Тендерное сопровождение: распределение зон ответственности

14 июля 2022 3 418 5

Поставщики все чаще передают тендерную работу на аутсорсинг, что экономит бюджет фирмы и позволяет получить квалифицированную помощь. Разберемся, как распределить ответственность между поставщиком и сторонним экспертом, чтобы построить сотрудничество максимально прозрачно.

Какие задачи входят в тендерную работу

Тендерная работа — это целый комплекс задач, которые поставщик решает с помощью штатного сотрудника или стороннего эксперта. Вот примерный перечень:

  • поиск тендера;
  • подготовка тендерной заявки и обеспечения;
  • участие в торгах;
  • заключение сделки;
  • исполнение контракта;
  • решение спорных и финансовых вопросов с заказчиком.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

За что обычно отвечает сторонний эксперт

Услуги по тендерному сопровождению оказывают консалтинговые компании, юридические фирмы и частные эксперты. Такое сопровождение бывает разовым или абонентским. Разовую помощь выбирают при начале работы с госзаказом или когда возникли непредвиденные трудности. Абонентское сопровождение — это договор на долгосрочное комплексное обслуживание.

Точный набор услуг по тендерному сопровождению зависит от запросов поставщика и возможностей стороннего эксперта. Обычно тендер-эксперты:

  • Помогают получить или продлить электронную подпись (ЭП).
  • Регистрируют на Госуслугах, в ЕИС и на ЭТП, если фирма только выходит на рынок госзаказа.
  • Находят подходящий тендер по критериям поставщика.
  • Анализируют перспективы по выигрышу в тендере — соответствует ли извещение требованиям закона и соответствует ли поставщик требованиям заказчика.
  • Готовят заявку по исходным данным поставщика.
  • Подают заявку на участие в закупке.
  • Готовят запрос о разъяснении положений извещения, если неясны требования заказчика.
  • Оформляют независимую (ранее — банковскую) гарантию.
  • Помогают определиться со стратегией снижения цены.
  • Делают ставки во время аукциона.
  • Отслеживают результаты торгов и сроки подписания контракта.
  • Подписывают контракт.
  • Отвечают на вопросы поставщика по работе на ЭТП, нормам закона, перспективам участия в тендере и спорным ситуациям.
  • Готовят жалобу на действия заказчика и помогают отправить ее через ЕИС.

За что обычно отвечает поставщик

Передача тендерной работы на аутсорсинг уменьшает заботы поставщика, но не избавляет полностью от участия в подготовке документов. Поставщику придется самостоятельно:

  • Подтвердить личность при оформлении ЭП. Для этого директору нужно обратиться в ФНС или к ее доверенному лицу. Если ЭП оформляется на сотрудника, то он должен прийти в офис аккредитованного удостоверяющего центра.
  • Открыть спецсчет в банке. Сторонний эксперт может посоветовать, в какой банк обратиться, но договор на банковское обслуживание поставщик заключает самостоятельно.
  • Определиться с критериями интересного поставщику тендера — какой товар фирма готова поставлять, в какой регион, в какие сроки и на какую сумму, допустима ли работа без аванса.
  • Выяснить, сколько заказов фирма может выполнить одновременно исходя из расходов на закупку товара, зарплату сотрудников, оформление обеспечения и прочие расходы.
  • Оценить возможные риски исполнения контракта: изменение курса валют, новые санкции или кризис.
  • Выбрать интересный тендер из подборки эксперта и принять решение об участии в закупке.
  • Подготовить данные по товару для оформления тендерной заявки: характеристики товара, сведения о его стране происхождения, документы на продукцию и пожелания к минимальной цене сделки.
  • Зачислить на счет деньги в качестве обеспечения, если поставщику не подходит оформление независимой гарантии. Эксперт контролирует наличие обеспечения, но деньги зачисляет поставщик.
  • Быть на связи с заказчиком во время исполнения контракта. Если в ходе ремонта заказчик увидит плитку не того цвета, то позвонит подрядчику, а не тендер-эксперту.
  • Согласовать с заказчиком дату приемки и решить с ним все спорные вопросы по исполнению контракта: устранить недоделки в ремонте или заменить товар на новый, если продукция не соответствует техническому заданию заказчика.
  • Оформить закрывающие документы: акт, накладную, счет или счет-фактуру.
  • Подготовить запрос возврата обеспечения, если добросовестность поставщика подкреплена деньгами.
  • Заплатить заказчику пени и штрафы, если допущена просрочка поставки или другие нарушения условий сделки.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Как зафиксировать зоны ответственности эксперта и поставщика

Обычно сотрудничество между поставщиком и сторонним экспертом начинается с заключения договора на оказание услуг, в котором расписано, за какой участок работы отвечает эксперт, а за какой — поставщик. В соглашение включают положения о том, что:

  • Поставщик обязан предоставить эксперту всю необходимую для тендерной работы информацию, доступ к личным кабинетам на ЭТП и исходные данные по товарам.
  • Эксперт готовит для поставщика отчет по подбору закупок, из которого поставщик выбирает подходящий ему тендер.
  • Эксперт подает заявки, участвует в торгах и подписывает контракт от имени поставщика через удаленный доступ к его компьютеру.
  • Эксперт обязуется не разглашать конфиденциальную информацию о поставщике. Обычно такой информацией считают сведения, разглашение которых навредит поставщику или принесет выгоду эксперту.
  • Поставщик и эксперт общаются по электронной почте и используют электронный документооборот.

Иногда эксперт просит предоставить дубликат ключа электронной подписи директора, чтобы работать с ней на ЭТП. Мы не рекомендуем этого делать — с дубликатом ключа можно совершить любые действия от имени директора, но без его ведома. В том числе, с негативными последствиями — заключить невыгодный контракт, подать неверную отчетность или оформить кредит на компанию. 

Безопаснее, если эксперт удаленно подключится к компьютеру директора и с него будет работать с электронной подписью. Или оформит собственную электронную подпись, а директор даст ему права в кабинете ЕИС или ЭТП.

Ниже — пример реального договора. Увы, тут тендерщик просит передать дубликат — но это дополнительный риск для имущества директора и всего бизнеса. Лучше в договор такой пункт не включать и не давать дубликат спецу — пусть работает со своим сертификатом или через удаленный доступ к компьютеру.

Пример договора на тендерное сопровождение

Нарушение поставщиком своих обязанностей избавляет эксперта от ответственности за результат работы. Например, если поставщик дал добро на участие в закупке, но не отправил эксперту характеристики товара, ответственность за пропуск срока подачи заявок лежит на поставщике.

Учитывайте, эксперт не отвечает за достоверность данных, которые ему предоставил поставщик, исправность компьютера поставщика, работоспособность его ЭП и стабильность интернета.

Начните путь в закупках с электронной подписи

Выводы

Передача тендерной работы на аутсорсинг экономит время, деньги поставщика и помогает избежать ошибок при работе с госзаказом. Стороннему эксперту для начала сотрудничества с поставщиком понадобятся вводные: документы на фирму, удаленный доступ к компьютеру директора, данные по товару и внятные пожелания к тендерам, которые предстоит найти.

Когда сотрудничество налажено — от поставщика потребуется дать добро на участие в закупке, решить финансовые вопросы и закрыть контракт. Чтобы избежать недоразумений, заключите с экспертом договор на тендерное сопровождение, где написано, за что отвечает поставщик, а что находится в ведении эксперта.

Подготовили для вас шпаргалку — таблицу с зонами ответственности эксперта и поставщика.

Этап тендерной работы Зона ответственности
Сторонний эксперт Поставщик
Оформление электронной подписи

Подготовка заявки на получение ЭП

Настройка ПК

Установка сертификатов ключей подписи

Подтверждение личности в ФНС или УЦ, который является доверенным лицом ФНС
Регистрация на Госуслугах, в ЕИС и получение аккредитации на ЭТП Заполнение всех форм на сайтах

Передача эксперту документов на фирму 

Предоставление удаленного доступа к компьютеру

Открытие спецсчета в банке Заключение договора с банком
Выбор критериев интересного поставщику тендера Выбор критериев тендера: какой товар фирма готова поставлять, в какой регион, в какие сроки, на какую сумму, допустима ли работа без аванса
Постановка задач по количеству тендеров Анализ мощностей поставщика, который покажет, сколько заказов фирма может выполнить одновременно
Поиск подходящего тендера

Поиск тендера на всех площадках

Подготовка отчета о подборе закупок

Решение об участии в закупке Передача решения эксперту
Анализ перспектив по выигрышу в тендере

Анализ соответствия извещения требованиям закона

Анализ соответствия поставщика требованиям заказчика

Оценка возможных рисков Анализ риска изменения курса валют, санкций или кризиса
Подготовка и отправка заявки

Заполнение форм заказчика

Отправка заявки на ЭТП

Подготовка данных по товару: характеристики, сведения о стране происхождения, документы на продукцию и пожелания к минимальной цене сделки

Предоставление удаленного доступа к компьютеру для отправки заявки

Подготовка запроса о разъяснении Оформление запроса
Оформление независимой гарантии Получение гарантии в банке
Участие в торгах

Выбор торговой стратегии

Подача ставок

Предоставление удаленного доступа к компьютеру в момент участия в аукционе
Оформление сделки

Отслеживание сроков подписания контракта

Подписание контракта

Предоставление удаленного доступа к компьютеру для подписания контракта
Решение спорных вопросов с заказчиком Подготовка жалобы в УФАС Удаленный доступ к компьютеру для отправки жалобы
Перевод обеспечения Зачисление денег на спецсчет или счет заказчика
Исполнение контракта

Переговоры с заказчиком в ходе исполнения контракта

Поставка товара

Оформление закрывающих документов

Финансовые вопросы по контракту

Контроль оплаты поставки

Запрос возврата обеспечения

Уплата пеней и штрафов

Подписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Подписка на самое важное из мира закупокПодписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Другие статьи

Все статьи
5 комментариев
СА
Сергей Ахременко 19 июля 2022
А почему не приведены примеры стоимости оказание услуг за данный вид деятельности? и главное условие, вот у вас есть такое(бизнес по русски, если получится возьмем комиссию сверху, не получится - ну бывает):
7.5.2. В случае правомерного отклонения заявки по вине Исполнителя, Заказчик вправе взыскать с
Исполнителя неустойку (штраф) в размере 100% от стоимости ненадлежащим образом исполненного
обязательства (от стоимости услуг по сопровождению одной закупки по Прайс-листу). При этом
Заказчик по своему выбору вправе вместо выплаты неустойки потребовать от Исполнителя либо
уменьшить размер подлежащего выплате (в т.ч. числе в будущем) Исполнителю вознаграждения
(произвести частичный зачет денежных средств), либо не списывать закупку, заявка по которой была
отклонена по вине Исполнителя, из общего количества сопровождаемых закупок, предусмотренных
тарифным планом (если сопровождение оказывалось в рамках тарифного плана, предусматривающего
ограниченное количество закупок), либо оказать Заказчику услуги по подготовке последующей заявки
без взимания дополнительной оплаты (если сопровождение закупки оплачивалось Заказчиком в качестве
дополнительной услуги).
ВГ
Владимир Гуров 19 июля 2022
Где поставить лайк? Стать класс!
П
Здравствуйте. Цитата из статьи "Иногда эксперт просит предоставить дубликат ключа электронной подписи директора, чтобы работать с ней на ЭТП. Мы не рекомендуем этого делать". И в тоже самое время в примере договора в п.2.1.4 передача дубликата ключа является обязанностью Заказчика. К тому же сейчас ключи, выданные ФНС , не позволяют создавать дубликаты.
НП
Никита Панкин 14 июля 2022
Павел, видимо старая статья, 7 месяцев как ФНС выдает ЭЦП (которые не копируются)
Олег Теплоухов 14 июля 2022
Павел,
Здравствуйте, Павел. Благодарим, что заметили противоречие — мы добавили пояснение в статью. Приведенный пример договора — реальный, но не идеальный. В том числе, потому что требует передать дубликат ключа.

Действительно, сейчас налоговая выдает ключи, которые не позволяют делать дубликаты. Но старые ключи технически возможно скопировать, чем пользуются сторонние эксперты и продолжают запрашивать дубликаты ЭП. Мы не рекомендуем так делать.