Как оформить МЧД для работы в закупках. Пошаговая инструкция

Часто в тендерах от имени компании участвует не руководитель, а сотрудники. До 1 сентября 2023 года они работали в ЕИС и на ЭТП с сертификатами юрлица. Теперь УЦ выдают только сертификаты физлиц, к которым нужна МЧД для подтверждения полномочий. Рассказываем, как выпустить электронную доверенность на сотрудника и передать ему права на работу в закупках.

Андрей Неганов Автор Справочной

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, которую руководитель выдает сотруднику на совершение действий от имени компании. Например, на подписание контрактов.

До 1 сентября 2023 года сотрудники подписывали документы квалифицированной электронной подписью с реквизитами организации и прикладывали бумажную доверенность от руководителя. Сертификат юрлица содержит сведения и о компании, и о сотруднике.

С 1 сентября начался переход на новую модель работы с электронными документами. Теперь для подписания сотруднику нужна КЭП физлица и МЧД. Сертификат физлица содержит только персональные данные сотрудника, а МЧД позволяет подтвердить связь с компанией и право действовать от ее имени.

До 1 сентября 2024 года подписывать документы можно двумя способами — КЭП сотрудника с письменной доверенностью или КЭП физлица с МЧД. Как только срок уже выпущенных сертификатов сотрудника и переходный период завершатся, электронная доверенность станет обязательной.

Пять изменений в работе с электронной подписью

Особенности электронной доверенности

МЧД представляет собой XML-файл, который может быть прочитан программой. Электронную доверенность для участия в закупках с 1 октября 2023 года можно выпустить только в государственных информационных системах (ГИС) — ЕИС или Торги. Руководитель организации или лицо с соответствующим правом формирует доверенность на сотрудника в личном кабинете информационной системы и подписывает своей КЭП.

МЧД содержит:

• информацию о доверенности: ее название, уникальный номер и срок действия;
• данные доверителя (например, руководителя) — кто передает полномочия;
• данные представителя (сотрудника) — кому передают полномочия;
• список полномочий, которые должен получить представитель;
• сведения о праве представителя передавать полномочия (передоверие) — например, выпускать МЧД другим сотрудникам;
• данные сертификата, которым подписана доверенность.

Все доверенности, которые используют для участия в закупках, формируются в соответствии с единым форматом Минцифры и хранятся в реестре доверенностей ЕИС. Применять такие МЧД можно только в ГИС ЕИС, Торги и на электронных площадках. Доверенности, созданные в других информационных системах, на момент публикации статьи нельзя использовать для участия в закупках.

В случае смерти, банкротства или ликвидации бизнеса, а также увольнения доверенность действует, пока ее не отметит руководитель или лицо, обладающее универсальными полномочиями — администратор. Об этом далее.

Срок действия МЧД не продлевается автоматически. Уведомление о том, что доверенность скоро прекратит действовать, поступит в личный кабинет ЕИС.

Поможем оформить МЧД для участия в закупках

Как выпустить МЧД в ЕИС

В ЕИС есть три основные роли:

• руководитель, который действует без доверенности;
• администратор — сотрудник компании, который выдает полномочия другим сотрудникам;
• пользователи — остальные сотрудники организации. 

Выпустить МЧД в ЕИС можно при назначении прав. Если руководитель не хочет самостоятельно выпускать доверенности, он должен сформировать МЧД с правом передоверия на сотрудника — назначить администратора. 

Администратор не может передавать права, которыми сам не наделен. При отзыве доверенности администратора все выданные им МЧД прекращают действовать.

Рассмотрим формирование доверенности на участие в закупках по 44-ФЗ. Электронную доверенность по 223-ФЗ можно сформировать аналогичным образом с незначительными отличиями в формах выпуска.

Этап 1. Выбор сотрудника и выдача прав

Перейдите в личный кабинет ЕИС. В разделе «Администрирование» выберите вкладку «Пользователи». Откроется окно с зарегистрированными сотрудниками. Найдите в списке сотрудника, которому хотите передать права, и нажмите на ⋮

Откроется всплывающее меню. Перейдите во вкладку «Права доступа пользователя».

Теперь нужно выбрать одно или несколько прав, которые хотите передать сотруднику. Не для всех полномочий нужна доверенность. Права, для передачи которых требуется МЧД, система выделяет синей точкой. 

При появлении в ЕИС новых полномочий нужно будет выпускать на них новые доверенности

Например, вы хотите доверить сотруднику подписание документов о приемке. Отметьте галочкой соответствующее право в системе. 

Выбранное право предполагает варианты полномочий. Выберите нужные в выпадающем меню.

В поле «Основание полномочий (доверия) для подписания документа о приемке» введите «доверенность». Описанные действия нужно совершить для каждого выбранного права.

После выбора всех нужных прав нажмите на кнопку «Сохранить».

Откроется карточка сотрудника с выбранными правами доступа. Эту информацию система разместит в ЕРУЗ. Подтвердите, что соглашаетесь на подписание и размещение сведений. Для этого поставьте галочку в соответствующем поле и затем нажмите на «Подписать и разместить».

Этап 2. Формирование доверенности

Если среди выбранных прав оказались те, на которые нужна доверенность, ЕИС автоматически предложит сформировать МЧД. Система дает три сценария на выбор:

1. Выдать доверенность.
2. Выдать иной документ, подтверждающий полномочия. Об этом ниже.
3. Пропустить выдачу доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия. Это можно сделать до 1 сентября 2024 года, в переходный период.

Закон допускает передачу прав на работу с закупками на основании НПА, внутренних приказов и регламентов. Поэтому вместо МЧД в ЕИС можно «выдать иной документ, подтверждающий полномочия». При выборе этого сценария дальнейший порядок действий тот же, что и при выпуске МЧД. Единственное отличие — перед подписанием формы нужно прикрепить документ, подтверждающий передачу полномочий.

Для выпуска МЧД выберите соответствующий сценарий и нажмите «Далее».

Система создаст проект доверенности и заполнит практически все поля. Большинство сведений «подтянется» в проект на основании данных, которые указывали при регистрации компании, руководителя и уполномоченных лиц.

Самостоятельно необходимо заполнить поля трех разделов:

• основные сведения о доверенности,
• сведения о представителе,
• удостоверение личности (представителя).

В разделе «Основные сведения о доверенности» заполните срок действия МЧД и выберите во всплывающем меню статус доверенности — с правом или без права передоверия. Если отказаться от передоверия, сотрудник не сможет назначать выданные ему полномочия коллегам.

В разделе «Сведения о представителе» заполните дату рождения, СНИЛС и ИНН уполномоченного сотрудника.

В разделе «Удостоверение личности» введите информацию о документе. Если это паспорт, укажите его серию и номер, дату и место выдачи, код подразделения и срок действия.

Этап 3. Подписание и размещение доверенности

Убедитесь, что все сведения заполнены верно. После нажмите на кнопку «Сохранить и подписать».

Согласитесь на размещение доверенности в реестре. Нажмите на кнопку «Разместить».

Система покажет полностью заполненный проект сформированной МЧД. Повторно согласитесь на подписание и размещение доверенности — поставьте галочку в конце проекта и нажмите на «Подписать».

Доверенность сформирована. Созданная МЧД будет храниться в реестре.

Доверенность можно распечатать и скачать для проверки сведений в форматах pdf и xml.

Как проверить наличие МЧД

Руководитель (администратор) организации может видеть все доверенности, сформированные в компании. Сотруднику по умолчанию доступны только те доверенности, где он представитель или доверитель. Однако руководитель может дать подчиненным право «Просмотр всех доверенностей в реестре доверенностей». Это можно сделать без выпуска МЧД, проставив соответствующую галочку в разделе «Редактирование прав доступа».

Чтобы проверить, оформлена ли доверенность, сделайте следующее:

1. Откройте раздел «Пользователи»
2. Найдите в разделе нужного сотрудника
3. Нажмите на знак ⋮
4. Выберите «Редактирование прав доступа»
5. Наведите курсор на полномочия по доверенности — появится номер и срок действия МЧД

Если после выпуска доверенности сотруднику нужно добавить другие права, необходимо пройти описанные этапы повторно — выдать полномочия, сформировать новую МЧД и отозвать уже выпущенную. Отменить доверенность можно в ЕИС, сформировав заявление.

Поможем оформить МЧД для участия в закупках

Сможете работать с машиночитаемой доверенностью в ЕИС и на ЭТП

Оставить заявку

Как использовать доверенность

ЕИС интегрируется с электронными площадками и передает все необходимые сведения об МЧД на ФЭТП. Рассмотрим использование доверенности на примере заключения госконтракта сотрудником организации-поставщика.

Заказчик формирует проект контракта и направляет победителю закупки без подписи. Сотрудник компании-поставщика подписывает проект в личном кабинете ЭТП. При этом сведения о сформированной в ЕИС электронной доверенности будут автоматически переданы на федеральную торговую площадку, или их необходимо будет указать сотруднику самостоятельно — все зависит от технических возможностей ЭТП.

После подписания контракта поставщиком все сведения передаются в ЕИС. В системе заказчик сможет увидеть доверенность, проверить ее содержимое и тоже подписать контракт. Победитель закупки увидит подписи сторон и сведения об МЧД в личном кабинете торговой площадки.

• 10 вопросов про МЧД в 2023 году: что нужно знать
• 10 горячих вопросов об МЧД в торгах