Тендерное сопровождение: распределение зон ответственности

Поставщики все чаще передают тендерную работу на аутсорсинг, что экономит бюджет фирмы и позволяет получить квалифицированную помощь. Разберемся, как распределить ответственность между поставщиком и сторонним экспертом, чтобы построить сотрудничество максимально прозрачно.

Элла Залужная Автор статей для Контур.Закупок

Какие задачи входят в тендерную работу

Тендерная работа — это целый комплекс задач, которые поставщик решает с помощью штатного сотрудника или стороннего эксперта. Вот примерный перечень:

• поиск тендера;
• подготовка тендерной заявки и обеспечения;
• участие в торгах;
• заключение сделки;
• исполнение контракта;
• решение спорных и финансовых вопросов с заказчиком.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

За что обычно отвечает сторонний эксперт

Услуги по тендерному сопровождению оказывают консалтинговые компании, юридические фирмы и частные эксперты. Такое сопровождение бывает разовым или абонентским. Разовую помощь выбирают при начале работы с госзаказом или когда возникли непредвиденные трудности. Абонентское сопровождение — это договор на долгосрочное комплексное обслуживание.

Точный набор услуг по тендерному сопровождению зависит от запросов поставщика и возможностей стороннего эксперта. Обычно тендер-эксперты:

• Помогают получить или продлить электронную подпись (ЭП).
• Регистрируют на Госуслугах, в ЕИС и на ЭТП, если фирма только выходит на рынок госзаказа.
• Находят подходящий тендер по критериям поставщика.
• Анализируют перспективы по выигрышу в тендере — соответствует ли извещение требованиям закона и соответствует ли поставщик требованиям заказчика.
• Готовят заявку по исходным данным поставщика.
• Подают заявку на участие в закупке.
• Готовят запрос о разъяснении положений извещения, если неясны требования заказчика.
• Оформляют независимую (ранее — банковскую) гарантию.
• Помогают определиться со стратегией снижения цены.
• Делают ставки во время аукциона.
• Отслеживают результаты торгов и сроки подписания контракта.
• Подписывают контракт.
• Отвечают на вопросы поставщика по работе на ЭТП, нормам закона, перспективам участия в тендере и спорным ситуациям.
• Готовят жалобу на действия заказчика и помогают отправить ее через ЕИС.

За что обычно отвечает поставщик

Передача тендерной работы на аутсорсинг уменьшает заботы поставщика, но не избавляет полностью от участия в подготовке документов. Поставщику придется самостоятельно:

• Подтвердить личность при оформлении ЭП. Для этого директору нужно обратиться в ФНС или к ее доверенному лицу. Если ЭП оформляется на сотрудника, то он должен прийти в офис аккредитованного удостоверяющего центра.
• Открыть спецсчет в банке. Сторонний эксперт может посоветовать, в какой банк обратиться, но договор на банковское обслуживание поставщик заключает самостоятельно.
• Определиться с критериями интересного поставщику тендера — какой товар фирма готова поставлять, в какой регион, в какие сроки и на какую сумму, допустима ли работа без аванса.
• Выяснить, сколько заказов фирма может выполнить одновременно исходя из расходов на закупку товара, зарплату сотрудников, оформление обеспечения и прочие расходы.
• Оценить возможные риски исполнения контракта: изменение курса валют, новые санкции или кризис.
• Выбрать интересный тендер из подборки эксперта и принять решение об участии в закупке.
• Подготовить данные по товару для оформления тендерной заявки: характеристики товара, сведения о его стране происхождения, документы на продукцию и пожелания к минимальной цене сделки.
• Зачислить на счет деньги в качестве обеспечения, если поставщику не подходит оформление независимой гарантии. Эксперт контролирует наличие обеспечения, но деньги зачисляет поставщик.
• Быть на связи с заказчиком во время исполнения контракта. Если в ходе ремонта заказчик увидит плитку не того цвета, то позвонит подрядчику, а не тендер-эксперту.
• Согласовать с заказчиком дату приемки и решить с ним все спорные вопросы по исполнению контракта: устранить недоделки в ремонте или заменить товар на новый, если продукция не соответствует техническому заданию заказчика.
• Оформить закрывающие документы: акт, накладную, счет или счет-фактуру.
• Подготовить запрос возврата обеспечения, если добросовестность поставщика подкреплена деньгами.
• Заплатить заказчику пени и штрафы, если допущена просрочка поставки или другие нарушения условий сделки.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

Как зафиксировать зоны ответственности эксперта и поставщика

Обычно сотрудничество между поставщиком и сторонним экспертом начинается с заключения договора на оказание услуг, в котором расписано, за какой участок работы отвечает эксперт, а за какой — поставщик. В соглашение включают положения о том, что:

• Поставщик обязан предоставить эксперту всю необходимую для тендерной работы информацию, доступ к личным кабинетам на ЭТП и исходные данные по товарам.
• Эксперт готовит для поставщика отчет по подбору закупок, из которого поставщик выбирает подходящий ему тендер.
• Эксперт подает заявки, участвует в торгах и подписывает контракт от имени поставщика через удаленный доступ к его компьютеру.
• Эксперт обязуется не разглашать конфиденциальную информацию о поставщике. Обычно такой информацией считают сведения, разглашение которых навредит поставщику или принесет выгоду эксперту.
• Поставщик и эксперт общаются по электронной почте и используют электронный документооборот.

Иногда эксперт просит предоставить дубликат ключа электронной подписи директора, чтобы работать с ней на ЭТП. Мы не рекомендуем этого делать — с дубликатом ключа можно совершить любые действия от имени директора, но без его ведома. В том числе, с негативными последствиями — заключить невыгодный контракт, подать неверную отчетность или оформить кредит на компанию. 

Безопаснее, если эксперт удаленно подключится к компьютеру директора и с него будет работать с электронной подписью. Или оформит собственную электронную подпись, а директор даст ему права в кабинете ЕИС или ЭТП.

Ниже — пример реального договора. Увы, тут тендерщик просит передать дубликат — но это дополнительный риск для имущества директора и всего бизнеса. Лучше в договор такой пункт не включать и не давать дубликат спецу — пусть работает со своим сертификатом или через удаленный доступ к компьютеру.

Нарушение поставщиком своих обязанностей избавляет эксперта от ответственности за результат работы. Например, если поставщик дал добро на участие в закупке, но не отправил эксперту характеристики товара, ответственность за пропуск срока подачи заявок лежит на поставщике.

Учитывайте, эксперт не отвечает за достоверность данных, которые ему предоставил поставщик, исправность компьютера поставщика, работоспособность его ЭП и стабильность интернета.

Начните путь в закупках с электронной подписи

Получить ЭП

Выводы

Передача тендерной работы на аутсорсинг экономит время, деньги поставщика и помогает избежать ошибок при работе с госзаказом. Стороннему эксперту для начала сотрудничества с поставщиком понадобятся вводные: документы на фирму, удаленный доступ к компьютеру директора, данные по товару и внятные пожелания к тендерам, которые предстоит найти.

Когда сотрудничество налажено — от поставщика потребуется дать добро на участие в закупке, решить финансовые вопросы и закрыть контракт. Чтобы избежать недоразумений, заключите с экспертом договор на тендерное сопровождение, где написано, за что отвечает поставщик, а что находится в ведении эксперта.

Подготовили для вас шпаргалку — таблицу с зонами ответственности эксперта и поставщика.