Электронное актирование в 2023

14 марта 2023 126 161 29

С 2022 участники электронных закупок должны закрывать контракты через ЕИС. Переход на электронную систему приемки вызвал у поставщиков немало вопросов. В статье рассказываем о порядке электронного актирования и разбираемся в нюансах цифровизации закупок.

Фотография Михаил Плющенко Михаил Плющенко Автор статей

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.

Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Для кого электронная приемка обязательна

С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ). Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в  статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».

Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.

Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).

Обязательно применять с января 2022

Право применения

Не применяют

Во всех электронных закупках, кроме контрактов, заключенных по п.5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.

- В контрактах, заключенных по извещениям до 1 января 2022.

- В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.

- В контрактах с единственным

поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.

Закупки малого объема

Как и в какие сроки проходит электронное актирование

Готовимся к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.

Заполняем документ о приемке

Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.

  1. В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
  2. Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

    Документ о приемке содержит:

    • идентификационный код закупки (ИКЗ);
    • название и местонахождение заказчика;
    • наименование объекта закупки;
    • реквизиты поставщика;
    • наименование ТРУ и место их поставки;
    • указание страны происхождения товара;
    • количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
    • стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
    • другую информацию, которая не противоречит единой форме.

    К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.

  3. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) - система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Ждем ответа заказчика и реагируем

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:

  • Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
  • Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
  • Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Некоторые особенности электронного актирования

Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин в  письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Такая позиция указана в  Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в  ЕИС.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и  объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).

Плюсы и минусы электронного актирования

Преимущества электронной приемки очевидны:

  • меньше бумажного документооборота;
  • поставщики быстрее получают оплату по контракту;
  • риск потери важных документов сводится к минимуму;
  • проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

  • нельзя использовать типовые условия контрактов;
  • сложно редактировать ошибки в первичных документах;
  • нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Ошибки при актировании и как их избежать

Вопросы по электронной приемке возникают у поставщиков до сих пор. Рассказываем о самых частых ошибках при актировании и объясняем, как выйти из неприятных ситуаций.

Техническая ошибка «CreateObjectAsync»

Описание

Поставщик зашел в ЕИС, прикрепил документы, указал все, что необходимо. Затем нажал кнопку «Подписать» и увидел ошибку «Cannot read properties of undefined (reading 'CreateObjectAsync')».

Решение

Ошибка появляется у тех, кто использует Яндекс.Браузер. Если вы планируете и дальше работать в этой программе, нужно выполнить дополнительные настройки.

  1. Скачайте Яндекс.Браузер по ссылке.
  2. В Яндекс.Браузере зайдите в раздел «Настройки» — «Системные». Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
  3. Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
  4. Перезапустите браузер и повторите подписание в ЕИС.

Работа в разных системах

Описание

Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.

Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.

Решение

Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.

Пример из контракта

«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронный структурированный Документ о приемке, а также информацией в соответствии с пунктом 4.10 статьи «Порядок приемки товара», посредством использования  Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков» https://zakupki.mos.ru»

Если ошибка уже случилась: 

  1. Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», то повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.
  2. После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.
  3. Подпишите акты через ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Описание

Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.

После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.

Решение

Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, то создайте документ-исправление в ЕИС.

Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.

Некорректный выбор документа о приемке

Описание

Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, то заказчик его отклонит.

Решение

Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.

Пример из контракта

«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с подпунктом «а» п.1 ч.2 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать...»

В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).

Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.

У сотрудника нет прав доступа

Описание

Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.

Решение

Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки. Для этого нужно:

  1. Выдать доверенность на формирование и подписание документов о приемке сотрудником от лица руководителя. Шаблон доверенности доступен по ссылке.
  2. Добавить сотрудника в компанию на Госуслугах. Для этого зайдите на портал от имени руководителя и следуйте инструкции.
  3. Выдать права доступа сотруднику в ЕИС. Зайти в раздел личного кабинета ЕРУЗ «Пользователи организации».
  4. Настроить права доступа при работе с документами о приемке и корректировочными документами в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта».
  5. Указать в основании доверенность, которая дает сотруднику права на подписание закрывающих документов.

Поможем на каждом этапе закупки

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Реклама 16+. ООО «Сертум-Про».

Фотография Михаил Плющенко Михаил Плющенко Автор статей
Подписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Подписка на самое важное из мира закупокПодписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Другие статьи

Все статьи
29 комментариев
ГГ
Георгий Глебов 20 октября 2023
Можно ли разместить документ о приемке более ранней датой? К примеру не датой, указанной в бумажной форме акта (пример: 31.10.2023 г.), а более ранней - 27.10.2023 г.? Или данные действия будут являться нарушением, в следствие чего поставщик не сможет подписать документо приемке и будет вынужден его отклонить?
ДС
Денис Середин 4 сентября 2023
Здравствуйте!
Как в соответствии с законодательством по 44-ФЗ обжаловать мотивированный отказ заказчика от приёмки товара?
ТС
Татьяна Старчева Изменен 29 марта 2023
Добрый день.
"После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой."
- подскажите, сколько максимально дней (календарных/рабочих) дается Поставщику/Исполнителю на формирование в ЕИС документы о приемки с момента Поставки Товара/Оказания Услуг?
ДП
Дмитрий Пищур 16 января 2023
Сейчас 16 января 2023 и не активно меню создания документа о приемки в https://eruz.zakupki.gov.ru/ за декабрь 2022 г. Возможно срок нарушен - но такое же положение в 2022 году если была просрочка - можно было создать документ..... В чем причина, как создать документ?
ОГ
Оксана Горланова 17 августа 2022
Добрый день, наше учреждение "заказчик" не подписало закрывающие документы на ЕИС и оплатило подрядчику за работы , это нарушение ? Подскажите как можно исправить если нарушение. Спасибо
ЮЛ
Юрий Ли 21 июня 2022
Доброго времени суток! Подскажите пожалуйста, если акт приёмки подписан в бумажном формате, а в еис заказчик не подписывает и говорит что у него есть 20 дней, то с какого дня нужно считать день подписания со дня подписанного бумажного акта или же когда подпишут в еис? Но в еис я подгрузить КС2 и КС3 с их подписями
МЛ
Маргарита Луц 14 июля 2022
Юрий Ли, тот же вопрос!из статьи я так поняла,что с момента подписания в ЕИС (((
ЕБ
Евгений Быков 2 июня 2022
Настроили Яндекс - все работает быстро. Но из-за несовершенства системы сталкнулись с проблемой. Из-за того что нельзя редактировать цену услуги, а только количество - то нельзя например закрыть обязательства которые выполнены с уменьшающим к-том. Например 1 ребенок если ходил в садик закрывается по цене 500 рублей за 1 детодень, а если болел, то с к-том 0,6, так вот, ЕИС не позволяет уменьшить цену, а дает указывать только 500, отчего невозможно сформировать корректные документы и получить оплату. Пока пишем в ТП.
М
Марина 26 мая 2022
Не понятны сроки - 20 дней? А если это продукты питания, которые проходят через Меркурий? Ведь гашение в Меркурии, которое по закону должны провести в течение суток, фактически подтверждает получение товара? Если это скоропортящиеся продукты и они их использовали в течение 7-10дней?
П
Это электронное актирование почему то не отменяет бумажный документооборот. Например, в контракте сказано п. 5.5. К документу о приемке, предусмотренному п 5.4 Контракта (это как раз и есть структурированный документ в ЕИС), Подрядчик направляет в адрес Заказчика акт приемки выполненных работ формы КС-2, справку выполненных работ формы КС-3, комплект исполнительной документации на бумажном носителе и в электронном виде. Получается кроме обычных бумажных документов, которые никто не отменял, прибавляется ещё и электронный акт в ЕИС.
ТУ
Тимур Уразбахтин Изменен 20 апреля 2022
Согласен с предыдущими комментариями, что яндекс браузер выдает ошибку при подписании. Верно и медленно работает только эксплоер.
Так же нельзя сохранить банковские реквизиты, повышается вероятность ошибки. Нет разделения по категориям контрактов-они просто сплошным списком