Как перенести тендерные процессы в Битрикс24

Многие предприниматели и компании работают в Битрикс24, но не используют и половины возможностей этой системы. Например, сюда можно перенести всю работу с тендерами: от подбора закупок до планирования участия. Рассказываем, что автоматизация процессов дает поставщику и как настроить интеграцию.

Автоматизация в закупках: проблемы и решения

Участники закупок проходят путь от новичка до опытного поставщика или подрядчика. Как правило, с опытом растет количество участий, а с количеством участий — число факторов, которые мешают бизнесу масштабироваться в закупках. Вот какие барьеры могут возникнуть на пути в торгах и как их «разрушить» с помощью Битрикс24.

Недостаток прозрачности

Участие в тендерах не обходится без сбора и хранения данных по релевантным закупкам. Чтобы своевременно подавать заявки и заключать контракты, важно иметь беспрепятственный доступ к такой информации.

Пример из практики

Компания «Альфа» вела список найденных и «отыгранных» тендеров в сводной таблице. Инструмент существовал годами и в целом помогал фиксировать нужные данные. Но со временем сотрудники стали отмечать неудобства такого учета тендеров.

Из очевидных проблем:

• Доступ к редактированию файла был только у одного ведущего специалиста. В его отсутствие оперативно внести изменения в таблицу было невозможно.
• Чтобы взять тендеры в работу, сотрудники ждали, пока специалист внесет все необходимые данные в таблицу. С учетом загруженности специалиста ожидание могло занимать часы.
• Руководитель отмечал, что не все тендеры из тех, в которых компания реально может поучаствовать, отражаются в таблице.
• Сотрудники видели расхождения между данными с торговых площадок и файлом.

Руководитель решил перенести работу с тендерами в Битрикс24. Сотрудники стали видеть все релевантные закупки в CRM и получили доступ к документам, необходимым для подготовки заявок. 

Ручная обработка данных

Ведение Excel-таблиц с тендерами — довольно частый сценарий поставщиков. 

Обычно сотрудники заполняют таблицы вручную. По каждому найденному тендеру важно указывать как минимум: 

• название заказчика,
• номер закупки,
• срок подачи заявок,
• ссылки на источники.

Уже на этом этапе можно допустить множество ошибок. Например, перенести не то название заказчика. А если у каждого сотрудника своя таблица с тендерами, и у компании — своя CRM без тендерного модуля, количество проблем кратно возрастает. 

Что именно происходит:

• Руководитель не успевает проверять таблицы сотрудников и вынужден тратить время на сопоставление данных.
• Появляются дубли тендеров — разные сотрудники заносят в CRM одну и ту же закупку.
• В карточках контрагентов встречаются опечатки и разные форматы представления данных. Например, у одного из наших клиентов компания РЖД в CRM была названа тремя способами: «РЖД», «АО РЖД» и «Российские железные дороги». Это затрудняет поиск по базе тендеров и формирование отчетности.
• При передаче задач между отделами теряются сроки подготовки заявок, так как даты вносятся вручную.

Битрикс24 с тендерным модулем может автоматически получать, обрабатывать и проверять данные о подходящих тендерах. Это снижает вероятность ошибок и ускоряет процесс принятия решений об участии в закупках.

Модуль передает тендеры по API из базы агрегатора Контур.Закупки, которая насчитывает более 440 источников государственных и коммерческих торгов. Подробнее об API как технологии читайте в первой статье цикла.

Отсутствие контроля

С увеличением количества тендеров становится сложнее отслеживать задачи по участию. Это создает риски. Например, сотрудники могут забыть о дедлайне подачи заявки и упустить перспективную закупку. Рассмотрим три примера. 

Пример из практики

Компания «ЛС» активно участвует в тендерах — сотрудники отрабатывают в среднем по 40–50 закупок в месяц. Долгое время менеджеры вели учет закупок в Excel, хранили документы в папках на рабочем столе, согласовывали участие в почте и напоминали друг другу о задачах в мессенджере.

Когда объем тендеров вырос, эта система дала сбой. Один из менеджеров не заметил, что дедлайн по подготовке заявки на коммерческий тендер наступает на 5 часов раньше из-за разницы часовых поясов и корректировок со стороны заказчика. Уведомление о переносе срока пришло на корпоративную почту, но не было прочитано. Компания не смогла подать заявку и потеряла возможность участвовать в тендере на 7 млн рублей.

В тендерном модуле Битрикс24 есть инструменты для отслеживания всех действий и изменений, связанных с закупкой. Например, можно:

• Установить напоминание о том, что тендер взят в работу конкретным сотрудником.
• Добавить наблюдателей за сделкой.
• Настроить автоматические уведомления по срокам участия.

Эти возможности помогают держать руку на пульсе и не пропускать релевантные тендеры. 

Пример из практики

Компания «ИКС» участвует в тендерах по всей России. Сотрудники ежемесячно отслеживают и обрабатывают до 150 закупок на разных площадках. Руководитель тендерного отдела несколько раз пытался внедрить CRM, чтобы автоматизировать процесс. Среди всех опробованных систем решили выбрать Битрикс24. 

CRM в компании не настроили должным образом: сотрудники пользовались только функционалом, связанным с постановкой задач. Информация о каждом тендере продолжала храниться в разных источниках — Excel, почте, чатах и Битрикс24. 

Руководитель столкнулся с тем, что:

• Невозможно быстро понять, на каком этапе находится каждая заявка.
• Данные о тендерах устаревают — статусы не обновляются вовремя.
• Часть заявок теряется между отделами продаж и тендерного сопровождения.
• Отчет по всем активным закупкам готовится вручную, что занимает занимает до двух дней.

Компания упустила несколько тендеров просто потому, что не успела вовремя согласовать документы и внести изменения в заявки.

Руководитель обратился в Контур за корректной настройкой Битрикс24. Специалисты помогли автоматизировать тендерные процессы: в компании смогли легко отслеживать статус тендеров, сроки, ответственных и будущую прибыль.

Пример из практики

Компании «Бета» для подачи заявки требовалась аккредитация на новой электронной площадке. Процесс координировали сразу несколько сотрудников:

• тендерный специалист направил запрос на аккредитацию,
• бухгалтерия собирала документы,
• юрист должен был проверить устав и доверенности.

Из-за отсутствия централизованного контроля и общей системы уведомлений один из документов не загрузили вовремя. Бухгалтер думал, что юрист уже отправил пакет, а юрист ждал обновленную выписку от бухгалтерии.

Компания не успела пройти аккредитацию в стандартные сроки и была вынуждена оплатить услугу ускоренной проверки у оператора площадки, чтобы успеть подать заявку. Дополнительные расходы составили 15 000 рублей, но главное — команда работала в авральном режиме, теряя время и нервы. 

В Битрикс24 можно спланировать и зафиксировать все задачи, связанные с тендерами. Это позволяет всем сотрудникам, зарегистрированным в CRM, легко обмениваться информацией и документами закупок в одном пространстве.

Недостаток аналитики

Недостаток данных, например о тендерной нише, может затруднить принятие решений и оптимизацию процессов. 

Пример из практики

Компания «Гамма» каждый месяц участвует в десятках региональных тендеров. Процессы были «ручными»: менеджеры заносили в Excel номера закупок, наименования заказчиков, суммы сделок и результаты участий.

Чтобы оптимизировать процессы, руководство захотело понять, по каким направлениям компания выигрывает чаще, а какие тендеры приносят убытки.

Выяснилось, что:

• Статистика разбросана по таблицам, которые ведут разные сотрудники.
• Сотрудники не всегда фиксировали результаты. Особенно тех закупок, в которых проиграли.
• Причины проигранных закупок оформлялись неформализованно. Например, «забрали конкуренты», «не успел подать предложение», «не прошли по технике», «Лида не загрузила доверенность» и т. д.
• Сотрудники не указывали даты участия, победы, исполнения контракта и получения оплаты.
• Не было единого отчета по конверсии — сколько заявок подано, сколько выиграно.
• Невозможно было оценить эффективность участия по регионам и видам заказчиков.

Из-за отсутствия аналитики компания продолжала участвовать в малоперспективных закупках, где вероятность победы низкая, и пропускала тендеры с лучшей маржинальностью. В одном из месяцев компания выиграла всего в 3 из 42 тендеров, на которые подавала заявку. Два тендера при этом оказались убыточными по итогам исполнения контракта.

Битрикс24 с модулем от Контур.Закупок предоставил компании инструменты для анализа данных, что позволило получать важную информацию о результатах тендеров и использовать ее для повышения эффективности участий.

Готовое интеграционное решение

Один из вариантов автоматизации работы с тендерами в Битрикс24 — готовое решение Контур.Закупок и IT-компании «Русский Робот». Это приложение в Маркетплейсе Битрикс, которое устанавливается в CRM и помогает выстроить работу с тендерами внутри учетной системы. 

Приложение позволяет:

• Искать тендеры сразу в 440+ источниках по фильтрам прямо в Битрикс24. 
• Создавать, сохранять и копировать шаблоны поиска, делиться ими с членами команды.
• Распределять тендеры, выбирать ответственного за фильтр при автовыгрузке. 
• Обмениваться информацией о тендерах и участии в них со смежными отделами, ставить задачи и добавлять наблюдателей.
• Трансформировать закупки в лиды и сделки с выбором воронок или в смарт-элементы.
• Заполнять карточки лида, сделки, смарт-элемента необходимой для работы информацией, с возможностью настройки и сопоставления полей. 
• Настраивать и запускать роботов для обработки и распределения закупок между сотрудниками.
• Проверять наличие клиента в базе и исключать дубли компаний и сделок.
• Создавать нового клиента и заполнять контакты.

Модуль можно установить в любую версию CRM — достаточно иметь подписку на Маркетплейс Битрикс. Подробнее о возможностях интеграции мы рассказывали на вебинаре «Удобная работа с тендерами в CRM». Оставьте заявку — мы отправим вам запись эфира и поможем получить бесплатный тестовый доступ.

Если работаете не в Битрикс24, а в другой системе, вы все равно можете обратиться к экспертам Контура за интеграцией. Для этого оставьте заявку на сайте API Контур.Закупок.

Коротко о главном

Правильно настроенная CRM Битрикс24 решает множество проблем, связанных с управлением тендерами. Система обеспечивает прозрачность процессов, снижает вероятность ошибок при переносе данных о закупках, улучшает координацию между сотрудниками, предоставляет инструменты для анализа данных и оптимизирует использование ресурсов. Всё это позволяет достигать лучших результатов в тендерах.