Электронное актирование в 2023

С 2022 участники электронных закупок должны закрывать контракты через ЕИС. Переход на электронную систему приемки вызвал у поставщиков немало вопросов. В статье рассказываем о порядке электронного актирования и разбираемся в нюансах цифровизации закупок.

Михаил Плющенко Автор статей

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.

Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

Задайте вопрос экспертам в закупках. Ответим с опорой на практику и закон

Сэкономить время

Для кого электронная приемка обязательна

С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ). Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в  статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».

Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.

Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).

Как и в какие сроки проходит электронное актирование

Готовимся к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.

Заполняем документ о приемке

Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.

1. В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
2. Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

   Документ о приемке содержит:

   • идентификационный код закупки (ИКЗ);
   • название и местонахождение заказчика;
   • наименование объекта закупки;
   • реквизиты поставщика;
   • наименование ТРУ и место их поставки;
   • указание страны происхождения товара;
   • количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
   • стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
   • другую информацию, которая не противоречит единой форме.

   К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.

3. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) - система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Ждем ответа заказчика и реагируем

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:

• Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
• Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
• Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Некоторые особенности электронного актирования

Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин в  письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Такая позиция указана в  Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в  ЕИС.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и  объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).

Плюсы и минусы электронного актирования

Преимущества электронной приемки очевидны:

• меньше бумажного документооборота;
• поставщики быстрее получают оплату по контракту;
• риск потери важных документов сводится к минимуму;
• проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

• нельзя использовать типовые условия контрактов;
• сложно редактировать ошибки в первичных документах;
• нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.

Задайте вопрос экспертам в закупках. Ответим с опорой на практику и закон

Сэкономить время

Ошибки при актировании и как их избежать

Вопросы по электронной приемке возникают у поставщиков до сих пор. Рассказываем о самых частых ошибках при актировании и объясняем, как выйти из неприятных ситуаций.

Техническая ошибка «CreateObjectAsync»

Описание

Поставщик зашел в ЕИС, прикрепил документы, указал все, что необходимо. Затем нажал кнопку «Подписать» и увидел ошибку «Cannot read properties of undefined (reading 'CreateObjectAsync')».

Решение

Ошибка появляется у тех, кто использует Яндекс.Браузер. Если вы планируете и дальше работать в этой программе, нужно выполнить дополнительные настройки.

1. Скачайте Яндекс.Браузер по ссылке.
2. В Яндекс.Браузере зайдите в раздел «Настройки» — «Системные». Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
3. Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
4. Перезапустите браузер и повторите подписание в ЕИС.

Работа в разных системах

Описание

Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.

Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.

Решение

Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.

Пример из контракта

«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронный структурированный Документ о приемке, а также информацией в соответствии с пунктом 4.10 статьи «Порядок приемки товара», посредством использования  Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков» https://zakupki.mos.ru»

Если ошибка уже случилась: 

1. Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», то повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.
2. После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.
3. Подпишите акты через ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Описание

Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.

После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.

Решение

Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, то создайте документ-исправление в ЕИС.

Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.

Некорректный выбор документа о приемке

Описание

Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, то заказчик его отклонит.

Решение

Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.

Пример из контракта

«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с подпунктом «а» п.1 ч.2 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать...»

В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).

Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.

У сотрудника нет прав доступа

Описание

Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.

Решение

Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки. Для этого нужно:

1. Выдать доверенность на формирование и подписание документов о приемке сотрудником от лица руководителя. Шаблон доверенности доступен по ссылке.
2. Добавить сотрудника в компанию на Госуслугах. Для этого зайдите на портал от имени руководителя и следуйте инструкции.
3. Выдать права доступа сотруднику в ЕИС. Зайти в раздел личного кабинета ЕРУЗ «Пользователи организации».
4. Настроить права доступа при работе с документами о приемке и корректировочными документами в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта».
5. Указать в основании доверенность, которая дает сотруднику права на подписание закрывающих документов.

Поможем на каждом этапе закупки

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Попробовать