Как оформить МЧД для работы в закупках

Часто в тендерах от имени компании участвует не руководитель, а сотрудники. С 1 сентября 2024 года совершать юридически значимые действия в торгах они могут только при помощи сертификата физлица и машиночитаемой доверенности (МЧД). Рассказываем, как выпустить МЧД на сотрудника и передать ему права на работу в закупках.

Андрей Неганов Автор Справочной, эксперт в госзакупках

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, которую руководитель выдает сотруднику на совершение действий от имени компании. Например, на подписание контрактов.

До 1 сентября 2023 года сотрудники подписывали документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) с реквизитами организации и прикладывали бумажную доверенность от руководителя. Сертификат юрлица содержал сведения и о компании, и о сотруднике.

С 1 сентября 2023 года начался переход на новую модель работы с электронными документами. Теперь для подписания сотруднику нужна КЭП физлица и МЧД. Сертификат физлица содержит только персональные данные сотрудника, а МЧД позволяет подтвердить связь с компанией и право действовать от ее имени.

Власти дали участникам закупок год на адаптацию к новым правилам. Удостоверяющие центры перестали выдавать КЭП юрлица, но в течение переходного периода можно было работать по-старому — пока выпущенный ранее сертификат организации не перестанет действовать.

С 1 сентября 2024 года использовать электронную доверенность и сертификат физлица нужно обязательно: без МЧД участвовать в торгах от имени компании не получится.

Особенности электронной доверенности

МЧД представляет собой XML-файл, который может быть прочитан программой. Электронную доверенность для участия в закупках можно выпустить только в государственных информационных системах (ГИС) — ЕИС или Торги. Руководитель организации или лицо с соответствующим правом формирует доверенность на сотрудника в личном кабинете информационной системы и подписывает своей КЭП.

МЧД содержит:

• информацию о доверенности: ее название, уникальный номер и срок действия;
• данные доверителя (например, руководителя) — кто передает полномочия;
• данные представителя (сотрудника) — кому передают полномочия;
• список полномочий, которые должен получить представитель;
• сведения о праве представителя передавать полномочия (передоверие) — например, выпускать МЧД другим сотрудникам;
• данные сертификата, которым подписана доверенность.

Все доверенности, которые используют для участия в закупках, формируются в соответствии с единым форматом Минцифры и хранятся в реестре доверенностей ЕИС. Применять такие МЧД можно только в ГИС ЕИС, Торги и на электронных площадках. Доверенности, созданные в других информационных системах, на момент публикации статьи нельзя использовать для участия в закупках.

В случае смерти, банкротства или ликвидации бизнеса, а также увольнения доверенность действует, пока ее не отметит руководитель или лицо, обладающее универсальными полномочиями — администратор. Об этом далее.

Срок действия МЧД не продлевается автоматически. Уведомление о том, что доверенность скоро прекратит действовать, поступит в личный кабинет ЕИС.

Поможем оформить МЧД для участия в закупках

Сможете работать с машиночитаемой доверенностью в ЕИС и на ЭТП

Оставить заявку

Как выпустить МЧД в ЕИС

В ЕИС есть три основные роли:

• руководитель, который действует без доверенности;
• администратор — сотрудник, который выдает полномочия другим сотрудникам;
• уполномоченный специалист — сотрудник, наделенный этими полномочиями. 

Выпустить МЧД в ЕИС можно при назначении прав. Если руководитель не хочет самостоятельно выдавать доверенности, он должен сформировать МЧД с правом передоверия на сотрудника — назначить администратора. 

Выдать электронную доверенность можно только сотруднику, зарегистрированному в ЕИС. Для регистрации в системе у работника должен быть подтвержденный аккаунт физлица на портале Госуслуг.

Администратор не может передавать права, которыми сам не наделен. При отзыве доверенности администратора все выданные им МЧД прекращают действовать.

Рассмотрим формирование доверенности на участие в закупках по 44-ФЗ. Электронную доверенность по 223-ФЗ можно выпустить аналогичным образом с незначительными отличиями в интерфейсе системы.

Этап 1. Выбор сотрудника и выдача прав

Перейдите в личный кабинет ЕИС. В разделе «Администрирование» выберите вкладку «Пользователи». Откроется окно с зарегистрированными сотрудниками. Найдите в списке сотрудника, которому хотите передать права, и нажмите на ⋮

Откроется всплывающее меню. Перейдите во вкладку «Права доступа пользователя».

Теперь нужно выбрать одно или несколько прав, которые хотите передать сотруднику. Не для всех полномочий нужна доверенность. Права, для передачи которых требуется МЧД, система выделяет синей точкой. 

При появлении в ЕИС новых полномочий нужно будет выпускать на них новые доверенности

Например, вы хотите доверить сотруднику подписание документов о приемке. Отметьте галочкой соответствующее право в системе. 

Выбранное право предполагает варианты полномочий. Отметьте нужные в выпадающем меню.

В поле «Основание полномочий (доверия) для подписания документа о приемке» введите «доверенность». Описанные действия нужно совершить для каждого выбранного права.

После выбора всех нужных прав нажмите на кнопку «Сохранить».

Откроется карточка сотрудника с выбранными правами доступа. Эту информацию система разместит в ЕРУЗ. Подтвердите, что соглашаетесь на подписание и размещение сведений. Для этого поставьте галочку в соответствующем поле и затем нажмите на «Подписать и разместить».

Этап 2. Формирование доверенности

Если среди выбранных прав оказались те, на которые нужна доверенность, ЕИС автоматически предложит сформировать МЧД. На этом шаге есть два сценария:

1. Выдать доверенность.
2. Выдать иной документ, подтверждающий полномочия.

Закон допускает передачу прав на работу с закупками на основании НПА, внутренних приказов и регламентов. Поэтому вместо МЧД в ЕИС можно «выдать иной документ, подтверждающий полномочия». При выборе этого сценария дальнейший порядок действий тот же, что и при выпуске МЧД. Единственное отличие — перед подписанием формы нужно прикрепить документ, подтверждающий передачу полномочий.

Для выпуска МЧД выберите соответствующий сценарий и нажмите «Далее».

Система создаст проект доверенности и заполнит практически все поля. Большинство сведений «подтянется» в проект на основании данных, которые указывали при регистрации компании, руководителя и уполномоченных лиц.

Самостоятельно необходимо заполнить поля трех разделов:

• основные сведения о доверенности,
• сведения о представителе,
• удостоверение личности (представителя).

В разделе «Основные сведения о доверенности» заполните срок действия МЧД и выберите во всплывающем меню статус доверенности — с правом или без права передоверия. Если отказаться от передоверия, сотрудник не сможет назначать выданные ему полномочия коллегам.

В разделе «Сведения о представителе» заполните дату рождения, СНИЛС и ИНН уполномоченного сотрудника.

В разделе «Удостоверение личности» введите информацию о документе. Если это паспорт, укажите его серию и номер, дату и место выдачи, код подразделения и срок действия.

Этап 3. Подписание и размещение доверенности

Убедитесь, что все сведения заполнены верно. После нажмите на кнопку «Сохранить и подписать».

Согласитесь на размещение доверенности в реестре. Нажмите на кнопку «Разместить».

Система покажет полностью заполненный проект сформированной МЧД. Повторно согласитесь на подписание и размещение доверенности — поставьте галочку в конце проекта и нажмите на «Подписать».

Доверенность сформирована. Созданная МЧД будет храниться в реестре.

Доверенность можно распечатать и скачать для проверки сведений в форматах pdf и xml.

Как проверить наличие МЧД

Руководитель (администратор) организации может видеть все доверенности, сформированные в компании. Сотруднику по умолчанию доступны только те МЧД, где он представитель или доверитель. Однако руководитель может дать подчиненным право «Просмотр всех доверенностей в реестре доверенностей». Это можно сделать без выпуска МЧД, проставив соответствующую галочку в разделе «Редактирование прав доступа».

Чтобы проверить, оформлена ли доверенность, сделайте следующее:

1. Откройте раздел «Пользователи».
2. Найдите в разделе нужного сотрудника.
3. Нажмите на знак ⋮
4. Выберите «Редактирование прав доступа».
5. Наведите курсор на полномочия по доверенности — появится номер и срок действия МЧД.

Если после выпуска доверенности сотруднику нужно добавить другие права, необходимо пройти описанные этапы повторно — выдать полномочия, сформировать новую МЧД и отозвать уже выпущенную. 

Зарегистрируем в ЕИС с первого раза и без лишних нервов

Отправить заявку

Как использовать доверенность

ЕИС имеет интеграцию с федеральными площадками и передает все необходимые сведения об МЧД на ФЭТП. Рассмотрим использование доверенности на примере заключения госконтракта сотрудником организации-поставщика.

Заказчик формирует проект контракта в ЕИС и направляет победителю закупки без подписи. Сотрудник компании-поставщика подписывает проект в личном кабинете площадки. Сведения о сформированной электронной доверенности «подтянутся» автоматически или их необходимо будет указать сотруднику на ФЭТП самостоятельно — все зависит от технических возможностей площадки.

После подписания контракта поставщиком все сведения передаются в ЕИС. В системе заказчик сможет увидеть доверенность, проверить ее содержимое и подписать контракт. Победитель закупки увидит подписи сторон и сведения об МЧД в личном кабинете торговой площадки.

Как отозвать МЧД

Иногда электронную доверенность нужно отозвать. Например, если сотрудник уволился или перешел в другой отдел.

Чтобы отозвать МЧД в ЕИС, перейдите в раздел «Пользователи» и найдите нужного сотрудника. Над его правами, для которых выдана доверенность, появится синяя точка. Нажмите на нее — откроется форма заявления. Укажите причину отзыва в произвольной форме и поставьте подпись — доверенность отозвана.

10 горячих вопросов об МЧД в торгах