Как повысить рентабельность бизнеса и участия в госзакупках

Это не совсем обычная статья для нашей Справочной. В ней мы дадим советы для любой компании, а не только поставщиков в госзакупках. Расскажем про рентабельность бизнеса на примере услуг — по методике Школы бухгалтерского бизнеса.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей для Контур.Закупок

Определяем себестоимость услуг

Этап 1. Составляем финансовый план

С финансовым планом проще представить дальнейшее развитие вашей фирмы. Чтобы заложить ресурсы, определить сроки расширения штата или начала рекламной компании, нужно расписать все расходы на ближайшие двенадцать месяцев. Так вы составите план движения денег.

Пользы от расчетов будет больше, если финансовый план будет максимально подробным. По ряду статей доходы часто занижаются:

1. Зарплата сотрудников. Вы планируете наращивать обороты и развивать бизнес? Для этого потребуется расширять кадровый состав? Если да ― заложите на это резерв и включите будущие расходы в себестоимость.
2. Ваша зарплата. Если вы выполняете сразу несколько функций, это не значит, что клиент не должен за это платить. Заложите на каждую должность в финплане часть ставки, чтобы в итоге получилась единица. Например, вы совмещаете роли руководителя, бухгалтера и кадровика. Указываем: 0,4 ― бухгалтер, 0,4 ― руководитель, 0,2 ― кадровик. Когда придет время нанимать нового сотрудника или передавать задачи подрядчику, у вас будут под это деньги.
3. Маркетинг. Продвижение ― это постоянная статья расходов. Если у вас еще нет сайта или вы не даете рекламу, эти затраты стоит указать в финплане на будущее.
4. Капитальные затраты. Если вы уже приобрели основное средство, распределите расходы на него пропорционально на весь период полезного использования.
5. Орграсходы. Постоянные, но небольшие затраты часто упускают при планировании расходов. Постарайтесь расписать все подробно: от арендной платы до покупки бумаги для принтера.  

Грамотное планирование расходов поможет вам развивать свой бизнес и избегать кассовых разрывов.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

Этап 2. Рассчитываем плановую прибыль

Оцените, получите ли вы желаемую прибыль с учетом расходов, указанных в финансовом плане. Рассчитайте рентабельность вашего бизнеса на текущий момент ― это точка A:

Рентабельность = прибыль / себестоимость × 100 %

Точка Б ― это то, к чему вы хотите прийти к концу года. Соотнесите прибыль и расходы и снова посмотрите на рентабельность. Если показатели вас не удовлетворили, нужно доработать финансовый план.

Эти цифры ― поле для управленческих решений. Хотите оставить больше ресурсов на развитие бизнеса — посмотрите, где вы можете сократить расходы. Например, отдать часть задач на аутсорсинг, а не держать людей в штате. 

Этап 3. Рассчитываем себестоимость

Чтобы определить себестоимость, нужно рассчитать следующие показатели:

1. Стоимость часа. Этот показатель поможет оценить как основные услуги, так и дополнительные.

   Стоимость часа = средняя сумма расходов за месяц / количество рабочих часов в месяце

   Обслуживающая бухгалтерия помимо ведения бухгалтерии может давать консультации или предоставлять юридическое сопровождение. Себестоимость часа в этом случае будет одна, а трудоемкость услуг разная. Соответственно, и цена будет разной. Если спрос высокий, то услуги будут дороже. Главное условие ― цена не должна быть ниже себестоимости.

2. Трудоемкость каждого типа клиентов. Классификация может быть любой. 

   Трудоёмкость клиента = количество часов на клиента в месяц × стоимость часа

   Время на работу с постоянными клиентами назвать легко. Если клиент новый, засеките потраченные на него часы или выведите их с помощью расчетов. Хотите тратить на клиента меньше времени ― закладывайте не текущий, а плановый показатель.

3. Стоимость часа специалиста. Вычислив стоимость работы каждого сотрудника, вы легко оцените проекты, в которых участвуют несколько человек.

4. Стоимость хозяйственной операции. На основе этих данных вы сформируете тарифную линейку. Определите, сколько времени вы тратите на работу над той или иной задачей. После этого рассчитайте её стоимость по формуле:

   Стоимость операции = время на работу × стоимость часа

   Допустим, час вашей работы стоит 1000 рублей. Клиент просит вас подать декларацию по УСН. Вы тратите на неё 45 минут. Считаем:

   45 / 60 × 1000 = 750 рублей.

   Такой будет реальная стоимость ваших услуг.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

Составляем тарифную линейку

Вариантов множество:

• абонентская плата;
• плавающая тарифная ставка, когда устанавливаются интервалы по количеству операций и для каждого из них определяется своя цена;
• комбинированный тариф;
• почасовая оплата;
• оплата за объём;
• отдельная плата за дополнительные услуги (например, работу главбуха или ведение кадрового учёта).

На абонентском обслуживании можно варьировать стоимость услуг. Тогда вы не окажетесь в ситуации, когда клиенты с абсолютно разным объемом задач платят одинаково. 

Можно вводить ограничения на количество операций, консультаций или сотрудников, по которым подаете отчетность. Важно, чтобы тарифы были рассчитаны на вашу аудиторию. Если доход клиента стабилен, он может платить помесячно. Если нет ― установите плавающую тарификацию или предложите рассчитываться по объему выполненной работы.

Стоимость услуг также варьируется с помощью повышающих и понижающих коэффициентов. 

При составлении тарифной линейки закономерно возникает вопрос: «Нужно ли ориентироваться на цены на рынке?» В сфере обслуживания рыночная цена ― понятие условное. Одна и та же услуга у каждой компании стоит по-разному. Все зависит от доверия клиента, экспертности, репутации и сервиса, поэтому рыночная цена не должна быть для вас аксиомой. Но вы можете использовать её как маркетинговый инструмент. Если стоимость обслуживания совпала с конкурентом, покажите клиенту, что входит в этот пакет услуг у вас.  

Анализируем клиентскую базу

Настало время внедрять новую тарифную линейку. Сначала нужно определить убыточных и прибыльных клиентов. Такой анализ позволит понять, кто из клиентов вас «кормит», а с кем не стоит продолжать отношения ― он только тратит ваши ресурсы.

Рассчитываем доходность клиента по следующему алгоритму:

1. Определить доход от клиента: тариф плюс выручка от дополнительных услуг.

2. Посчитать прямые расходы на обслуживание клиента:

   • время сотрудников, потраченное на клиента, включая все плановые и внеплановые задачи, коммуникации;
   • ФОТ рабочей группы или сотрудника, закреплённого за клиентом;
   • прочие расходы по клиенту.

3. Рассчитать себестоимость клиента: время на клиента × ФОТ / количество рабочих часов в месяце + прямые расходы.

4. Вычислить маржу по клиенту: доход минус себестоимость.

5. Определить маржинальность клиента (не менее 60 %): маржа / доход × 100 %.

Переводим клиентов на новые условия работы

Шаг 1. Разработайте регламент перехода. Составьте план общения с клиентами и определите, с кем достаточно созвониться, а с кем потребуется личная встреча. Вы будете меньше переживать, если пропишете, что скажете во время разговора или в письме.

Шаг 2. Проведите переговоры с клиентами. Если вы правильно выстроите коммуникацию, то даже убыточные клиенты смогут превратиться в прибыльных.

Например, можно попробовать создать партнерские отношения и объяснить, почему повышается стоимость услуг: вы планируете расширяться, меняете бизнес-процессы, нанимаете новых работников, а ваши цены не покрывают эти расходы. 

Предложите клиенту разные варианты тарификации. Его выбор не должен вас беспокоить. Если он предпочтет дешевый тариф ― вам не придется тратить на него много ресурсов. Если дорогой ― вы получите адекватные деньги за работу с клиентом.

Не торопите клиентов. Дайте им время подумать: уйти или остаться с вами ― и выбрать подходящий тариф, если они продолжат сотрудничество.

Шаг 3. Закрепите договоренности. Вам не будут платить больше, если вы не укажете новые условия в договоре. Заранее составьте шаблоны документов и, если клиент остается, подпишите дополнительные соглашения. Иначе все расчеты будут бессмысленны.

Начните путь в закупках с электронной подписи

Получить ЭП

Как увеличить рентабельность участия в госзакупках

Верно рассчитывайте нижний порог цены 

У такого канала сбыта, как госзакупки, есть свои особенности, которые влияют на итоговое ценовое предложение. С одной стороны, не нужно вкладываться в рекламу, продвижение и привлечение заказчиков. С другой стороны, есть обязательные расходы: электронная подпись, процент за победу торговой площадке, комиссия за выпуск банковской гарантии.  Закладывайте эти расходы в стоимость услуг. 

Найдите узкую нишу 

Правило то же, что и в коммерческой деятельности. Чем меньше конкурентов, тем больше маржа. Преимущества перед конкурентами будут у организаций, у которых есть лицензии на определенные виды работ, образовательные лицензии, допуск к гостайне и т.д. Высокая наценка у уникальных товаров, преимущества есть у поставок по эксклюзивным дилерским договорам.

В ответственных, дорогих и высокотехнологичных закупках заказчики обязаны установить дополнительные требования к участникам по постановлению № 99 от 04.02.2015. Организации должны подтверждать опыт и квалификацию. Тем, кто это сделает, открывается дополнительная часть госзакупок. 

Участвуйте в закупках с преимуществом для товаров из ЕАЭС

Это тоже вопрос ограничения числа участников. Диапазон поддержки отечественных производителей в разных закупках: от прямого запрета на поставку иностранного товара до преференций в цене.  

Например, чтобы получить возможность участвовать в закупках промтоваров, нужно попасть в специальный Реестр промтоваров:

1. Зарегистрироваться в информационной системе Минпромторга. Это необязательно, но позволяет работать с министерством и Торгово-промышленной палатой (ТПП) в электронном виде.
2. Чтобы Минпромторг занес продукцию в Реестр промтоваров, нужно получить заключение, которое подтверждает российское происхождение товара. Экспертизу проводят региональные  ТПП: для этого нужно подготовить комплект документов и пройти выездную проверку. 
3. Подать заявление в Минпромторг. Вместе с заявлением нужно подготовить пакет  документов, в том числе полученные в ТПП. При этом заключение Минпромторга, акт экспертизы от ТПП действуют один год со дня выдачи. То есть через год придется снова подтверждать и подавать заявление в Минпромторг.  

Далеко не все производители и поставщики готовы пройти этот квест, зато самые настойчивые смогут выигрывать закупки практически без конкуренции. 

Становитесь субподрядчиком

Станьте субподрядчиком у победителя крупной закупки и зарабатывайте на госконтрактах без участия в тендере. Не нужно тратить ресурсы на подготовку заявки, вносить обеспечение, ждать оплаты. Договаривайтесь о цене, авансе и других условиях с победителем закупки, а не с заказчиком. Возможно, это будет выгоднее. 

Работайте от лица компании на УСН

Если есть возможность, участвуйте в закупках от организации, которая не платит НДС, — можно будет предложить более конкурентоспособные цены. 

Подготовила Мария Гафурова на основе материала «Школы бухгалтерского бизнеса» 

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту