Госторги — те же продажи, только покупатель особенный — государство. Чтобы эффективно работать с таким заказчиком, поставщику нужно развивать особые навыки. Сегодня обсудим часть из них: почему важно разбираться в законах, быть экспертом в продукте, видеть в заказчике человека и поддерживать с ним связь.
Разбираться в законах
Прежде чем идти в госзакупки, нужно изучить их законодательную базу - 44-ФЗ и 223-ФЗ. Если интересуют только коммерческие торги — проштудируйте гражданский кодекс РФ.
Если планируете поручить работу в тендерах специалисту, знание законов все равно пригодится. Во-первых, так вы сможете правильно рассчитывать существующие риски. Во-вторых, понимание законодательной базы пригодится при найме сотрудников в тендерный отдел — чтобы оценить их компетенции.
Возьмите за правило регулярный мониторинг изменений в профильных законах, новых постановлений правительства и Минфина РФ, решений ФАС и Верховного суда. Или поручите эту работу тендерному специалисту. Если отдельного сотрудника нет, а собственного ресурса недостаточно — отдайте участие в закупках на аутсорсинг.
За незнание законов можно поплатиться. Например, попасть в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) и лишиться возможности участвовать в госторгах на 2 года. В него попадают те, кто отказался заключать выигранный контракт или грубо нарушил условия его исполнения.
Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью
Быть экспертом в продукте
Эксперт — человек, знаниям которого доверяют другие. При взаимодействии с заказчиком важно быть экспертом в том, что вы поставляете. У контрактного управляющего, который формирует закупки, ограниченные знания в товарах, работах и услугах (ТРУ). Сотрудник редко понимает и в мебели, и в хлебе, и в строительстве. Ваша задача как эксперта — помочь ему разобраться.
Покупатель во многом выбирает не товар или услугу, а человека, который их предлагает. Поставщику важно учитывать это, ведь на этапе планирования тендера заказчик может обратиться к нему с запросом коммерческого предложения (КП). Для поставщика это возможность показать себя экспертом в продукте и порекомендовать заказчику свою продукцию.
В закупках по 223-ФЗ и в коммерческих торгах у заказчиков меньше ограничений на выбор ТРУ и поставщика, чем в 44-ФЗ. Тем важнее для поставщика роль эксперта в переговорах.
Чтобы демонстрировать экспертность, нужно:
- изучать рынок и конкурентов;
- анализировать ситуацию заказчика;
- подробно объяснять ему схему своей работы и в деталях описывать этапы исполнения контракта.
Экспертность подкрепляется знаниями, которые решают проблемы заказчика: помогают сэкономить бюджет, применить новые технологии, ускорить поставку товара или сдачу объекта.
Мыслить потребностями заказчика
Поставщик должен постоянно думать о потребностях заказчика. Вот некоторые из них:
- составление плана-графика закупок,
- формирование извещения к закупке,
- составление технического задания и спецификаций,
- запрос КП для определения цены контракта,
- поиск добросовестного поставщика.
В каждой потребности будьте полезными заказчику: вышлите КП, помогите сформировать техзадание, покажите примеры выполненных вами контрактов.
Поток информации у контрактного управляющего огромный. Заказчики закупают самые разные ТРУ — шариковые ручки, космические аппараты и даже чучело коня - во всех объектах закупок разобраться невозможно. Поэтому заказчики часто сами обращаются к поставщикам с просьбой истолковать специфику товара.
Например, заказчик планирует поменять кровлю здания. Разбираться в ГОСТах, специфике покрытий и других тонкостях времени нет — и он обращается за консультациями к поставщикам.
Компаниям выгодно откликаться на такие запросы и консультировать заказчика, ведь он — при оговоренных законом условиях — может проводить закупки у единственного поставщика.
Чтобы стать таким поставщиком, нужно иметь хорошую репутацию. Она складывается из опыта выполненных работ и рекомендаций. Если вы сами выйдете на заказчика и выстроите с ним доверительные отношения, вероятность заключить прямой контракт вырастет.
Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью
Поддерживать связь с контрагентом
Важно наладить регулярный контакт с заказчиком: периодически звонить и писать, интересоваться его потребностями.
Заказчики меняют планы-графики закупок в зависимости от возникающих нужд и поступления финансирования. Предсказать изменения невозможно, поэтому советуем держать связь с тендер-менеджером заказчика. Он может оповестить о публикации интересной вам закупки, а если готовится закрытый коммерческий тендер — пригласить на него.
Например, вы выиграли в закупке, поставили товар или сделали работу. Заказчик тоже выполнил обязательства в срок — выплатил деньги. Обе стороны довольны сотрудничеством. Самое время спросить заказчика: когда планируется следующая закупка товара и оповестят ли вас перед размещением тендера? И не забудьте обменяться контактами с контрактным управляющим.
Уметь работать с поставщиками
Часто поставщик сам выступает заказчиком по отношению к другим компаниям. Логистика, найм сотрудников, покупка продукции у производителя — без этого при работе с госзаказом не обойтись.
Вот несколько советов по работе с поставщиками:
- Заключайте договор
Обычно контрагенты заключают стандартный договор, как правило его готовит поставщик товара. Внимательно изучите документ и обсудите с поставщиком спорные моменты. Особенно тщательно проверьте пункты:
- ответственность поставщика за срыв сроков,
- последствия за поставку не того товара,
- условия замены и возврата брака.
- Проверяйте товар при получении
Вам доставили товар. Водитель-экспедитор передал документы, работники разгрузили продукцию. А на следующий день вы узнали, что часть товара испорчена, половины заказа нет и в документах ошибки. Поэтому важно проверять товар прямо в момент разгрузки. Пересчитывайте, сверяйте, взвешивайте. Не принимайте товар, если что-то не устраивает. Возвращайте всю партию или отдельные позиции. Но не забудьте составить возвратные накладные и акты выбраковки.
- Диверсифицируйте поставки
При работе с закупками важно иметь несколько поставщиков одного товара: не привез первый — привезет второй. Работая с несколькими поставщиками, можно понять, кто лучше выполняет договоренности, а кто их срывает — и сосредоточиться на работе с надежными контрагентами.
Резюмируем. Если планируете остаться в торгах надолго, критически важно знать законодательную базу — 44 и 223-ФЗ. Общение с заказчиком и понимание его потребностей — тоже часть работы с закупками. А чтобы ответить на вопросы заказчика, нужно быть экспертом в продукте. Поставщику следует развивать каждый из перечисленных навыков. Если один из них будет «проседать», это осложнит работу.
Под статью толкаете?
Статья посвящена навыкам поставщиков. «Быть полезным заказчику» — значит, выступать в роли эксперта своего товара. Такой поставщик помогает заказчику разобраться в тонкостях закупаемого товара и его технических характеристиках — это в рамках закона.
На заседаниях по звездюлям так и скажут: Меня Контур научил...