Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме. 

Поставщик:

1. Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

2. Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик: 

1. Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

2. Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

3. Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

• принять ТРУ полностью, 
• принять ТРУ частично,
• отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

1. Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

3. Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

4. Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

1. Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

3. Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

4. Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

5. Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

6. Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

1. Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

2. В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

3. Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Сэкономить время

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

• счет-фактуру и передаточный документ,
• счет-фактуру,
• передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа. 

Раздел «Общая информация»  

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика. 

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

• название организации, 
• ИНН и КПП,
• реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Сэкономить время

Раздел «Товары, работы и услуги»  

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки» 

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

• дату,
• имя и должность сотрудника, который передаст товар,
• данные транспортной накладной,
• данные документа об отгрузке.

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание» 

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

• «Проект»,
• «На подписании»,
• «Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление 

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление». 

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

• вид документа,
• наименование и количество товара,
• стоимость товара с налогом,
• сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Поможем на каждом этапе закупки

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Попробовать

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

• заказчик принял ТРУ частично, 
• изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ». 

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

• увеличить или уменьшить количество ТРУ,
• добавить или удалить ТРУ,
• исправить цену за единицу.

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика. 

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту