Менеджер по тендерам — сложная и перспективная профессия, которая требует постоянного развития. Работодатели держатся за успешных менеджеров и хорошо оплачивают их работу. Рассказываем, как тендерным специалистам поддерживать профессиональный уровень.
Какие обязанности у менеджера по тендерам
Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:
- Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
- Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
- Изучать практику ФАС и судов.
- Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.
Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.
Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.
Найдите закупку мечты — в пару кликов
Какой распорядок дня у тендерного специалиста
Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.
Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.
Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.
Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:
- Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
- Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
- Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
- Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
- Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
- Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
- Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
- Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
- ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.
Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.
Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.
Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.
Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.
Как отчитываются менеджеры по тендерам
Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.
В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.
Когда и где учиться менеджеру по тендерам
Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.
Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015
Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.
Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.
Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:
- торговые площадки,
- госведомства,
- образовательные центры,
- учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.
Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.
Поможем начинающим и опытным поставщикам на любом этапе торгов: от анализа закупки до участия в аукционе и подписания контракта.
Где специалисту по тендерам искать полезную информацию
Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:
- справочно-правовые системы,
- блоги экспертов,
- форумы специалистов по закупкам,
- подписка на журналы о госзаказе,
- участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».
За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Закупки регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.
Особый источник информации - база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.
Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:
- Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
- Выберите вид поиска — «Поиск по делам».
-
Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.
-
Укажите остальные параметры поиска, если они известны.
-
Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.
Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:
- ИНН и названию заказчика,
- наименованию подразделения ФАС,
- названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
- реквизитам закупки.
Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.
Возьмите за правило проверять принципиально важную информацию в официальных источниках. Например, если в одном из телеграм-каналов прошла шок-новость об изменении закона, зайдите на официальный интернет-портал правовой информации или в справочно-правовую систему и убедитесь, что закон действительно изменен.
У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.
Инструменты для продуктивного участия в торгах
Чек-лист менеджера по тендерам
- отслеживать изменения в законе;
- заранее обновлять ЭП;
- вовремя оплачивать услуги ЭТП;
- отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
- не пропускать начало торгов;
- успевать обжаловать закупку;
- вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
- оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
- вовремя подписывать контракт;
- не нарушать срок исполнения контракта;
- находить новые закупки;
- успевать подавать заявки в срок;
- оперативно готовить обеспечение заявки;
- повышать квалификацию;
- вовремя продлевать подписки на новые закупки;
- своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.
Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
