Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева 

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме. 

Поставщик:

  1. Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

  2. Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик: 

  1. Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

  2. Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

  3. Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

  • принять ТРУ полностью, 
  • принять ТРУ частично,
  • отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

  1. Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

  3. Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

  4. Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

  1. Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

  3. Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

  4. Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

  5. Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

  6. Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

  1. Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

  2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

  3. Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

  • счет-фактуру и передаточный документ,
  • счет-фактуру,
  • передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа. 

Раздел «Общая информация»  

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика. 

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

  • название организации, 
  • ИНН и КПП,
  • реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»  

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Указывается автоматически Указывает поставщик
Название и код ТРУ Сорт и артикул товара
Единица измерения Количество
Цена за единицу измерения с НДС и без него Данные таможенной декларации

Для лекарств действуют другие правила:

Указывается автоматически Указывает поставщик
Название и код лекарства Срок годности
Международное непатентованное наименование (МНН) Размер оптовой надбавки
Торговое название, форма и дозировка Данные таможенной декларации
Страна-производитель  
Цена за упаковку  
Налоговая ставка  

Раздел «Факт отгрузки» 

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

  • дату,
  • имя и должность сотрудника, который передаст товар,
  • данные транспортной накладной,
  • данные документа об отгрузке.

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание» 

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

  • «Проект»,
  • «На подписании»,
  • «Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление 

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление». 

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

  • вид документа,
  • наименование и количество товара,
  • стоимость товара с налогом,
  • сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

  • заказчик принял ТРУ частично, 
  • изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ». 

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

  • увеличить или уменьшить количество ТРУ,
  • добавить или удалить ТРУ,
  • исправить цену за единицу.

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика. 

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Александра Матвеева
Автор статей в Контур.Закупках
14 комментариев
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии
Татьяна Клековкина 25 мая, 09:05
Должен ли номер упд в ЕИС совпадать с номером упд в 1С поставщика?
Александра 25 мая, 09:39
добрый день, подскажите, пожалуйста, где конкретно Поставщику в ЕИС можно создать первичный учетный документ? Счет надо формировать у себя в 1С, а акт в ЕИС?
Ксения 25 мая, 10:59
А что делать с датой составления первичного учетного документа?
В ЕИС дает сформировать документ только текущей датой, в 1С реализацию формируем последним днем месяца в связи с техническими особенностями учета.
ОЛЬГА 25 мая, 11:49
А ГДЕ КОНКРЕТНО НАХОДИТСЯ КОНТЕКСТНОЕ МЕНЮ ДЛЯ СОЗДАНИЯ УПД?
Александра Матвеева 25 мая, 13:32
Добрый день, Ольга!

Сформировать УПД или счет-фактуру можно только когда контракт окажется в статусе «Исполнение». Для этого войдите в личный кабинет в ЕИС. В вертикальном меню раскройте раздел «Исполнение контрактов» и выберите пункт «Контракты».
В левой части экрана сервис покажет все контракты, к которым вы можете сформировать УПД.

Нажмите нужный контракт: в правой части экрана вы увидите список его этапов. Справа от названия этапа должно быть контекстное меню — пиктограмма из трех вертикальных точек. Нажмите на нее и выберите пункт «Создать первичный учетный документ».
Андрей Кудинов 25 мая, 12:46
Здравствуйте! Я не совсем понял: все выше описанное имеет отношение только к отгрузке товаров или сюда включаются и выполнение работ, при которых использовался товар?
Александра Матвеева 25 мая, 14:00
Добрый день, Андрей!

В ЕИС вы сможете сформировать электронные документы о приемке товаров работ и услуг. Единственное исключение — товары, которые нужны для выполнения работ по контракту. В этом случае придется готовить бумажные документы.
Андрей Кудинов 26 мая, 07:51
Если я выполняю работы по покраске здания, я использую при этом краску. Закрывающие документы счет, сертификат на краску, акт передачи объекта в эксплуатацию, КС-2 и КС-3 (я без НДС). Смогу ли я эти документы подать через еис?
Александра Матвеева 26 мая, 09:30
Если краска, которая нужна для выполнения работ, указана в контракте не в явном виде, а отдельным документом-вложением, сформировать в ЕИС документы о приемке не получится. Вам придется готовить и передавать необходимые документы в бумажном виде.
ВАЛЕРИЙ МУРАШКО 25 мая, 19:33
Добрый день. Я думаю, уже все намучились с ПИКом, поэтому вопросов очень много.
1) То есть кроме акта, УПД, счет-фактуры и счета в ЕИС формировать и прикладывать нельзя?
2) Вся отчетная документация (отчет о проделанной работе, технические заключения, схемы, акты КС-1,2,3, фото-видео отчеты, сертификаты, гарантии на товар, результаты анализов, измерений, и тд.) как и раньше должна передаваться заказчику в натуре?
3) Как правило отчеты передаются заказчику вместе с актом, а теперь какие сроки будут (вечером деньги, утром стулья)?
4) А если поставки делаются по заявкам заказчика и исполнение нельзя заранее разделить на этапы, или этапы формируются в процессе исполнения, кто их формирует?
5) Будет ли у ЕИС интеграция с бухпрограммами, или все доки придется выгружать и загружать вручную?
Александра Матвеева 26 мая, 09:22
Добрый день, Валерий!

Отвечаю на вопросы по порядку:

1. В ЕИС можно сформировать только счет-фактуру и УПД. Для остальных документов есть два варианта действий. Вы можете:
- Отсканировать их и приложить копии к электронному документу. Например это можно сделать со спецификацией или декларацией на товар.
- Ввести сведения о документе в специальное поле. Например вам не нужно сканировать таможенную декларацию на товар. Достаточно указать регистрационный номер документа, а также наименование и численный код страны-происхождения.
2. Ответила на этот вопрос в предыдущем пункте. При отгрузке вы должны передать заказчику только распечатанный электронный акт.
3. Вы по-прежнему передаете все отчеты вместе с актом о приемке.
4. Если в тексте контракта не предусмотрены этапы, сформировать их в процессе исполнения не получится. В этом случае вы можете создать несколько УПД для одного этапа.
5. В будущем правительство планирует провести интеграцию ЕИС с системами бухучета как поставщика, так и заказчика.
СЕРГЕЙ КОННОВ 2 июля, 13:39
Добрый день! Подскажите пожалуйста,еще ни разу электронно ничего не делали, когда данное требование будет обязательным?На данный момент ни один из Заказчиков не требовал от нас проводить приемку электронно, это требование сам поставщик должен контролировать или Заказчик в какой то момент,просто откажется от отгрузочных документов в электронном виде?Заранее спасибо.
Мария Кручинина 7 июля, 11:30
Прекрасный вопрос! Так же очень интересно знать когда станет обязательным данный обмен документами.
Александра Матвеева 7 июля, 11:33
Добрый день!
Сейчас передавать акты в электронном виде не обязательно, и если заказчик попросит вас перейти на такой способ приемки вы можете отказаться. Однако в скором времени казначейство планирует полностью отказаться от бумажной приемки. Раньше в ведомстве заявляли, что это произойдет уже в декабре 2020 года, но пандемия внесла свои коррективы и пока правительство не приняло соответствующие поправки.
Новый комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после проверки модератором.

Подпишитесь на рассылку
Узнайте о новой статье раньше всех. Успейте задать свой вопрос в первые сутки — тогда на него ответят эксперты.