Гайд по участию в закупках

Если вы впервые участвуете в закупках, наше руководство подскажет, с чего начать подготовку. Разбираем, кто ваши заказчики, где они размещают тендеры и как найти торги быстрее. Объясняем, как подать заявку и что делать после завершения закупки.

Анна Тресвятская Эксперт и автор статей

Что такое закупка

Компании, которые частично или полностью принадлежат государству, обязаны проводить тендеры на закупку товаров, работ и услуг. Закупки есть почти в любой сфере, в любом регионе. Деньги на них заложены в бюджете, а для малого бизнеса действуют квоты. Это хорошая возможность расширить бизнес.

Заказчик размещает закупки разными способами, в зависимости от того, по каким критериям будет отбирать поставщика. Также государство установило, что часть товаров можно закупать только аукционом.

Закупка, тендер — это форма размещения заказа на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Закупку проводит заказчик с помощью конкурентных или неконкурентных способов отбора поставщиков.

Закупки делят на три группы в зависимости от заказчиков:

• госзакупки по 44-ФЗ,
• тендеры по 223-ФЗ,
• коммерческие закупки.

Госзакупки по 44-ФЗ

Их проводят все государственные и муниципальные организации, которые живут за счет бюджета. Например, больницы, школы, детсады, городские администрации и т. д. 

Такие тендеры проходят по установленным государством правилам. Заказчик публикует план закупок, а после — уведомляет участников о начале тендеров или приглашает их к участию. Поставщики составляют и подают заявки на закупку: изучают извещение (приглашение), готовят необходимые документы и описывают свой товар, работу или услугу — продукция должна подойти под требования заказчика. 

Победителя определяют по самой низкой цене или по заранее озвученным критериям (цена, опыт,  квалификация и т. д.). Закупка завершена, когда контракт заключен, все обязательства исполнены, а исполнитель получил деньги. 

Тендеры по 223-ФЗ

Их проводят:

• компании с долей государственного имущества от 50%, их «дочки» и «внучки»;
• естественные монополии (нефтегазовые компании, РЖД и другие);
• организации, которые занимаются регулируемыми видами деятельности (энергетика, водоснабжение);
• бюджетные учреждения, которые организуют закупки за счет грантов, средств субподряда и собственных денег. 

223-ФЗ дает больше свободы действий. Например, организация может проводить закупки на любой электронной торговой площадке (ЭТП), устанавливать свои критерии отбора победителей и сроки проведения закупок. 

Исключение составляют только закупки у малого и среднего предпринимательства (МСП). Их могут проводить на федеральных ЭТП четырьмя способами: аукцион, конкурс, запрос котировок и предложений. 

Коммерческие закупки

Их проводят частные организации. Нет никаких специальных законов, ограничивающих действия коммерческих заказчиков. Они сами определяют правила проведения закупок и требования к поставщикам. Участники ориентируются на нормы Гражданского кодекса и положение о закупке коммерческого заказчика.

Проще всего зайти в закупки с самых регламентированных тендеров по 44-ФЗ. Государственные организации чаще проводят конкурентные процедуры — конкурсы, аукционы, запросы котировок.

Где и как искать закупки

Тендеры по 44-ФЗ обязательно публикуют в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). При этом электронные процедуры дублируют на одной из восьми федеральных электронных площадок: 

1. Сбербанк-АСТ

2. ZakazRF

3. Росэлторг

4. РТС-Тендер

5. Фабрикант

6. Российский аукционный дом

7. ЭТП ГПБ

8. ТЭК-Торг

Закупки по 223-ФЗ публикуют в ЕИС и на электронных площадках, которые соответствуют требованиям заказчика. Заказчик вправе не публиковать тендер в ЕИС, только если:

• цена закупки не превышает 100 000 руб.
• цена закупки не превышает 500 000 руб. и годовой оборот заказчика больше 5 млрд руб.

Коммерческие закупки публикуют по усмотрению заказчика на его собственном сайте или на коммерческих торговых площадках.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

Удобная шпаргалка

Несколько советов

• Прежде, чем принимать участие, проверьте, что ваши товары и услуги востребованы в регионе. Найдите закупки по своей отрасли, ОКПД2 или ключевым словам и посмотрите, много ли закупок, кто основные заказчики и конкуренты.
• Важно правильно подбирать тендеры в ЕИС, на ЭТП или в специальном сервисе — например, в Контур.Закупках. Пишите ключевые слова, которые соответствуют вашей нише, используйте гибкие фильтры — по цене, региону закупки и другим параметрам. Подробнее о том, где можно найти больше тендеров.
• Учитесь находить скрытые закупки: некоторые заказчики пытаются ограничить круг участников, но эти преграды можно обходить. Подробнее — в статье о серых схемах.
• Ищите планы-графики: из них можно узнать, на какой месяц заказчик запланировал интересные вам закупки.

Гибко настраиваем поиск тендеров из 300 источников. Помогаем работать с закупками, следить за изменениями в них, анализировать заказчиков и конкурентов.

Попробовать

Состав извещения о закупке

Извещение о закупке — набор документов, включающий все сведения о закупочной процедуре. Извещения об открытых тендерах доступны всем участникам. Извещения о закрытых закупках напрямую отправляют приглашаемым участникам, их нельзя публиковать в открытых источниках.

Извещение о закупке имеет определенную структуру. Коммерческие организации ориентируются на форму извещения на площадке и могут заполнять не все поля. Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны заполнять всю информацию, которая позволит поставщику определить, подходит ему закупка или нет.

Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ всегда указывают в извещении:

• Название закупки.
• Информацию о заказчике и его контактные данные.
• Начальную максимальную цену контракта (НМЦК) — предельное значение, обоснованное с помощью установленных методов.
• Обеспечение заявки — страховка на случай, если победитель закупки откажется подписывать контракт (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию и возможности заказчика).
• Обеспечение исполнения контракта — залог деньгами или в виде независимой гарантии, который предоставляет победитель закупки при заключении контракта. Его вносят, чтобы покрыть возможный ущерб заказчика, если поставщик некачественно исполнит или не исполнит свои обязательства (всегда для конкурсов и электронных аукционов по 44-ФЗ, для остальных процедур — по желанию заказчика).
• Порядок проведения тендера, в т. ч. даты подачи и рассмотрения заявок.
• Требования к поставщикам.
• Ограничения и преференции. Преимущества могут быть предоставлены субъектам малого и среднего предпринимательства, СОНКО, поставщикам продукции российского производства, предприятиям уголовно-исправительной системы, организациям инвалидов. Ограничения в основном связаны с поставками иностранных товаров (так называемый национальный режим). 
• Адрес ЭТП — для электронных закупок.

К извещению заказчики прикладывают документацию с описанием объекта закупки (техническим заданием) или спецификацией, проект контракта (договора), при необходимости форму заявки, обоснование НМЦК и обоснование самой закупки (для закупок по 223-ФЗ).

Тендер может состоять из одного или нескольких лотов. В каждом лоте указывают объект закупки, НМЦК, требование к обеспечению, время и место поставки. При участии в многолотовой закупке на каждый лот нужно подавать отдельную заявку.

Как подать заявку на участие

Подавляющее большинство закупок по 44-ФЗ и все конкурентные закупки среди малого и среднего бизнеса по 223-ФЗ проводят в электронном виде на электронной торговой площадке. Для участия нужно:

• получить сертификат электронной подписи в ФНС (на руководителя) или в любом аккредитованном удостоверяющем центре (на уполномоченного специалиста);
• зарегистрироваться в ЕИС и автоматически получить аккредитацию на восьми федеральных ЭТП;
• найти закупку, подготовить и подать на нее заявку.

Поможем на любом этапе участия в закупке — от подачи заявки до работы на торговой площадке.

Оставить заявку

Вот несколько рекомендаций от экспертов Контур.Закупок.

Следуйте требованиям заказчика

Все требования к поставщикам и конкретным характеристикам товаров прописаны в документах к закупке. Посмотрите, цена товара указана с НДС или без, обратите внимание на количество товара и единицы измерения параметров.

Следите за изменениями в документации и сроками подачи заявок

Заказчик может вносить изменения в закупку после размещения. Важно отслеживать их, чтобы случайно не отправить заявку по старой документации или в другое время. В Контур.Закупках вы автоматически будете узнавать об изменениях, если закупка сохранена в избранном.

Внимательно отнеситесь к оформлению заявки

Заказчик может отклонить заявку из-за того, что в ней не хватает каких-то документов, не указаны точные характеристики и страна происхождения товара или предоставлена недостоверная информация. Почитайте, какие документы нужно приложить к заявке.

Заложите время на дополнительные процедуры

Заранее получите сертификат электронной подписи или пройдите предквалификацию на ЭТП, если участвуете в закупках по постановлению № 2571.

У вас есть право подать запрос на разъяснения заказчику или жаловаться в ФАС, если документация не соответствует требованиям закона или заказчик необоснованно отклонил вашу заявку.

Если не получается пройти аккредитацию, заказчик отклонил заявку или попалась сложная закупка с объемной документацией, обратитесь к специалистам по сопровождению.

Результаты торгов

Если вы победили, подпишите контракт в установленный законом срок. 

Если вы не победили, изучите результаты в итоговом протоколе закупки:

• сколько было участников,
• какую цену они предлагали,
• на сколько % снизилась цена.

Если участвовали в закупке по 44-ФЗ, то сможете узнать победителя после того, как заказчик заключит с ним контракт и опубликует документ в ЕИС. Узнав победителя, выясните, как часто он выигрывает закупки этого заказчика, конкурентную ли цену предлагает, нет ли сговора. Если есть подозрения, на закупки этого заказчика можно больше не терять время. 

В конкурсе анализ закупки поможет понять, по каким критериям вы проиграли, чего вам не хватило для победы: опыта, квалифицированных кадров, материально-технических ресурсов? Это поможет скорректировать стратегию участия в следующих тендерах.

Все участники тендера по 44 и 223-ФЗ могут обжаловать в ФАС его итоги — в течение пяти и десяти дней соответственно после объявления результатов. Итоги закупки аннулируют, если обнаружат серьезные нарушения.