Часто в закупках участвует не руководитель организации, а сотрудник. Раньше полномочия последнего закреплялись в сертификате, но с 1 сентября удостоверяющие центры перестали выдавать электронные подписи (ЭП) с реквизитами юрлица. Как только выпущенные сертификаты прекратят действовать, работать в ЕИС и на ЭТП сотрудники смогут только при помощи ЭП физлица и МЧД. Рассказываем, как получить электронную доверенность для работы в закупках.
Зачем нужна МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, которую руководитель выдает сотруднику на совершение действий от имени компании. Например, на подписание контрактов.
До 1 сентября 2023 года сотрудники подписывали электронные документы только при помощи квалифицированной электронной подписи (КЭП) с реквизитами организации. Такой сертификат включает в себя сведения и о компании, и о сотруднике.
С 1 сентября начался переход на новую модель работы с электронными документами. Теперь для подписания сотруднику нужна КЭП физлица и МЧД. Сертификат физлица содержит только персональные данные сотрудника, а МЧД позволяет подтвердить связь с компанией и право действовать от ее имени.
Почти год, до 1 сентября 2024 года подписывать документы можно двумя способами — КЭП сотрудника или КЭП физлица с МЧД. Как только срок уже выпущенных сертификатов сотрудника и переходный период завершатся, МЧД станет обязательной.
Особенности электронной доверенности
МЧД — это файл в формате xml. Электронную доверенность для участия в закупках с 1 октября 2023 года можно выпустить только в государственных информационных системах (ГИС) — ЕИС или Торги. Руководитель организации или лицо с соответствующим правом формирует доверенность на сотрудника в личном кабинете информационной системы и подписывает своей КЭП.
МЧД содержит:
- информацию о доверенности: ее название, уникальный номер и срок действия;
- данные доверителя (например, руководителя) — кто передает полномочия;
- данные представителя (сотрудника) — кому передают полномочия;
- список полномочий, которые должен получить представитель;
- сведения о праве представителя передавать полномочия — например, выпускать МЧД другим сотрудникам;
- данные сертификата, которым подписана доверенность.
Все доверенности, которые используют для участия в закупках, формируются в соответствии с единым форматом Минцифры и хранятся в реестре доверенностей ЕИС. Применять такие МЧД можно только в ГИС ЕИС, Торги и на электронных площадках. Доверенности, созданные в других информационных системах, на момент публикации статьи нельзя использовать для участия в закупках.
В случае смерти, банкротства или ликвидации, а также увольнения доверенность действует до того момента, пока ее не отметит руководитель или лицо, обладающее универсальными полномочиями — администратор. Об этом далее.
Срок действия МЧД не продлевается автоматически. Уведомление о том, что доверенность скоро прекратит действовать, поступит в личный кабинет ЕИС.
Как выпустить МЧД в ЕИС
В ЕИС есть три основные роли:
- руководитель, который действует без доверенности;
- администратор — сотрудник компании, который выдает полномочия другим сотрудникам;
- пользователи — остальные сотрудники организации.
Выпустить МЧД в ЕИС можно при назначении прав. Если руководитель не хочет самостоятельно выпускать доверенности, он должен сформировать МЧД с правом передоверия на сотрудника — назначить администратора. Администратор не может передавать права, которыми сам не наделен. При отзыве доверенности администратора все выданные им МЧД прекращают действовать.
Рассмотрим формирование доверенности на участие в закупках по 44-ФЗ. Электронная доверенность по 223-ФЗ выпускается аналогичным образом с незначительными отличиями в формах выпуска.
Шаг 1. Выбор сотрудника для наделения полномочиями
Перейдите в личный кабинет ЕИС, откройте раздел «Администрирование» — «Пользователи организации». Выберите сотрудника (пользователя) из предложенного списка.
Шаг 2. Выбор необходимых полномочий
В контекстном меню сотрудника кликните по иконке «Регистрационные данные пользователя» и перейдите в раздел «Права доступа». Здесь необходимо выбрать одно или несколько прав, которые хотите передать сотруднику.
МЧД можно выпустить на совершение как одного, так и нескольких действий. Не для всех полномочий нужна доверенность. Права доступа, для которых требуется МЧД, в списке выделяются иконкой. С появлением в ЕИС новых полномочий нужно будет выпускать на них новые доверенности.
Шаг 3. Формирование МЧД
Если среди выбранных прав окажется хотя бы одно, для которого нужна доверенность, ЕИС автоматически предложит сформировать МЧД. До 1 сентября 2024 года, в переходный период, выпуск доверенности можно пропустить.
Система автоматически создаст проект доверенности и заполнит практически все поля. Реквизиты организации подтянутся на основании данных, которые указывали при регистрации компании, руководителя и уполномоченных лиц. Самостоятельно необходимо заполнить три поля:
- срок действия доверенности;
- дата выдачи доверенности;
- паспортные данные представителя.
Шаг 4. Подписание доверенности усиленной КЭП
После заполнения данных система переведет на форму подписания проекта доверенности. Для выпуска МЧД достаточно согласиться на подписание доверенности и размещение информации в реестре доверенностей ЕИС. Для этого необходимо поставить галочку в соответствующем пункте. После нужно нажать на кнопку «Подписать».
Если формируете несколько доверенностей — по одной на каждое полномочие — подписать придется каждую МЧД.
После подписания доверенности нужно подтвердить размещение МЧД в реестре, нажав на кнопку «Разместить». Появится уведомление: «Доверенность № ___ создана успешно».
Руководитель организации может видеть все доверенности, сформированные в организации. Сотрудник по умолчанию видит только те доверенности, где он — представитель или доверитель. Однако руководитель может дать сотрудникам право «Просмотр всех доверенностей в реестре доверенностей». Это можно сделать без выпуска МЧД, проставив соответствующую галочку.
Созданная доверенность будет храниться в реестре. Ее можно скачать для проверки сведений в форматах pdf и xml.
Если после выпуска доверенности сотруднику нужно добавить дополнительные права, необходимо сформировать новую МЧД и отозвать уже выпущенную. Отменить доверенность можно в ЕИС, сформировав заявление.
Поможем оформить МЧД для участия в закупках
Сможете работать с машиночитаемой доверенностью в ЕИС и на ЭТП
Как использовать доверенность
ЕИС интегрируется с электронными площадками и передает все необходимые сведения об МЧД на ЭТП. Рассмотрим использование доверенности на примере заключения госконтракта сотрудником организации-поставщика.
Заказчик формирует проект контракта и направляет победителю закупки без подписи. Сотрудник компании-поставщика подписывает проект контракта в личном кабинете ЭТП. При этом сведения о сформированной в ЕИС электронной доверенности будут автоматически переданы на федеральную торговую площадку, или их необходимо будет указать сотруднику самостоятельно — все зависит от функционала ЭТП.
После подписания контракта поставщиком все сведения передаются в ЕИС. В системе заказчик сможет увидеть доверенность, проверить ее содержимое и тоже подписать контракт. Победитель закупки увидит подписи сторон и сведения об МЧД в личном кабинете торговой площадки.
На сегодняшний день МЧД, сформированные в других информационных системах, в т. ч. на портале ФНС, нельзя использовать для участия в тендерах.
Да, нужно. На портале ФНС пока нельзя подписать МЧД КЭП гендиректора. Придется воспользоваться специальной программой — например, Контур.Крипто или КриптоАРМ, чтобы подписать скачанную доверенность.
Если собираетесь использовать МЧД для участия в закупках, то на сегодняшний день её можно выпустить — сформировать и подписать КЭП гендиректора — только в личном кабинете ЕИС.
МЧД, созданная на портале ФНС, не подойдет для участия в тендерах.
Да, корректно. В законе нет требований о том, что контракт нужно подписывать ЭП лица, указанного в преамбуле.
Со стороны поставщика проект контракта подписывает лицо, которое имеет право действовать от имени организации (положения ст. 51 44-ФЗ).
Выпуск МЧД позволяет любому уполномоченному сотруднику подписывать контракт с использованием ЭП. Главный критерий – наличие в доверенности соответствующих прав. После выпуска МЧД от имени поставщика могут выступать и руководитель организации, и уполномоченный сотрудник.
Важно понимать, что полномочия на собственноручное подписание бумажных документов не дают права на подписание документов с использованием ЭП. Для этого необходимо выпустить отдельную доверенность.
Пока сложно сказать. Предположительно, да. На вебинаре об особенностях работы с МЧД Казначейство заявило: для участия в закупках по 44 и 223-ФЗ доверенности выпускаются в одной системе, но при формировании заполняются немного разные формы.
Ждём обновления ЕИС, чтобы детальнее изучить новые возможности и сделать выводы.
Созданная доверенность будет храниться в реестре. Ее можно скачать для проверки сведений в форматах pdf и xml.
Подскажите где эту галку поставить, и где взять уже выпущенную МЧД, чтобы снова скачать. В профиле в списке пользователей не нашли такого функционала как Вы пишите...
Пока выпускать МЧД и работать с ней в ЕИС нельзя: анонсированные возможности, по нашим данным, всё ещё не появились в системе.
Соответственно, и дополнительные возможности, связанные с правами на просмотр доверенностей, тоже недоступны.
Как только ЕИС обновится, сможете назначать сотрудникам права на просмотр доверенностей, а также видеть и скачивать сформированные МЧД. Как конкретно это работает — увидим также после обновления системы.
Если бы вы выдавали полномочия впервые, система бы предложила сформировать МЧД. Так как доверенность в вашем случае уже выпущена, ЕИС её обнаружит и предложит заменить на новую.
Как и при первом выпуске доверенности, нужно будет проверить данные и подписать МЧД электронной подписью уполномоченного лица.
— заблокировать пользователя в ЕИС;
— отключить сотруднику все права, для которых требовалась МЧД.
Пока отозвать доверенность в ЕИС напрямую нельзя. Соответствующая возможность должна появиться в ближайшее время. Будем следить за обновлениями системы.
Основные возможности работы с МЧД в торгах доступны при передаче полномочий сотруднику в роли Пользователя. Однако при отсутствии роли Администратора предыдущий директор не сможет, например, изменять сведения об участнике в личном кабинете ЕИС. Придется работать с ЭП нынешнего руководителя.
Важно помнить, что выпускает МЧД действующий руководитель организации. Чтобы наделить сотрудника полномочиями, директор должен зайти в ЕИС с ЭП руководителя, назначить роли и выбрать нужные права, сформировать МЧД и подписать ее.