Менеджер по тендерам — сложная и перспективная профессия, которая требует постоянного развития. Работодатели держатся за успешных менеджеров и хорошо оплачивают их работу. Рассказываем, как тендерным специалистам поддерживать профессиональный уровень.
Какие обязанности у менеджера по тендерам
Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:
- Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
- Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
- Изучать практику ФАС и судов.
- Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.
Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.
Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.
Найдите закупку мечты — в пару кликов
Какой распорядок дня у тендерного специалиста
Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.
Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.
Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.
Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:
- Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
- Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
- Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
- Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
- Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
- Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
- Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
- Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
- ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.
Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.
Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.
Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.
Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.
Как отчитываются менеджеры по тендерам
Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.
В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.
Когда и где учиться менеджеру по тендерам
Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.
Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015
Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.
Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.
Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:
- торговые площадки,
- госведомства,
- образовательные центры,
- учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.
Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.
Где специалисту по тендерам искать полезную информацию
Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:
- справочно-правовые системы,
- блоги экспертов,
- форумы специалистов по закупкам,
- подписка на журналы о госзаказе,
- участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».
За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Закупки регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.
Особый источник информации - база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.
Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:
- Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
- Выберите вид поиска — «Поиск по делам».
-
Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.
-
Укажите остальные параметры поиска, если они известны.
-
Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.
Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:
- ИНН и названию заказчика,
- наименованию подразделения ФАС,
- названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
- реквизитам закупки.
Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.
Возьмите за правило проверять принципиально важную информацию в официальных источниках. Например, если в одном из телеграм-каналов прошла шок-новость об изменении закона, зайдите на официальный интернет-портал правовой информации или в справочно-правовую систему и убедитесь, что закон действительно изменен.
У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.
Инструменты для продуктивного участия в торгах
Чек-лист менеджера по тендерам
- отслеживать изменения в законе;
- заранее обновлять ЭП;
- вовремя оплачивать услуги ЭТП;
- отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
- не пропускать начало торгов;
- успевать обжаловать закупку;
- вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
- оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
- вовремя подписывать контракт;
- не нарушать срок исполнения контракта;
- находить новые закупки;
- успевать подавать заявки в срок;
- оперативно готовить обеспечение заявки;
- повышать квалификацию;
- вовремя продлевать подписки на новые закупки;
- своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.
Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
