Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

Зачем сохранять прошедшие закупки

Статья актуальна на 6 августа 2021

Участие в тендере не заканчивается победой или проигрышем. Сохранить, структурировать, проанализировать — эти действия с прошедшими закупками помогут работать с будущими. Возьмите на заметку, как другие поставщики работают с информацией — возможно, вы начнете делать так же.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Для чего хранят закупки

Чаще всего участники закупок называют три причины: 

  1. «Системная» — сохранить опыт участия в прошедших закупках для участия в будущем. 
  2. «Формальная» — отчитаться руководству о результатах работы за определенный период (неделя, месяц, квартал). 
  3. «Кадровая» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении. 

Какой опыт хотят учесть 

Все сохраненные закупки можно разбить на два блока: в которых участвовали и в которых не участвовали. 

Участвовали и …  

Не участвовали, но…  

... выиграли!  … проследим за интересным тендером 

Тут поставщики хотят зафиксировать положительный опыт и повторить его снова в следующем цикле с подобным товаром или заказчиком. Или наоборот: запомнить, с какими проблемами столкнулись при выполнении, чтобы не наступать на те же грабли: не смогли найти продукцию, сложно общаться с заказчиком, были просрочки и т.д.

Как правило это закупки «на вырост»: с большим объемом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками, большим обеспечением контракта. В таких закупках потенциальные участники анализируют, каких ресурсов сейчас не хватает, чтобы подать заявку на подобные закупки и как проходит исполнение: этапы, оплата. 

... проиграли ... в этой закупке что-то есть

В этом случае сохраняют информацию, кто выиграл, с каким процентом снижения цены. Анализируют и сохраняют в комментариях, почему не получилось выиграть. Это для следующего раза, чтобы  скорректировать свое предложение или понять, что в этих закупках слишком сильное падение и не нужно тратить время на участие.

 

Сюда относятся закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Такие документы используют как базу данных, когда возникнут подобные ситуации. 

К этой же группе относятся закупки, в которых что-то смутило, например нечеткое ТЗ, а срок подачи запроса на разъяснения вышел. Интересно посмотреть, чем закончился тендер и что имел в виду заказчик. 

Самой интересной и продуктивной поставщики называют работу с блоком «Не участвовали».  Его можно рассматривать как воронку продаж. 

В месяц в вашей сфере проходит около 100 интересных тендеров

из них около 30 подходят вашей компании по ТЗ

в 20 не успели поучаствовать 

в 10 поучаствовали

в 5 заработали 

3 млн Р

Анализ помогает понять, хочет ли компания зарабатывать больше на закупках, по каким причинам не успела поучаствовать во всех интересных, где нужно расширять воронку и чего не хватает, чтобы это сделать. 

Как сохраняют закупки

Разбивают по папкам на компьютере 

Информацию разбивают по годам, названию заказчика, номеру закупки. Сохраняют готовые заявки и ТЗ, чтобы использовать в похожих закупках. 

Добавляют в избранное на ЭТП или закладки в браузере

Риск в том, что на торговой площадке может поменяться схема хранения документов, а доступ к информации есть только у одного человека. 

Структурируют в сервисе-агрегаторе 

Например, в Контур.Закупках тендеры разграничивают метками по этапам, сфере деятельности, заказчику и выгружают по мере необходимости. Добавляют комментарии (например, почему не участвовали или проиграли) и выгружают в Эксель.

Выгрузка — это почти готовые отчеты. 

Ведут реестры в Эксель  

Такие таблицы заполняют вручную — это минус, зато их структуру можно менять под себя — это плюс. Например, поместить информацию в нужном для себя порядке, добавить важные для компании данные  и т.д. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные. 

Так сохранять или нет? 

Мы рекомендуем сохранять. Собранный опыт облегчает будущую работу, помогает быстрее и осознаннее принимать решения, быстрее готовить и проще передавать дела. 

Если вы работаете с закупками после подведения итогов, поделитесь в комментариях опытом, лайфхаками и историями, от каких курьезных ситуаций уберегло сохранение закупок — это интересно.

zakupki

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Советы о закупках от наших экспертов каждую неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Советы о закупках от наших экспертов каждую неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий