Документы не обязательно печатать на бумаге и отправлять по почте. В нашей статье расскажем, как работает электронный документооборот (ЭДО) в закупках и в чем его преимущества.
Зачем нужен электронный документооборот
Обмен документами — неотъемлемая часть работы поставщика. Он получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приемке товара.
Подготовка бумажных документов требует много времени и средств, ведь нужно:
- составить документ вручную,
- распечатать его,
- отдать на подпись и поставить печать,
- отправить документ с курьером или по почте.
Решить эти проблемы помогает электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами в специальной системе.
Поставщики, которые участвуют в электронных торгах частично знакомы с ЭДО. Например, они отправляют электронную заявку на участие и подписывают ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). И ценовые предложения подают не в конверте, а через интернет.
С помощью ЭДО поставщики могут:
- принимать закрывающие документы от операторов электронных торговых площадок (ЭТП),
- формировать и отправлять заказчику документы о приемке.
Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам
Зачем переходить на ЭДО:
- Безопасность. Система не даст исправить электронный документ после того, как он будет подписан. Никто не сможет добавить лишний ноль к сумме счета или удалить важный пункт договора.
- Удобство хранения. Электронные документы не нужно дублировать на бумаге и хранить в архиве — оператор ЭДО хранит их на своих серверах. В любой момент их можно найти и посмотреть. При этом компания экономит средства на печать и покупку канцелярии.
- Cкорость. Оператор ЭДО доставляет электронные документы моментально: они не потеряются в пути или среди кипы бумаг на рабочем столе.
- Юридическая значимость. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с подписью и печатью. При этом через ЭДО можно отправлять и обычные документы, например рисунки или чертежи.
Электронный документооборот с оператором ЭТП
Электронные торговые площадки отправляют поставщикам закрывающие бухгалтерские документы:
- акты,
- счета-фактуры,
- универсальные передаточные документы (УПД).
Эти документы можно получать в электронном виде — такая возможность есть на всех федеральных и многих коммерческих площадках. В большинстве случаев поставщик самостоятельно решает, использовать ли ЭДО, но некоторые площадки, например Росэлторг, отказались от бумажных документов.
Чтобы подключить ЭДО с электронной площадкой, нужно выбрать оператора — специальную компанию, которая обеспечивает обмен документами. Список таких компаний можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Часть площадок, например Zakaz RF и РТС-Тендер, предлагают поставщику самостоятельно выбрать оператора ЭДО. Другие площадки, например Сбербанк-АСТ, работают только со своим оператором. Информацию о том, с кем сотрудничает выбранная площадка, можно найти на ее сайте.
Получайте документы от ЭТП в электронном виде через Контур.Диадок. В тариф входит безлимитный обмен документами в течение года с двадцать одной площадкой, в том числе со Сбербанк-АСТ.
Отправьте заявку выбранному оператору, и его технические специалисты настроят работу ЭДО с одной или нескольким электронными площадками.
Электронный документооборот в ЕИС
С 1 января 2020 года в ЕИС заработало электронное актирование при приемке товаров, работ и услуг (ТРУ). До 1 апреля 2021 поставщики и заказчики могут самостоятельно выбирать, в каком виде обмениваться документами о приемке: бумажном или электронном. При этом они могут использовать электронную приемку, только если оба согласны на это. Например, если поставщику удобнее передать документы об отгрузке через ЕИС, но заказчик не готов к переходу на новую систему, они должны провести бумажную приемку.
В это время переходного периода работают не все функции электронной приемки. Некоторые документы по-прежнему придется готовить в бумажном виде, а затем прикладывать в ЕИС их сканы, например:
- заключение экспертизы,
- документ о частичной приемке,
- мотивированный отказ от приемки,
- спецификацию или декларацию на товар,
- документ, который подтверждает страну происхождения.
Также электронная приемка пока недоступна для товаров, которые нужны для выполнения работ по контракту.
С 1 апреля 2021 электронное актирование станет обязательным.
Зачем переходить на электронную приемку до конца 2020
Несмотря на то, что во время переходного периода ЭДО при приемке работает только частично, лучше начать переход на него уже сейчас. Это позволит привыкнуть к новой системе и узнать принцип ее работы до того, как она станет обязательной.
Преимущества ЭДО в ЕИС
Прозрачная история документов
Участники закупки в любой момент могут увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. А если статус документа изменится, они получат об этом уведомление.
Меньше ошибок при формировании документа
Большую часть сведений в электронном передаточном документе заполняет система. Она не перепутает буквы в имени и не пропустит цифру в ИНН или номере банковского счета. А после того, как поставщик заполнит каждый раздел, она проверит, не пропустил ли он обязательное поле и нет ли в них ошибок.
Что ждет электронную приемку в ЕИС в будущем
Полный переход на ЭДО при приемке
С 1 января 2021 года все поставщики и заказчики обязаны будут перейти на электронную приемку.
Интеграция ЕИС со внешней учетной системой
Правительство планирует объединить бухучет поставщиков и заказчиков с ЕИС. Например, весь учет товаров компании смогут проводить автоматически на основе документов из ЕИС. Также, система автоматически заблокирует деньги на счете заказчика после того, как он подпишет документ о приемке.
Электронное актирование в закупках по 223-ФЗ
Пока электронную приемку могут провести только заказчики по 44-ФЗ. В будущем правительство даст такую возможность и заказчикам по 223-ФЗ. Однако они смогут использовать ЭДО при приемке только по желанию.
Как перейти на электронное актирование в ЕИС
Открыть доступ к электронному актированию можно только на этапе исполнения контракта. Сделать это должен заказчик. Для этого он находит нужный контракт в реестре и выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме».
После того, как заказчик откроет доступ, поставщик может сформировать документ об исполнении контракта.
Медленно, но верно электронный документооборот приходит в закупки. Начните переход на ЭДО заранее, чтобы изучить систему и научиться работать в ней до того, как она станет обязательной.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
Часть площадок заставляет подключится к их системе документооборота ЭДО на возмездной основе для получения закрывающих документов: АСТ ГОЗ (Сбер-ключ)., ЕЭТП россельторг (Росинвойс)., Центр электронных торгов торги223 (электронный экспресс). Выбрать свою систему ЭДО невозможно, операторы данных площадок не соглашаются на это. Как можно отказаться от подключения к данным системам и получить закрывающие документы?