Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

К софт-скиллам относят навыки, связанные с эмоциональным интеллектом. Это умение договариваться с коллегами, инициативность или адаптируемость. Они не связаны с должностными обязанностями напрямую, но помогают добиваться рабочих результатов. Расскажем, какие софт-скиллы помогут продуктивнее участвовать в закупках.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Хард- и софт-скиллы понятными словами

Разберёмся, чем гибкие навыки отличаются от профессиональных компетенций.

Жёсткие навыки (хард-скилл)

Гибкие навыки (софт-скилл)

Умения, необходимые для определённой работы. К ним относятся знание законов, оформление документов, владение сервисами, например, Контур.Закупками, и т.д.

Жёсткими навыками можно обучиться в вузе, на курсах или овладеть на практике, а их эффективность — измерить.

Личные качества и умения сотрудника. О таких навыках обычно пишут в последнем разделе резюме: нацеленность на результат, обучаемость, стрессоустойчивость и т.д.

Недавно мы провели опрос в сервисе, какие компетенции ценят сами поставщики. Ответил 371 человек, результаты следующие:

Черты идеального поставщика:

Важные компетенции:

— ответственный

— объективный

— практичный

— честный

— рациональный

— экспертный

— активный

— самостоятельный

— позитивный

— эффективный

— нацеленность на результат

— управление стрессом

— управление эмоциями

— планирование и целеполагание

— тайм-менеджмент

— системное мышление

— выработка и принятие решений

— управление изменениями

— энергия, энтузиазм, инициативность, настойчивость

Важнейшие софт-скиллы для участников госзакупок

Мы поговорили с руководителем отдела экспертов в сфере закупок Контура Еленой Ежовой. По её мнению, поставщику легче работать с госзакупками, если он внимателен к деталям и способен работать с множеством задач.

Внимательность к деталям 

Это главное качество поставщика, особенно для госзакупок, где каждый шаг расписан в законе. Необходимо вчитываться в каждый пункт требований заказчика и условий контракта. 

Участник госзакупок хочет запросить разъяснение по документации или проекту контракта? Для этого есть норма — нужно успеть в строго установленный законом срок. Например, в аукционе не позднее, чем за 3 дня до конца срока подачи заявок.

«Большинство поставляемых товаров в госзакупках обязаны соответствовать ГОСТам. Показателен случай с предпринимателем, поставляющим овощи для бюджетного учреждения. Ему пришлось потратить несколько дней, чтобы конкретизировать ГОСТы по огурцам и помидорам. Иначе продукт бы не приняли»

Документация может занимать сотни страниц, при этом каждая строчка важна,, поэтому среди тендерных специалистов распространена практика перекрёстных проверок. Когда эксперт изучает по 200 страниц в день, легко пропустить неточность, которая будет стоить победы на торгах. Будет лучше, если коллеги «свежим взглядом» перепроверят подготовленную заявку.

«Пример из личной практики. В спешке готовили заявку и не обратили внимание, что Excel округлил несколько копеек. Ценовое предложение превышало допустимое и заявку отклонили».

Многозадачность и тайм-менеджмент

Даже в рамках одного контракта поставщик контролирует множество процессов. Ситуация усложняется, когда приходится работать с закупками в разных регионах. Дедлайны, контакты, графики — во всём легко запутаться, если не вести контроль.

«Реальная история: московский предприниматель участвовал в электронных закупках на Дальнем Востоке. Аукцион проходит по местному времени организатора, поэтому участвовать нужно в 4 утра. Предприниматель перепутал часовые пояса и пропустил аукцион, хотя отлично подготовился» 

Обязательный навык — тайм-менеджмент. Для обеспечительных платежей, открытия спецсчёта или получения гарантии установлены свои временные рамки. В случае нарушения заявка не будет отправлена заказчику (если ошибка в обеспечении заявки) или участник попадёт в РНП (если неверно подготовлено обеспечение исполнения контракта).

Другие полезные софт-скиллы

Елена Ежова выделяет и другие навыки, которые помогут поставщикам в госзакупках.

Умение работать с законами

Пропущенная строчка в нормативном акте — и поставщик не пройдёт на аукцион.   

Допустим, новичок снизил ценовое предложение в ходе закупок. Однако он не учёл применение антидемпинговых мер. Теперь ему нужно увеличивать обеспечительный платёж, выдержав процентное соотношение. Подразумевается, что участник аукциона обязан знать о подобных нюансах.

Косвенный признак незнания законов — неверно прописанные показатели товара. По наблюдениям, 90% товара отклоняют именно по этой причине. Закон требует   указывать конкретные характеристики из диапазонов, которые установил заказчик. И это право нужно соблюдать.

Умение просчитывать риски

В начале 2020 года только начинали распространяться новости о новом вирусе и обсуждалось частичное ограничение передвижения. При этом контракты на поставку оборудования продолжались, и в определённый момент поставщики столкнулись с закрытыми границами и сорванными сроками поставок.

Участие в закупке может рассматриваться как этап стратегической задачи. Например, поставщик берётся за неприбыльный контракт, но выходит в ноль, налаживает отношения с заказчиком. В будущем реально участвовать в более крупных тендерах и выходить на прибыль.

Конструктивный подход к решению споров

Ошибки в госзакупках стоят дорого, особенно обидно, когда они допущены не по вине поставщика, но это не повод давать волю эмоциям.

Если проблема возникает, её надо решать конструктивно и по правилам. Заказчик устанавливает  невыполнимые условия? Подайте запрос на разъяснение. Ситуация не разрешилась? Жалуйтесь в ФАС в установленной форме. Практически на каждую спорную ситуацию в госзакупках закон предусматривает решение.

Целеустремлённость

Госзакупки — сфера, требующая подготовки. Даже соблюдение  правил не гарантирует победу. Однако это не повод опускать руки.

«Работали с предпринимательницей, поставляющей расходные медицинские материалы и мебель. Она начинала путь в закупках с контрактов на 40 тыс. рублей. Победе предшествовало три неудачных аукциона. Однако уже через год предпринимательница выигрывала контракты на несколько миллионов рублей. Более того — заказчики запомнили её как добросовестного исполнителя. Когда требовалось обосновать начальную стоимость контракта, советовались с ней»

Софт-скиллы для коммерческих торгов

Коммерческие тендеры не так сильно зарегулированы, организатор самостоятельно определяет правила с учётом действующего законодательства. Это открывает простор для более широкого применения гибких навыков.

Какие качества пригодятся участнику коммерческих закупок, рассказала Юлия Мирошникова — генеральный директор ГФК «Веранда», помогающей бизнесу получить финансирование исполнения госконтракта.

Как правило, эксперты компании подключаются к клиентам на стадии получения банковских гарантий для обеспечения возврата аванса и исполнения контракта. По словам Юлии, большинство недопонимания между участником и организатором можно избежать. 

«Важно проявить свои софт-скиллы на этапе подготовки к конкурсу. В этом момент есть возможность зарекомендовать себя, выделиться среди остальных участников. Следуя этой логике, на первый план выходят такие софт-скиллы, как: коммуникабельность, поиск компромиссов, ведение переговоров, гибкость мышления, умение слушать истинные потребности заказчика, настоять на своём в случае необходимости»   

Клиентоориентированность

Плотные коммуникации могут происходить на этапе предтендерной работы, вопросы решаются внимательно и оперативно. Однако после заключения договора внимание переключается на получение нового контракта.

Любые возражения клиента воспринимаются и обрабатываются с меньшим желанием и с меньшей вовлеченностью. Это недальновидная стратегия. Работа в период исполнения контракта закладывает фундамент для длительных отношений. Если хорошо себя зарекомендовать, заказчик продолжит сотрудничать дальше, уже вне контракта.

Критическое мышление

Бывает, что по техническим требованиям контракт подходит, но по тем или иным причинам появляются вопросы к заказчику. Возможно, он долго обрабатывает запросы, неохотно ведёт коммуникацию и были жалобы со стороны других поставщиков. В этом случае, возможно, стоит подобрать другой контракт.

Работа в режиме неопределённости

Далеко не всё можно предусмотреть заранее, поэтому нужно готовиться к непредвиденным обстоятельствам. Во время пандемии не все смогли перестроиться под новые требования рынка, например, не у всех были электронные сервисы обмена данными. Были случаи расторжения уже заключенных договоров. Были и те, кто сумел оперативно внедрить электронные сервисы.

В коммерческих тендерах распространены конкурентные переговоры. Если предложения участников более-менее равны, здесь реально проявить навыки переговоров.

«Объявлен конкурс на сумму несколько миллионов долларов и сроком исполнения контракта 3 года. Исходя из истории предыдущих тендеров были известны основные претенденты на роль исполнителя (). Компания N планировала выиграть тендер, для этого руководители разработал карту заказчика и конкурентов с их основными преимуществами. Также изучили руководство заказчика по профилям в Linkedin и социальных сетях, читали связанные новости. Это было нужно, чтобы понять основные ценности ЛПР На переговорах претендент отлично владел фактами, знал свои преимущества по сравнению с конкурентами. Диалог был построен с акцентом на выгоды заказчика и дополнительные гарантии исполнения. Так удалось убедить ЛПР, что с претендентом выгоднее сотрудничать»

Обратите внимание: подобная тактика оправдана только в коммерческих тендерах.

Какие личные качества прокачивать поставщику

Софт-скиллы

Зачем они нужны

Внимательность к деталям

Документация для подготовки к аукциону может занимать больше 400 страниц.

Многозадачность и тайм-менеджмент

Если поставщик выходит за установленные временные рамки, то попадает в РНП или выплачивает штраф.

Умение работать с законами

В госзакупках каждое возможное действие прописано в законе. При этом каждая строчка важна и должна быть учтена.

Умение просчитывать риски

Далеко не всю информацию можно получить заранее, поэтому нужно готовиться к непредвиденным обстоятельствам.

Конструктивный подход к спорам

Если дать волю эмоциям, конфликт не решится. Важно взять себя в руки и поступить так, как предписывает закон.

Целеустремлённость

Никто не гарантирует быструю победу. Мы знаем множество предпринимателей, которые на старте выигрывали только небольшие контракты, но потом получили дорогие предложения.

А как вы считаете, какие качества нужны поставщику? Пишите в комментариях.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Михаил Челпанов
Автор статей в Контур.Закупках
4 комментария
ЕА
Екатерина Анохина 30 июля
Прекрасная статья! Благодарю!
ВЕ
Виктор Елесин 3 августа
Сделайте статью, какие программы помогают лучше оформлять документы и помогают в общем для закупок. Какими сами пользуетесь, кроме Контур закупки, конечно же)))
КС
Ксения Степанова 5 августа
Охрометь как полезно((
ЕЮ
Елена Юрикова 9 августа
Обобщенная статья, ..так.. для саморазвития больше..
Подпишитесь на рассылку
Узнайте о новой статье раньше всех. Успейте задать свой вопрос в первые сутки — тогда на него ответят эксперты.
Подписываясь, я соглашаюсь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.