Участие в тендере не заканчивается победой или проигрышем. Сохранить, структурировать, проанализировать — эти действия с прошедшими закупками помогут работать с будущими. Возьмите на заметку, как другие поставщики работают с информацией — возможно, вы начнете делать так же.
иллюстратор — Маргарита Федосеева
Для чего хранят закупки
Чаще всего участники закупок называют три причины:
- «Системная» — сохранить опыт участия в прошедших закупках для участия в будущем.
- «Формальная» — отчитаться руководству о результатах работы за определенный период (неделя, месяц, квартал).
- «Кадровая» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении.
Какой опыт хотят учесть
Все сохраненные закупки можно разбить на два блока: в которых участвовали и в которых не участвовали.
Участвовали и … |
Не участвовали, но… |
| ... выиграли! | … проследим за интересным тендером |
|
Тут поставщики хотят зафиксировать положительный опыт и повторить его снова в следующем цикле с подобным товаром или заказчиком. Или наоборот: запомнить, с какими проблемами столкнулись при выполнении, чтобы не наступать на те же грабли: не смогли найти продукцию, сложно общаться с заказчиком, были просрочки и т.д. |
Как правило это закупки «на вырост»: с большим объемом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками, большим обеспечением контракта. В таких закупках потенциальные участники анализируют, каких ресурсов сейчас не хватает, чтобы подать заявку на подобные закупки и как проходит исполнение: этапы, оплата. |
| ... проиграли | ... в этой закупке что-то есть |
|
В этом случае сохраняют информацию, кто выиграл, с каким процентом снижения цены. Анализируют и сохраняют в комментариях, почему не получилось выиграть. Это для следующего раза, чтобы скорректировать свое предложение или понять, что в этих закупках слишком сильное падение и не нужно тратить время на участие.
|
Сюда относятся закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Такие документы используют как базу данных, когда возникнут подобные ситуации. К этой же группе относятся закупки, в которых что-то смутило, например нечеткое ТЗ, а срок подачи запроса на разъяснения вышел. Интересно посмотреть, чем закончился тендер и что имел в виду заказчик. |
Самой интересной и продуктивной поставщики называют работу с блоком «Не участвовали». Его можно рассматривать как воронку продаж.
В месяц в вашей сфере проходит около 100 интересных тендеров
из них около 30 подходят вашей компании по ТЗ
в 20 не успели поучаствовать
в 10 поучаствовали
в 5 заработали
3 млн Р
Анализ помогает понять, хочет ли компания зарабатывать больше на закупках, по каким причинам не успела поучаствовать во всех интересных, где нужно расширять воронку и чего не хватает, чтобы это сделать.
Как сохраняют закупки
Разбивают по папкам на компьютере
Информацию разбивают по годам, названию заказчика, номеру закупки. Сохраняют готовые заявки и ТЗ, чтобы использовать в похожих закупках.
Добавляют в избранное на ЭТП или закладки в браузере
Риск в том, что на торговой площадке может поменяться схема хранения документов, а доступ к информации есть только у одного человека.
Структурируют в сервисе-агрегаторе
Например, в Контур.Закупках тендеры разграничивают метками по этапам, сфере деятельности, заказчику и выгружают по мере необходимости. Добавляют комментарии (например, почему не участвовали или проиграли) и выгружают в Эксель.
Выгрузка — это почти готовые отчеты.
Ведут реестры в Эксель
Такие таблицы заполняют вручную — это минус, зато их структуру можно менять под себя — это плюс. Например, поместить информацию в нужном для себя порядке, добавить важные для компании данные и т.д. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные.
Так сохранять или нет?
Мы рекомендуем сохранять. Собранный опыт облегчает будущую работу, помогает быстрее и осознаннее принимать решения, быстрее готовить и проще передавать дела.
Если вы работаете с закупками после подведения итогов, поделитесь в комментариях опытом, лайфхаками и историями, от каких курьезных ситуаций уберегло сохранение закупок — это интересно.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
