Как стать главой тендерного отдела в 21 год

3 июня 2024 1 223 2 Интервью

Новый герой нашей рубрики «истории поставщиков» — Евгений, который пришел в закупки из полиции, а сейчас открыл собственную компанию и работает в том числе с Китаем.

Из полиции в закупки

— Женя, как ты узнал про закупки?

— В 2018 вернулся из армии, образования не было, поэтому устроился в полицию. Меня отправили работать в изолятор временного содержания — досматривать поступивших в него жуликов, наркоманов и алкоголиков, следить за ними, отрезвлять, а иногда и спасать, если они решили навредить себе. Платили мне мало, времени на жизнь не было, психика не выдерживала. Где-то через год даже попал в неврологический стационар, и врач сказал, что мне нужно завязывать с нервной работой. После этого я окончательно решил уйти из полиции и стал искать варианты заработка.

«В изолятор каждый день привозят еду для заключенных. Почему этим не могу заниматься я?» — подумал я и задал этот вопрос начальнику по хозяйственной части. Он сказал, что какие-то ИП выигрывают какие-то тендеры и привозят потом эту еду в изолятор. Эта мысль у меня засела, я ее долго крутил в голове и решил почитать, а что такое тендеры, как начать заниматься госзакупками и зайти в них.

— Почему решил заняться именно госзакупками? Многие считают, что там «все куплено»…

— У меня такого предубеждения не было. Пока работал в изоляторе, спрашивал начальника: «Как вы выбираете подрядчика? Берете откаты? Почему, например, я не могу вам что-то привозить или строить, вы ведь хорошо меня знаете?» Он ответил: «Платим не мы, а государство, мы с этого ничего не имеем. Хочешь что-то сделать, подавай заявку на тендер. Выиграешь — сможешь и привозить, и строить». Я заинтересовался еще сильнее и решил попробовать.

На старте отец помог с деньгами, сказав мне: «Попробуй. Получится — хорошо, не получится — будешь заниматься чем-то еще». Я начал подавать заявки, выигрывать. В первые месяцы на закупках зарабатывал около 50 тысяч в месяц — в два раза больше моей месячной зарплаты в полиции.

Гибко настраиваем поиск тендеров из 300 источников. Помогаем работать с закупками, следить за изменениями в них, анализировать заказчиков и конкурентов.

— Долго ли все гладко шло? Когда на убыточную закупку наткнулся?

— В декабре 2020 года. Увидел классный тендер на поставку для ФСС (фонд социального страхования) десяти инвалидных колясок. Нашел дистрибьютора, связался с ним, мне выставили счет на 270 тысяч рублей, а тендер был на 430 тысяч. Я подумал, что заработаю в январе 160 тысяч, обрадовался и связался по телефону с менеджером. Это и была моя ошибка: письменного подтверждения, что коляски на 100% подходят под условия тендера, не было. Отправил заявку и выиграл. Настроение 30 декабря было прекрасное.

После праздников подписал контракт, обсудил все детали с заказчиком и дистрибьютором. Коляски пришли ко мне домой, я проверил их и позвал представителя ФСС. Он тоже проверил их и спросил, а активные ли это коляски. В документах этого слова не было. Я позвонил менеджеру, он сказал, что все ок, а на запрос от фонда (заказчика) ответил, что эти кресла-коляски не являются активными. Так и начались мои проблемы.

Я снова позвонил дистрибьютору и стал ругаться с ним. После этого он перестал мне отвечать: ни возврата денег, ни замены товара не предложил. Заказчик направил запрос на расторжение контракта. Мне повезло, что в РНП (реестр недобросовестных поставщиков) меня не включили, но мне пришлось нанять юриста и выплатить штраф. Ушло на это 330 тысяч рублей. Еще 270 тыс. я потратил на покупку новых колясок. Дистрибьютор предложил выйти на мировую, но я отказался, как посоветовал юрист.

Суд я проиграл трижды, потому что переписки не было — обсуждал все по телефону с менеджером. Ушел в минус на 600 тысяч рублей.

«Мальчик, что ты нам тут рассказывать будешь, чему учить?»

— А что потом?

— Ушел в наем за опытом. Устроился простым тендерным специалистом в одну из пермских компаний. Проработал там месяц, и мне предложили организовать тендерный отдел с нуля. Ответственности я не боялся и очень хотел развиваться как руководитель, поэтому сразу согласился. Мой возраст на тот момент — 20–21 год.

— Вот это карьерный скачок! Создать тендерный отдел с нуля, особенно человеку без опыта, сложно. Расскажи, чему научился?

— Научился работать с людьми так, чтобы отдел стал единой командой, мини-семьей. Для этого я много разговаривал с подчиненными, устраивал собрания, спрашивал, что нравится, а что нет, выслушивал возражения и распределял работу так, чтобы люди получали от нее кайф. Одним словом, относился к каждому сотруднику как к личности со своими желаниями и амбициями.

Если в моей команде человек считал и подавал заявки на шесть закупок в день, но ему было нужно отвлекаться на телефонные игры — хорошо, пусть играет, никаких проблем. Если сотруднику нужна была удаленка или он хотел приходить в офис не к восьми, а к десяти, но при этом вся работа была выполнена, я соглашался с ним и выстраивал индивидуальный график. Если один из подчиненных сильно нервничал из-за телефонных звонков, а другому было сложно писать запросы и официальные письма, я распределял работу так, чтобы один отвечал только за звонки, а второй — за письма.

Если к людям прислушиваться, то все будет хорошо, а если относиться как к роботам, сразу же падает эффективность работы.

Также научился найму и онбордингу. Эйчара в компании не было, поэтому я сам смотрел отклики, обзванивал и собеседовал кандидатов. Сначала было сложно: не знал, как проводить интервью, о чем спрашивать человека, как раскрыть его, какие навыки важны, а чему можно научить и самому. Часто просто говорил с ним о его жизни, хобби, чем занимается, где живет и так далее. Именно так я мог понять, что кандидат из себя представляет, насколько он адекватен, комфортно ли с ним работать. Если человек умел пользоваться экселем и вордом и казался мне приятным, приглашал его к нам на пробные 2–3 дня. Если все ок, брал в команду, и мы его обучали всему остальному.

— Как ты понимал, что человека точно нужно брать и не сомневаться?

— Если он разбирается в чем-то лучше меня. Каждый из моих сотрудников лучше меня в чем-то, поэтому и получилось собрать сильную команду, в которой все друг другу помогали в чем-то и смогли бы классно работать, если бы я недели две в офисе не появлялся.

— Тебе был всего 20–21 год, а ты уже стал главой тендерного отдела. Были ли конфликты из-за возраста?

— Конечно. Кто-то из сотрудников был старше лет на 10–15, а кто-то — моим ровесником. Иногда девушки-коллеги — я был единственный мужчина в отделе — смотрели на меня немного свысока, типа «Мальчик, что ты нам тут рассказывать будешь, чему учить?»

— А как решал конфликты?

— Всегда старался их сглаживать, а не раздувать на публику. Если я видел, что что-то не так, приглашал сотрудника поговорить со мной один на один.

С любым человеком можно найти общий язык, если задать ему правильные вопросы и понять, почему он начинает со мной конфликтовать.

Например, он мог видеть во мне конкурента или думать, что я его подсидел. В этом случае я говорил: «Давай я дам тебе возможность побыть на моем месте. Я согласую это с директорами, попробуем, протестируем. Если ты проявишь себя действительно лучше, чем я, останешься в этой должности, я уйду». Такие переговоры были не агрессивные, а максимально мягкие.

А иногда нужно было просто достучаться до человека и объяснить, что он разлагает дисциплину, мы не дома или не в детском садике, а на работе, поэтому здесь свой характер показывать не нужно. Давай не будем ругаться, решим проблемы, если они действительно есть, мы вместе с тобой проводим большую часть дня, нам нужно дружить. С этой позицией люди соглашались.

«Каждый из моих сотрудников лучше меня в чем-то»

— Почему каждый твой специалист должен быть лучше тебя?

— Сильные люди всегда мотивируют тебя достигать как минимум их уровней, с ними хочется работать по-другому, хочется не отставать. Смешно, если подчиненный на три головы умнее и круче руководителя. Грош цена такому руководителю.

Также классно, если у меня есть сотрудник, который что-то подскажет. Это решает очень много проблем и задач. Лучше пусть будет свой человек, который разбирается в этом, чем я буду долго сидеть, разбираться и вникать, а потом мне все равно придется кого-то искать и консультироваться.

— Как таких крутых специалистов привлекать?

— Слышать и понимать еще на этапе собеседования, что хочет такой спец, чем ему интересно заниматься сейчас, почему он меняет место работы. Может, он ищет какие-то нематериальные блага, смешанный рабочий график или удаленку. Может, сотрудник считает, что в нынешней компании достиг потолка и хочет, например, стать руководителем проекта, получить какой-то новый опыт. Главное — показать специалисту, что компания гибкая и открыта к разговору.

— А удерживать как?

— 80% увольнений связаны с зарплатными условиями. Если вы не можете предложить оплату выше средней по рынку, профессионалы рано или поздно уйдут. Старайтесь вовремя корректировать зарплату и давать премии важным специалистам, иначе вы будете компанией-кузницей кадров.

Остальные 20% — с какими-то личными причинами. Поэтому важно быть в контакте с сильными и незаменимыми специалистами, подмечать их самочувствие и отвлекаться на разговоры «ни о чем». Если говорить с подчиненными о чем-то, кроме работы и поставленных задач, проще понять, как удержать специалиста. Например, как-то моя сотрудница захотела уволиться, так как сделала ошибки в трех тендерах подряд. Она приняла это слишком близко к сердцу, сильно нервничала и плохо спала, поэтому решила уйти. Перед подачей заявления в отдел кадров она зашла ко мне, мы с ней поговорили не как начальник и подчиненный, а как коллеги-приятели. Я выслушал ее, согласился, что промахи вызывают стресс, но в нашей работе это нормально и это не конец света, добавил, что все проблемы решаемы и я помогу ей всегда. Девушка передумала увольняться и осталась в компании, потому что я поддержал ее в стрессовой ситуации.

«Делать то, что действительно нравится»

— Почему ты снова стал работать как ИП? В найме есть стабильная зарплата, социальные гарантии, отпуска, больничный и ответственности в целом меньше.

— В отделе все было настолько отлажено, что я мог не появляться в офисе недели две, и ничего не ломалось. Работа шла, планы выполнялись, потому что сотрудники не только знали, что им нужно делать, но и это нравилось им. Я понял, что начал скучать на работе и перестал видеть перспективы. У меня нет ни проблем, ни новых обязанностей, ни новых сотрудников, потому что все отлично выверено. Мне хотелось чего-то большего, какого-то нового опыта, интересных задач, поэтому и ушел. Ведь все мы работаем не только ради денег, есть еще какая-то мотивация.

Ради новых задач и опыта я поменял место работы. Компания была классная, с большим оборотом, интересными задачами и крупными заказчиками: Газпром, Лукойл, Транснефть и другие.

Я пришел туда с горящими глазами, но компания и сотрудники оказались не готовы к изменениям.

Не было элементарного онбординга, каких-то инструкций. Непонятно, кто и чем занимался, как работа выстроена. Первые две недели я либо просто сидел и ждал, когда начнет происходить хоть что-то, либо ходил из кабинета в кабинет, чтобы понять, а что люди делают. Все пили чай или кофе с печеньками. Это пугало. Я пытался донести до руководства, что нужно что-то менять, но ни компания, ни сотрудники не были к этому готовы. Я проработал месяцев пять и ушел в свободное плавание. В этот раз не стал заниматься всем один, а собрал команду и теперь делаю то, что мне действительно нравится.

— Почему на этот раз собрал команду? В закупках нельзя быть мастером на все руки?

— Чтобы работать в закупках одному, нужно разбираться во многих сферах — от бухгалтерии до логистики. Сначала ты должен понять особенности налогообложения, закупок и тендеров. Затем — найти тендер и посчитать его, а для этого уже нужно списаться с поставщиками и все обсудить. Если ты выиграл закупку, еще раз ознакомиться с проектом контракта, подписать, после — заключить договор с поставщиками. Если возникнут проблемы, уже понадобятся юридические навыки и навыки деловой переписки, потому что не все вопросы решаются по телефону.

Времени и сил, чтобы разобраться во всем, не хватит. Ты быстро сгоришь, начнешь допускать ошибки и неизбежно уйдешь в минус. Команда однозначно нужна.

— Где брать сотрудников, если не можешь взять их в штат и платить зарплату?

— Стоит задуматься, есть ли знакомые специалисты, с которыми тебе комфортно общаться, с которыми ты работал и хотел бы работать снова.

Когда я открыл свою компанию, нашел знакомых ребят, которые разделяют мои интересы, и мы чуть ли не пошагово расписали план, вовлеченность и процент от прибыли, который каждый из нас получит за свою работу. У каждого из нас есть регламент, кто за что отвечает, и у нас есть общая цель, к которой мы стремимся. Те, кто сейчас у истоков компании, могут стать ее совладельцами, начальниками подразделений или коммерческими директорами. А сейчас каждый из них занимается той работой, которая ему нравится, в которой он разбирается. Они готовы сидеть без оклада, но за хороший процент, потому что видят результаты своей работы. Это тоже очень важно.

Если людям рассказать и показать, что наша маленькая компания может вырасти во что-то большее, донести, что все будет круто, и они поверят в это, то будут готовы работать без оклада, но на перспективу. Главное, чтобы люди были адекватными и сами хотели работать.

— Как новичкам без опыта стартовать в закупках?

— В 2024 году начинающему предпринимателю без ниши и опыта в закупках стартовать будет непросто — тендеры сильно изменились. Еще три-четыре года назад можно было выбрать любую закупку, посчитать ее, сделать небольшую наценку и забрать, то сейчас сделать так не получится: свободных закупок почти не осталось, а конкуренция выросла — тендеры стали очень популярны.

Новичкам нужно сначала определиться с нишей, хорошо ее проанализировать и только потом заходить в тендеры. Если изучить ее поверхностно, начинающий предприниматель потратит время на поиск закупки, расчет подачи заявки и исполнение тендера, а прибыли не получит. Работу ради работы я никому не советую.

— А какую сферу выбрать новичкам?

— Самое простое — это какие-нибудь строительные работы. Здесь ниже порог входа, особенно в летний период. Можно попробовать посчитать и зайти заработать. В товарном бизнесе нужно идти по простому пути и подумать, в чем ты разбираешься. Главный совет: если техническое задание очень простое, нет смысла рассматривать этот тендер: кроме вас, будет еще 10–20 участников.

Новичкам без опыта, ниши и денег стоит идти в компании, которые занимаются тендерным сопровождением. Порог входа там ниже.

«Закупки — это не просто посчитал, подал, проиграл или выиграл»

— А ты в каких сферах работал, работаешь?

— Работал и работаю в сфере доставки медицинских расходных материалов и крупного медицинского оборудования типа томографа, рентген-аппарата. Сфера очень интересная и сложная, но нужно много общаться с заказчиками. Закупок по ней очень много. Потихоньку перехожу в строительные закупки, хочу больше работать с Китаем. Также работал в химической компании, которая поставляла соли калия, нерудные материалы, кислоты. Как-то смог заключить договор с Газпромом с первого раза. До этого компания восемь раз подавала заявку и столько же — проигрывала.

— Ого! А что ты сделал, и почему такой сложный проект дали именно тебе?

— Сказали: «Женя, ты же молодой специалист, вот и придумай что-нибудь», — и отдали проект мне. Я ответил: «А что думать? Написано ведь, что аналог предлагать нельзя. Предложим его — может, они передумают. Мы уже восемь раз проигрывали этот тендер, предлагая именно ту соль, что описана в задании, поэтому просто пойдем по другому пути». Коллеги со мной согласились.

Я узнал, что соль будут засыпать в буровые скважины, а не фильтровать с ее помощью воды. Предположил, что техническое задание делали когда-то давно и не меняли годами. Подумал, что очень чистая соль им не нужна, подойдет и, грубо говоря, с песком, а принимать решение — одобрить или нет заявку — будет технолог, а не специалист отдела закупок. Потом я нашел аналог в два раза дешевле и подал заявку, приложив технический паспорт на эту соль. Компания согласилась и подписала договор с нами. Так мы и выиграли тендер, который не могли взять три года подряд.

К закупкам всегда нужно подходить очень творчески, созваниваться, общаться. Это не просто посчитал, подал и ждешь, пока заказчик тебя выберет.

Поможем на любом этапе участия в закупке — от подачи заявки до работы на торговой площадке.

Реклама 16+. ООО «Сертум-Про».

— А еще какие советы дашь?

— Больше коммуницировать, больше разговаривать с поставщиками. В 99% можно добиться скидки по коммерческому предложению. Я не призываю врать и подделывать какие-то документы. Часто поставщики снижают цены, если просто поговорить с менеджером и объяснить, что мы хотим взять ваш товар, но не проходим по цене. Поставщики — тоже люди, которые хотят продать что-то и заработать, поэтому часто идут навстречу.

Иногда стоит связаться с заказчиком, если нужна, например, разгрузка и пусконаладка. В 80% случаев от вас этого не нужно, этим будут заниматься специалисты заказчика.

«Работать с Китаем можно и нужно»

— Сейчас ты работаешь с Китаем. Это сложно? Другая культура все-таки…

— К китайцам нужен особый подход. Они почему-то думают, что в России много денег, и сильно завышают цены. Нужно уметь с ними торговаться, это нереально жесткие торги. Если они предлагают товар по цене 1$ за единицу, то цену реально уронить до 20 центов за единицу.

Мои специалисты, прежде чем запрашивать какую-то позицию, анализируют и считают, с какой ценой мы можем пройти. Пишут китайцам и торгуются по две недели, чтобы снизить стоимость до приемлемой для нас. Потом начинают думать над логистикой и снова торговаться, сбивая цену уже на нее.

— В новостях часто мелькает, что не проходят платежи…

— Часто приходится выкручиваться. Например, переводить деньги с карты на карту, но это вредный совет. Мы уже долго работаем с Китаем, поэтому у нас знакомые китайцы, которые могут как-то помочь, допустим, с доставкой или оплатой. Они там как будто все родственники друг другу, как будто бы знают, что правильно сказать.

В двух словах — работать с Китаем можно, это реально и приятно, если найти общий язык с китайцами. Это рынок, на который стоит внимательно посмотреть, если вы еще с ним не работаете. Чтобы максимально выгодно проворачивать сделки, уходите от посредника, если работаете с ним.

— А как быть с языковым барьером?

— Языкового барьера нет, если вы относитесь к переговорам с юмором. Я разговариваю на школьном английском, как и мои коллеги из Китая. Иногда, конечно, не понимаем друг друга, но в целом это не проблема.

Мои сотрудники не разговаривают ни на английском, ни на китайском. Все переговоры — через обычный машинный переводчик. Он не искажает смысл предложений и хорошо переводит.

Фотография Екатерина Руделева Екатерина Руделева Автор статей
Подписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Подписка на самое важное из мира закупокПодписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Другие статьи

Все статьи
2 комментария
БГ
Борис Гусев Изменен 4 июня
Не ожидал тут такие "истории успеха" прочитать. Контур серьезный ресурс. Проверяйте, пожалуйста, такие "рассказы", а лучше конечно, не публиковать такое вообще. Есть же соцсети, где эта "лапша" килограммами...
Андрей Неганов 4 июня
Борис Гусев, здравствуйте. Спасибо за высказанное мнение. Мы рады быть площадкой, на которой профессионалы в сфере закупок обмениваются опытом друг с другом.

Такие истории мотивируют новичков продолжать путь в торгах, а опытных поставщиков — заходить в новые ниши. Команда Справочной открыта каждому, кому есть, чем поделиться.