Электронное актирование по 44‑ФЗ в 2025 году: правила и нюансы

Уже больше трех лет участники электронных закупок должны закрывать контракты через ЕИС. Время идет, но у поставщиков по-прежнему возникают вопросы по этой процедуре. Рассказываем, как успешно пройти электронную приемку и получить оплату по контракту.

Михаил Плющенко Автор статей

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 года процесс приемки стал электронным.

Сейчас поставщик при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

Для кого электронная приемка обязательна

Актирование в ЕИС обязательно при исполнении контрактов в любых открытых и закрытых электронных закупках, кроме закупок отдельных заказчиков по ч. 13 ст. 94 44-ФЗ. Исключение касается закрытых тендеров силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство.

Заказчики и поставщик также обязаны обменяться электронными документами о приемке, если:

• Проводится закупка «с полки» по ч. 12 ст. 93 44-ФЗ. Она тоже относится к электронным процедурам.

• После несостоявшейся электронной закупки заключают контракт с едпоставщиком на основании п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. Дело в том, что по правилам 44-ФЗ контракт заключают на условиях извещения. Поскольку условия о порядке приемки обязательно указываются в проекте контракта, а проект контракта — это приложение к извещению, в проекте контракта будет предусмотрено условие об электронном актировании (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 З 44-ФЗ);

• Проводится закупка в случаях, предусмотренных ч. 2.1 и 2.3 ст. 15 46-ФЗ;

• Контракт заключают в ЕИС по ч. 14 ст. 93 44-ФЗ.

Поставщики Москвы и Московской области проходят актирование через иные порталы: 

• ПИК ЕАСУЗ, 

• Портал Поставщиков, 

• Модуль исполнения контрактов.

На них данные формируются в первую очередь, а затем автоматически переносятся для подписания в ЕИС.

Реклама 16+

Возьмем участие в закупках на себя

От регистрации в ЕИС и поиска тендеров до заключения контрактов и решения юридических вопросов

Узнать больше

Этапы и сроки электронного актирования

Разберем каждый этап в отдельности. 

Подготовка к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и, при необходимости, доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приемке

У нас есть подробная статья-инструкция по прохождению электронного актирования. Здесь же кратко опишем основные процессы.

1. В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.

2. Часть данных «подтянутся» в документ автоматически. Заполнить предстоит лишь отдельные поля:

• Порядковый номер документа — либо контракта, либо номер, который присвоен во внутреннем документообороте компании (учетной системе).

• Информацию о платежно-расчетном документе — номер счета на оплату, а также сумму платежа.

Документ о приемке содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);

• название и местонахождение заказчика;

• наименование объекта закупки;

• реквизиты поставщика;

• наименование ТРУ и место их поставки;

• страну происхождения товара;

• количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;

• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;

• другую информацию, которая не противоречит единой форме.

3. К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Например, лицензии, допуски, сертификаты качества и прочее. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, приоритет будет у электронного акта.

4. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) — система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

С прохождением электронного актирования помогают специалисты Контур.Закупок. Эксперты запросят и проверят сведения по контракту, сформируют и заполнят электронные документы о приемке и помогут подготовить корректировочные документы — об этом расскажем далее. Узнать об услуге подробнее можно на нашей странице.  

Взаимодействие с заказчиком

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней с даты направления документов в ЕИС (п. 4. ч. 13 ст. 94 44 ФЗ). 

Заказчик может:

• Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

• Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.

• Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности электронного актирования

До сих пор отработаны не все нюансы электронного актирования. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой (письмо Минфина от 11.01.2022 № 24-03-05/396).

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть. Позиция отражена в Письме Казначейства от 8.02.2022 № 14-00-05/2543.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в ЕИС. Возможности сервиса описаны в письме Казначейства от 13.09.2021 № 07-04-05/14-21918.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог и объектов капстроительства (письма Минтранса от 27.12.2021 № Д2/32814-ИС и Минстроя от 30.12.2021 № 58202-СМ/09).

Один сервис для работы с тендерами

Подбирайте закупки с 440+ ЭТП России и СНГ. Оценивайте конкуренцию и шансы на победу. Проверяйте заказчиков на надежность и планируйте участие на доске задач.

Попробовать бесплатно

Плюсы и минусы электронного актирования

Преимущества электронной приемки очевидны:

• меньше бумажного документооборота;

• поставщики быстрее получают оплату по контракту;

• риск потери важных документов сводится к минимуму;

• проще готовить отчетность, т. к. документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

• нельзя использовать типовые условия контрактов;

• сложно редактировать ошибки в первичных документах.

Ошибки при актировании и как их избежать

Разберем самые частые ошибки при актировании и объясним, как выйти из неприятных ситуаций.

Работа в разных системах

Описание. Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.

Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.

Решение. Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.

Пример из контракта: 

«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронным структурированным Дкументом о приемке, а также информацией в соответствии с п. 4.10 ст. «Порядком приемки товара», посредством использования Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков».

Если ошибка уже случилась: 

1. Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.

2. После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.

3. Подпишите акты через ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Описание. Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.

После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.

Решение. Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, создайте документ-исправление в ЕИС.

Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.

Реклама 16+

Возьмем участие в закупках на себя

От регистрации в ЕИС и поиска тендеров до заключения контрактов и решения юридических вопросов

Узнать больше

Некорректный выбор документа о приемке

Описание. Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, заказчик его отклонит.

Решение. Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.

Пример из контракта: 

«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с пп. «а» п. 1 ч. 2 ст. 51 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать...»

В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).

Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.

У сотрудника нет прав доступа

Описание. Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.

Решение. Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки и сформировать на это электронную, или машиночитаемую доверенность (МЧД). 

Общий порядок действий такой: 

1. Добавить сотрудника в компанию на Госуслугах. 

2. Зарегистрировать сотрудника в ЕИС. 

3. Настроить сотруднику права доступа при работе с документами о приемке и корректировочными документами.

4. Указать доверенность в качестве основания передачи прав. ЕИС автоматически предложит сформировать доверенность. 

5. Пройти последующие этапы оформления МЧД и завершить процесс передачи прав.

Подробнее о выпуске электронной доверенности рассказали в развернутой статье-инструкции.

Рекомендуем изучить другие статьи о работе в ЕИС

• Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция для поставщика

• Как оформить МЧД для участия в закупках

• Цифровой контракт по 44‑ФЗ в вопросах и ответах