С 2022 участники электронных закупок должны закрывать контракты через ЕИС. Переход на электронную систему приемки вызвал у поставщиков немало вопросов. В статье рассказываем о порядке электронного актирования и разбираемся в нюансах цифровизации закупок.
Что такое электронное актирование
Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.
Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.
Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам
Для кого электронная приемка обязательна
С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ). Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».
Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.
Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).
|
Обязательно применять с января 2022 |
Право применения |
Не применяют |
|
Во всех электронных закупках, кроме контрактов, заключенных по п.5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. |
- В контрактах, заключенных по извещениям до 1 января 2022. - В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. - В контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов. |
Закупки малого объема |
Как и в какие сроки проходит электронное актирование
Готовимся к приемке
Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.
Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.
Заполняем документ о приемке
Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.
- В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
- Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.
Документ о приемке содержит:
- идентификационный код закупки (ИКЗ);
- название и местонахождение заказчика;
- наименование объекта закупки;
- реквизиты поставщика;
- наименование ТРУ и место их поставки;
- указание страны происхождения товара;
- количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
- стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
- другую информацию, которая не противоречит единой форме.
К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.
-
Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) - система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.
Ждем ответа заказчика и реагируем
Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:
- Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
- Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
- Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.
Некоторые особенности электронного актирования
Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.
Единые правила оформления
Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.
Возможность подписывать несколько актов на одном этапе
Такая позиция указана в Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.
Формы актов в отдельных сферах деятельности
В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.
Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в ЕИС.
Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).
Плюсы и минусы электронного актирования
Преимущества электронной приемки очевидны:
- меньше бумажного документооборота;
- поставщики быстрее получают оплату по контракту;
- риск потери важных документов сводится к минимуму;
- проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.
Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:
- нельзя использовать типовые условия контрактов;
- сложно редактировать ошибки в первичных документах;
- нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.
Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам
Ошибки при актировании и как их избежать
Вопросы по электронной приемке возникают у поставщиков до сих пор. Рассказываем о самых частых ошибках при актировании и объясняем, как выйти из неприятных ситуаций.
Техническая ошибка «CreateObjectAsync»
Описание
Поставщик зашел в ЕИС, прикрепил документы, указал все, что необходимо. Затем нажал кнопку «Подписать» и увидел ошибку «Cannot read properties of undefined (reading 'CreateObjectAsync')».
Решение
Ошибка появляется у тех, кто использует Яндекс.Браузер. Если вы планируете и дальше работать в этой программе, нужно выполнить дополнительные настройки.
- Скачайте Яндекс.Браузер по ссылке.
- В Яндекс.Браузере зайдите в раздел «Настройки» — «Системные». Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
- Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
- Перезапустите браузер и повторите подписание в ЕИС.
Работа в разных системах
Описание
Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.
Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.
Решение
Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.
Пример из контракта
«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронный структурированный Документ о приемке, а также информацией в соответствии с пунктом 4.10 статьи «Порядок приемки товара», посредством использования Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков» https://zakupki.mos.ru»
Если ошибка уже случилась:
- Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», то повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.
- После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.
- Подпишите акты через ЕИС.
Несовпадение информации в акте с контрактом
Описание
Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.
После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.
Решение
Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, то создайте документ-исправление в ЕИС.
Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.
Некорректный выбор документа о приемке
Описание
Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, то заказчик его отклонит.
Решение
Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.
Пример из контракта
«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с подпунктом «а» п.1 ч.2 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать...»
В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).
Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.
У сотрудника нет прав доступа
Описание
Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.
Решение
Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки. Для этого нужно:
- Выдать доверенность на формирование и подписание документов о приемке сотрудником от лица руководителя. Шаблон доверенности доступен по ссылке.
- Добавить сотрудника в компанию на Госуслугах. Для этого зайдите на портал от имени руководителя и следуйте инструкции.
- Выдать права доступа сотруднику в ЕИС. Зайти в раздел личного кабинета ЕРУЗ «Пользователи организации».
- Настроить права доступа при работе с документами о приемке и корректировочными документами в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта».
- Указать в основании доверенность, которая дает сотруднику права на подписание закрывающих документов.
2. В списке контрактов хорошо бы видеть Заказчика, иначе каждый раз приходится лезть в контракт и смотреть его номер, чтобы найти его в общем списке. 3. Нужна функция сохранения печатной формы документа о приемке на компьютер. 4. При распечатывании эта форма печати не помещается целиком на лист по горизонтали, да и по вертикали с дикими пробелами растягивается на 4 листа при любых форматированиях.
1. поставщики получают деньги значительно позже, так как 20 дней рассматриваются закрывающие документы, что при сегодняшней нестабильной обстановке просто недопустимо;
2. сама система работает весьма криво, требует много ручной работы, последующих корректировок, загрузка документов требует значительных затрат времени;
3. по сути это дополнительная нагрузка на поставщика, так как документы все равно делаются на бумаге, сканируются и крепятся плюс к тому нужно еще потратить время на танцы с бубном вокруг постоянно сбоящей ЕИС;
4. более-менее работает только под IE, что в нынешней ситуации вообще настораживает.
Вывод такой: предприниматель должен заниматься предпринимательской деятельностью (поставлять товары, оказывать услуги), а решение вопросов что, как и куда заносить и разносить - задача заказчика. Тем более, что он и так это в итоге делает. Зачем при этом дополнительно отнимать время у поставщика абсолютно непонятно. Мы также можем отправить сканы документов заказчику и он прикрепит их куда надо...
Так же нельзя сохранить банковские реквизиты, повышается вероятность ошибки. Нет разделения по категориям контрактов-они просто сплошным списком