Что делать, чтобы не разочароваться в торгах, — вопрос, который не теряет актуальности. В этой статье мы проанализировали частые причины, по которым заказчики отклоняют заявки, и подготовили рекомендации, как этих ошибок избежать.
Подготовка документов
Внимательно читайте все документы закупки: техзадание, инструкции, проект контракта
Этот совет кажется очевидным, но проблемы у новичков начинаются с того, что они не читают все документы: пропускают требования к товарам, окончательный список работ и т.д. Даже расчет цены помогает понять, что точно входит в стоимость работ.
В закупке на чистку крыш от снега компания-победительница не обратила внимания, что работы нужно выполнять не один месяц, а три. В извещении и контракте четкой информации не было. Зато в коммерческих предложениях из документа “Обоснование цены” было видно, что потенциальные поставщики рассчитывают цену за три месяца работ. Ситуация спорная и заказчик не прав, но проблем на стадии исполнения контракта можно было избежать, если прочитать все документы закупки и подать запрос на разъяснения.
Не забывайте прикреплять нужные документы: паспорт, акты приемки, лицензии
Чаще всего поставщики забывают приложить скан паспорта уполномоченного лица. Скорей всего это происходит из-за того, что скан паспорта прикладывают при регистрации поставщика в Единой информационной системе. Но закон требует, чтобы паспортные данные человека, который имеет право действовать от лица компании, были и во второй части заявки. В каком виде не сказано, и некоторые заказчик отклоняют заявки без скана паспорта. Мы рекомендуем их прикладывать.
Найдите закупку мечты — в пару кликов
Проверяйте актуальность данных и срок действия документов
Заранее заказывайте оригиналы документов, требуемых для участия в закупке. Например, выписку из ЕГРЮЛ получают в электронном виде на сайте ФНС. Такое случается редко, но все же сайт налоговой может зависнуть или конкретный сервис будет недоступен, и высок риск не успеть подать заявку.
Не забывайте актуализировать данные о своей компании в ЕГРЮЛ. Если что-то поменялось в документах организации, как можно быстрее регистрируйте их и только после этого участвуйте в закупке.
Проверяйте документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих заявку. Бывает, что в протоколе об избрании директора указан срок — 3 года, а на дату подачи заявки прошло больше 3 лет и полномочия директора ничем не подтверждены.
Следите за сроками действия лицензий. Если срок лицензии вот-вот истечет, приложите информационное письмо, что подали документы на получение новой лицензии.
В закупках с нацрежимом по 616 и 617 постановлениям поставщики прикладывают выписку о своем присутствии в Реестре российской промпродукции. Срок действия каждой записи в Реестре — один год. Если вы попали в Реестр больше года назад, нужно подавать заявление заново.
Следите за изменениями в извещении
В аукционе и конкурсе заказчик может вносить изменения в документы. Но ЕИС не присылает уведомления о том, что в извещении что-то изменилось — нужно заходить на сайт и проверять эти данные. Если заказчик что-то меняет в закупке, проверьте соответствие своей заявки новым требованиям или подайте новую, отозвав устаревшую.
Учитывайте рекомендации заказчика к оформлению
В госзакупках по 44-ФЗ заказчик не имеет права устанавливать требования к оформлению заявки, но может включать рекомендации по ее заполнению.
В закупках по 223-ФЗ заказчики имеют право отклонять заявки, которые оформлены не по их требованиям. Общие рекомендации подготовки документов такие:
-
Все сканы должны иметь четко читаемый текст.
-
Один файл = один документ.
-
Предпочтительный формат для большинства заказчиков — PDF.
-
Документы не должны быть слишком «тяжелые», так как некоторые торговые площадки устанавливают ограничения на размер файлов.
-
Если есть опись электронных документов, нумерация файлов должна ей соответствовать.
Сроки
Нельзя отложить подачу заявки или подписание контракта
В отличие от обычных коммерческих сделок все сроки в госзакупках регламентированы законом, а многие процессы оцифрованы. Электронная торговая площадка автоматически рассчитывает, когда перестает принимать заявки. А заказчик не может ни на минуту продлить срок, в который вы должны подписать контракт.
Разберем три ситуации, когда срыв сроков приводит к неприятным последствиям.
Поставщики обращают внимание только на дату, а не время окончания подачи заявок
Момент окончания подачи заявки — это не всегда окончание суток (00:00). ЭТП рассчитывает нужное количество суток от времени, как заказчик опубликовал закупку: например, 14:00. Отправить заявку в 14:05 уже не получится.
В момент подачи заявки не хватает нескольких рублей для обеспечения заявки
После того как ЭТП прекращает принимать заявки, банк автоматически в течение часа заблокирует на спецсчете обеспечение заявки — 0,5-5% от начальной цены контракта. Новички не учитывают, что некоторые банки берут комиссию за эту операцию. Если на спецсчете не будет хватать хоть нескольких рублей, торговая площадка отклонит заявку, а новую подать уже не получится — время истекло.
В момент подписания контракта ошиблись в сумме обеспечения
Чаще всего ошибка возникает при антидемпинговых мерах. Если в аукционе или конкурсе цена контракта была снижена на 25% и более, то участник закупки должен предоставить обеспечение контракта, которое в 1,5 раза больше установленного заказчиком. (Исключение только для малого бизнеса — мы писали о льготах для них).
Заказчик не сможет принять в качестве обеспечения контракта прежнюю сумму. Ему придется передать о вас сведения в ФАС, и там будут решать, считать вас уклонистом или нет. Скорей всего, в РНП вас не включат, так как уже перечисленные деньги или предоставленная банковская гарантия доказывает, что вы хотели заключить контракт.
Редко когда можно изменить сроки контракта
В коммерческих сделках изменения в контрактах можно решить допсоглашением. В госзакупках, если заказчик что-то изменит в контракте без законных оснований, он получит штраф при проверке:
— 20 000 рублей сотруднику,
— 200 000 рублей юрлицу.
Договориться о переносе сроков без штрафов в закупках по 44-ФЗ можно только в трех случаях:
-
В строительстве по независящим от сторон обстоятельствам. Правда, если просрочку допустил исполнитель, то сроки можно перенести только с неустойкой.
-
В 2020 году по соглашению сторон можно было поменять цену и срок исполнения контракта, если в работу вмешалась пандемия.
-
По решению суда, исходя из обстоятельств. Например, если из-за погодных условий не удалось выполнить работы, то их можно перенести на следующий год.
Защита прав
Не бойтесь подавать запрос на разъяснения
Абсурдные или слишком строгие требования не всегда связаны с желанием заказчика ограничить круг поставщиков. Это может быть просто ошибка или незнание специфики закупки.
В закупках по 44-ФЗ любой участник, зарегистрированный в ЕИС, может уточнить у заказчика информацию о закупке. В одной закупке можно подать максимум три запроса в интерфейсе ЭТП не позднее чем за три календарных дня до даты окончания подачи заявок.
В течение двух календарных дней заказчик публикует ответ на ЭТП, не указывая автора запроса. Документ увидят все потенциальные участники закупки, у которых могут возникнуть те же вопросы по документации.
Если заказчик что-то меняет в документации, то продлевает срок приема заявок, чтобы на подготовку осталось 15 или 7 дней — в зависимости от начальной цены контракта.
Обязательно используйте Независимый регистратор при работе на ЭТП
Ссылку на плагин можно найти в Единой информационной системе. Регистратор записывает все, что происходит на экране компьютера во время закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ на восьми федеральных площадках:
— как пользователь заходит в личный кабинет,
— подает ценовое предложение.
Также программа фиксирует сбои на площадках.
Обратите внимание: ФАС принимает в качестве доказательств только записи регистратора, так что вам без него не обойтись в работе.
Хорошо готовьтесь к рассмотрению дел в ФАС и присутствуйте на заседании
Собирайте все доказательства недобросовестных действий заказчика. Например то, что вам мешает приступить к исполнению контракта. Телефонные разговоры фиксируйте в почте, сохраняйте историю переписки и доказательства отправки официальных писем. Они понадобятся в случае разбирательства в контрольном органе.
Изучите дела на похожую тематику, которые рассматривает ФАС в вашем регионе. Подготовьте документы. База решений есть на сайте br.fas.gov.ru. Вам необходимо подать в УФАС пояснения по поводу ваших действий, привести судебную и практику антимонопольного органа в вашу пользу, просить не вносить в РНП.
Что касается заседаний ФАС России и ее территориальных органов, то в них можно участвовать дистанционно. Исключение — случаи, когда сведения о закупке составляют гостайну или они есть в документации о закупке, проекте контракта.
Идти в суд, только когда речь идет о деньгах
Жалобы — не панацея. Вы можете дойти до Верховного суда, отстаивая свои права. Но в итоге получите только моральное удовлетворение.
Национальный режим
Нацрежим — это правила, по которым товары из России и Единого Евразийского экономического союза получают преимущества перед иностранными.
Некоторые иностранные товары вообще нельзя поставлять, если есть отечественные аналоги. На некоторые товары действуют ограничение или специальные условия допуска.
Выучите постановление с правилами закупки ваших товаров, если они в списке исключений
Правила применения нацрежима различаются для разных товаров. В некоторых случаях нужно, чтобы товар из перечня находился в специальном реестре на сайте Минпромторга. Если вы производитель товара, вам нужно в него попасть, прежде чем участвовать в закупке.
Знайте, какие документы нужны для подтверждения вашего товара, например, разовый или годовой сертификат СТ-1 выдают в региональной торгово-промышленной палате.
Если вы наоборот, конкурируете с иностранным товаром, важно понимать, на каких условиях можно победить.
Всегда указывайте страну происхождения в заявке
С 2020 года это правило касается всех закупок: с нацрежимом или без.
Не забывайте предоставить документы при приемке
Если на этапе заявки хватало задекларировать российское происхождение товара, то на приемке придется предоставить один из документов, который его подтверждает.
Условия контракта: на что обращать внимание
Поставщики часто решают участвовать в закупке, не изучив проект контракта. Такая невнимательность может привести к попаданию в Реестр недобросовестных поставщиков, штрафам или другим неприятностям.
Читайте проект контракта ДО участия в закупке. Необязательно иметь юридическое образование — достаточно знать, на что обратить внимание, и представлять, где могут быть подводные камни.
Предмет контракта и технические требования
Самое главное — помните: в госзакупках по 44-ФЗ вы не можете поменять товар (только на улучшенный) или потребовать увеличить оплату контракта. Все риски и реальный объем работ нужно оценивать на берегу.
Заказчик и поставщик заключили контракт по 44-ФЗ. В смете они согласовали затраты на доставку материалов, но после выполнения работ поставщик заявил, что заказчик не учел фактическое расстояние до стройки. В смете были согласованы затраты на перевозку грузов на расстояние до 30 км включительно, а на деле расстояние оказалось длиннее.
Исполнитель представил свой расчет затрат на доставку материалов и потребовал у заказчика оплатить дополнительные расходы. В своих разбирательствах стороны дошли до Верховного суда, который поставил точку в этом споре.
Поставщик знал, как формируется цена контракта до его подписания и согласился с этим. После приемки заказчик полностью оплатил работы по расценкам контракта. Ничего другого исполнитель требовать не может.
Помните, что подписывая контракт, вы соглашаетесь со всеми его условиями.
Срок исполнения обязательств
Встречаются закупки, когда в срок исполнения работ нужно закладывать неочевидные на первый взгляд действия — например, выполнить работы нужно в закрытых городах. В таком случае нужно изучить информацию, сколько времени займет получение пропусков на работников, будет ли такая возможность, какие документы потребуются.
Иногда заказчики ставят сроки работ, которые поставщики не в состоянии выдержать при всем желании. В практике отдела сопровождения в Контуре как-то встретилось такое требование:
По завершении работ в течение одного дня вывезти оборудование и строительную технику, используемые при выполнении работ.
При этом физически вывезти весь мусор и технику можно примерно за 5 рабочих дней.
Неважно, хотел ли заказчик ограничить число участников или просто не знал специфику отрасли. В обоих случаях первый шаг — запрос на разъяснения, второй — жалоба в ФАС.
Порядок оплаты
Оцените свои финансовые возможности, готовность внести деньги для обеспечения контракта, потратиться на закупку ТРУ, а оплату за них получить через 30 дней после подписания закрывающих документов (15 дней — для малого бизнеса).
Посмотрите, что входит в цену товара. Стандартно заказчики включают в нее:
- все налоги (есть ли опция — «не выделять НДС», если участник на УСН).
- тару, упаковку и маркировку,
- страхование, доставку, погрузку и разгрузку.
Например, поставщик выиграл поставку светоотражающих элементов. На этапе поставки выяснилось, что каждый должен быть упакован в индивидуальную упаковку, так как эти элементы заказчик планировал дарить. Если бы победитель обратил внимание на это условие, цена контракта была бы на 10% выше.
Гарантия
Обратите внимание на срок исполнения гарантийных обязательств с вашей стороны в случае поломки оборудования и т.д.
Например, заказчик установил условие — заменить сломавшуюся деталь в течение двух рабочих дней, а вы знаете, что с завода-изготовителя такую деталь доставляют в среднем за две недели.
Гарантийный срок в техзадании и проекте контракта может отличаться, подстрахуйтесь и напишите запрос на разъяснения. Или укажите в заявке тот срок, который вас больше устраивает.
Какие документы нужны при доставке
Заказчик не может требовать в заявке документы, которые по закону привозят вместе с товаром. Но на этапе приемки подготовьте все, что потребуется, например:
- сертификаты соответствия,
- декларации,
- паспорта изделий и т.д.
Инструменты для продуктивного участия в торгах
Вывод
Закон о закупках очень негибкий: нельзя донести документы к заявке, менять цену и другие важные условия контракта, привезти «почти такой же» товар, что был в заявке т.д. Нужно проверять до подачи заявки целесообразность участия, риски и условия из техзадания и т.д. Внимательно готовьте саму заявку. Не бойтесь подавать запрос на разъяснения: только заказчик знает, что именно ему нужно поставить. И главное — помните, что если подписали контракт, значит согласились с его условиями.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
