущества.

иллюстратор — Маргарита Федосеева 

Зачем нужен электронный документооборот 

Обмен документами — неотъемлемая часть работы поставщика. Он получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приемке товара. 

Подготовка бумажных документов требует много времени и средств, ведь нужно: 

  • составить документ вручную,
  • распечатать его,
  • отдать на подпись и поставить печать,
  • отправить документ с курьером или по почте.

Решить эти проблемы помогает электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами в специальной системе. 

Поставщики, которые участвуют в электронных торгах частично знакомы с ЭДО. Например, они отправляют электронную заявку на участие и подписывают ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). И ценовые предложения подают не в конверте, а через интернет.

С помощью ЭДО поставщики могут:

  • принимать закрывающие документы от операторов электронных торговых площадок (ЭТП),
  • формировать и отправлять заказчику документы о приемке.

Зачем переходить на ЭДО:

  • Безопасность. Система не даст исправить электронный документ после того, как он будет подписан. Никто не сможет добавить лишний ноль к сумме счета или удалить важный пункт договора. 
  • Удобство хранения. Электронные документы не нужно дублировать на бумаге и хранить в архиве — оператор ЭДО хранит их на своих серверах. В любой момент их можно найти и посмотреть. При этом компания экономит средства на печать и покупку канцелярии.
  • Cкорость. Оператор ЭДО доставляет электронные документы моментально: они не потеряются в пути или среди кипы бумаг на рабочем столе.
  • Юридическая значимость. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с подписью и печатью. При этом через ЭДО можно отправлять и обычные документы, например рисунки или чертежи.

Электронный документооборот с оператором ЭТП

Электронные торговые площадки отправляют поставщикам закрывающие бухгалтерские документы:

  • акты,
  • счета-фактуры,
  • универсальные передаточные документы (УПД).

Эти документы можно получать в электронном виде — такая возможность есть на всех федеральных и многих коммерческих площадках. В большинстве случаев поставщик самостоятельно решает, использовать ли ЭДО, но некоторые площадки, например Росэлторг, отказались от бумажных документов.

Чтобы подключить ЭДО с электронной площадкой, нужно выбрать оператора — специальную компанию, которая обеспечивает обмен документами. Список таких компаний можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Часть площадок, например Zakaz RF и РТС-Тендер, предлагают поставщику самостоятельно выбрать оператора ЭДО. Другие площадки, например Сбербанк-АСТ, работают только со своим оператором. Информацию о том, с кем сотрудничает выбранная площадка, можно найти на ее сайте.

Получайте документы от ЭТП в электронном виде через Контур.Диадок. В тариф входит безлимитный обмен документами в течение года с двадцать одной площадкой, в том числе со Сбербанк-АСТ. 

Отправьте заявку выбранному оператору, и его технические специалисты настроят работу ЭДО с одной или нескольким электронными площадками.

Электронный документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в ЕИС заработало электронное актирование при приемке товаров, работ и услуг (ТРУ). До 31 декабря 2020 поставщики и заказчики могут самостоятельно выбирать, в каком виде обмениваться документами о приемке: бумажном или электронном. При этом они могут использовать электронную приемку, только если оба согласны на это. Например, если поставщику удобнее передать документы об отгрузке через ЕИС, но заказчик не готов к переходу на новую систему, они должны провести бумажную приемку.

В это время переходного периода работают не все функции электронной приемки. Некоторые документы по-прежнему придется готовить в бумажном виде, а затем прикладывать в ЕИС их сканы, например:

  • заключение экспертизы,
  • документ о частичной приемке,
  • мотивированный отказ от приемки,
  • спецификацию или декларацию на товар,
  • документ, который подтверждает страну происхождения.

Также электронная приемка недоступна для товаров, которые нужны для выполнения работ по контракту. 

Но уже с 1 декабря электронное актирование станет обязательным.

Зачем переходить на электронную приемку до конца 2020

Несмотря на то, что во время переходного периода ЭДО при приемке работает только частично, лучше начать переход на него уже сейчас. Это позволит привыкнуть к новой системе и узнать принцип ее работы до того, как она станет обязательной.

Преимущества ЭДО в ЕИС

Прозрачная история документов

Участники закупки в любой момент могут увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. А если статус документа изменится, они получат об этом уведомление.

Меньше ошибок при формировании документа

Большую часть сведений в электронном передаточном документе заполняет система. Она не перепутает буквы в имени и не пропустит цифру в ИНН или номере банковского счета. А после того, как поставщик заполнит каждый раздел, она проверит, не пропустил ли он обязательное поле и нет ли в них ошибок.

Что ждет электронную приемку в ЕИС в будущем

Полный переход на ЭДО при приемке

С 1 января 2021 года все поставщики и заказчики обязаны будут перейти на электронную приемку. 

Интеграция ЕИС со внешней учетной системой

Правительство планирует объединить бухучет поставщиков и заказчиков с ЕИС. Например, весь учет товаров компании смогут проводить автоматически на основе документов из ЕИС. Также, система автоматически заблокирует деньги на счете заказчика после того, как он подпишет документ о приемке.

Электронное актирование в закупках по 223-ФЗ

Пока электронную приемку могут провести только заказчики по 44-ФЗ. В будущем правительство даст такую возможность и заказчикам по 223-ФЗ. Однако они смогут использовать ЭДО при приемке только по желанию.

Как перейти на электронное актирование в ЕИС

Открыть доступ к электронному актированию можно только на этапе исполнения контракта. Сделать это должен заказчик. Для этого он находит нужный контракт в реестре и выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме».

После того, как заказчик откроет доступ, поставщик может сформировать документ об исполнении контракта.

Медленно но верно электронный документооборот приходит в закупки. В начале 2020 поставщики самостоятельно решают, внедрять ли его в свою работу. Но уже в декабре этого года они не смогут отправить заказчику бумажные документы о приемке. Начните переход на ЭДО заранее, чтобы изучить систему и научиться работать в ней до того, как она станет обязательной.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Александра Матвеева
Автор статей в Контур.Закупках
7 комментариев
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии
Арсен Рамазанов 15 мая, 19:50
Скажите пожалуйста, заказчик разместил проект контракта. Поставщик подтверждает исполнение контракта банковской гарантией, прикладывает банковскую гарантию и подписывает. Чуть позже поставщик замечает, что при подписании контракта приложил не тот файл на обеспечение контракта. Может ли поставщик отозвать подписание и подписать заново? Предусмотрено ли такое в законе? Или при подписании у поставщика нет права на ошибку? Спасибо
Евгений Быков 17 мая, 17:28
Арсен, при подписании у поставщика нет права на ошибку. Порядок подписания (алгоритм) изложен в ст. 83.2, заключение контракта по результатам электронной процедуры.
ВАЛЕРИЙ МУРАШКО 18 мая, 13:46
Добрый день. Александра,
1) А какие есть недостатки в ЭДО с госзаказчиками?
2) Что посоветуете в ситуации когда контракт исполнен, акты переданы заказчику по ЭДО, но заказчик говорит что поставщик даже не приступал к исполнению?
3) Вы не упомянули, что Московская область уже сейчас полностью перешла на ЭДО. Если есть информация, что будет с порталом исполнения контрактов Мособласти, он останется или уйдет в ЕИС?
Александра Матвеева 19 мая, 10:02
Добрый день, Валерий!

Сейчас главный минус в ЭДО с госзаказчиками в том, что система работает в тестовом режиме и не до конца отлажена. Например часть функций пока недоступны пользователям и некоторые документы приходится готовить на бумаге.

Перейдем ко второму вопросу. Если заказчик отказывается признавать, что контракт исполнен, поставщик может начать претензионно-досудебный порядок. Такой порядок должен быть прописан в контракте.
Стандартный срок рассмотрения претензии — 30 дней, однако заказчик может установить и другой срок. Например в контрактах по 44-ФЗ заявку рассматривают в течение 10 дней. Если заказчик не рассмотрит претензию в течение этого времени, поставщик может обратиться в суд. В этом случае важно иметь доказательства, что вы отправили заказчику досудебную претензию, иначе суд может не принять иск к рассмотрению.

Вы правы, документооборот между поставщиками и заказчиками Москвы и Московской области с 2018 года проходит только в электронном виде на специальном портале. Этот портал продолжает свою работу и пока информации о том, что его закроют или переведут в ЕИС нет.
Оксана АО "ЛАНИТ-ПАРТНЕР" 3 июня, 12:17
Добрый день. Уточните пожалуйста где прописан это срок?

"Полный переход на ЭДО при приемке
С 1 декабря 2020 года все поставщики и заказчики обязаны будут перейти на электронную приемку. "
Дарья 15 июня, 13:07
Добрый день!
В каком документе прописан срок - 01.12.2020г?
Александра Матвеева 18 июня, 12:20
Добрый день!

19 декабря 2019 года казначейство провело день открытых дверей, на котором заявило, что к декабрю 2020 года электронное актирования станет обязательным. Видеозапись этого совещания можно посмотреть здесь: https://www.youtube.com/watch?v=8NtO7z4N4WQ. На 34 минуте заместитель руководителя казначейства Анна Катамадзе подробно рассказывает о сроках введения электронной приемки.

В мае правительство планировало внести поправки в 44-ФЗ, которые регулировали бы новый порядок приемки. Но, к сожалению, пандемия внесла свои изменения, и госдума пока не приняла этот законопроект.
Новый комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после проверки модератором.

Подпишитесь на рассылку
Узнайте о новой статье раньше всех. Успейте задать свой вопрос в первые сутки — тогда на него ответят эксперты.