Пять изменений в работе с электронной подписью

В начале августа 2023 года президент подписал поправки в закон об электронной подписи. Изменений произошло много, рассказываем о главных: сертификате сотрудника, иностранных подписях, ЭП для руководителей филиалов зарубежных компаний, праве передоверия для финорганизаций и удаленном продлении НЭП.

Елена Яркина Автор статей для Контур.Закупок

Сертификат сотрудника: быть или не быть

В чем суть

1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Вместо них с этого периода можно будет получить только сертификат физлица, а при подписании документа прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководителя.

Однако сотрудники пока смогут пользоваться старыми действующими сертификатами — вплоть до 31 августа 2024 года. В этом случае МЧД не потребуется.

Как работать по новым правилам

Рекомендуем после 1 сентября подписывать документы двумя способами:

• в сервисах и системах, которые перешли на машиночитаемые доверенности — использовать сертификат физлица и МЧД;

• на площадках, которые еще не перешли на новые правила — работать с помощью сертификата юрлица.

Как подготовиться

1. Обновите все сертификаты сотрудников до 1 сентября 2023 года. Это позволит работать в системах, которые не принимают МЧД, как можно дольше.

2. Обеспечьте сотрудников сертификатами физлиц, оформите на них машиночитаемые доверенности. Так вы адаптируетесь к работе по новым правилам и подстрахуете компанию, если истечет срок действия сертификата сотрудника, а получить его будет уже невозможно.

Законность иностранной подписи

В чем суть

Законность иностранной подписи смогут признавать сами участники сделки — зарубежные и российские компании. Договориться о легитимности имеют право партнеры-компании между собой или с оператором ЭДО. Однако правило не распространяется на государственные системы.

Как работать по новым правилам

Чтобы признать законность подписи, стороны должны подписать соглашение. Дополнительно они должны привлечь третью сторону, например, аккредитованный УЦ. Он должен будет подтвердить, что подпись соответствует условиям договоренности.

Подпись для филиалов иностранных компаний

В чем суть

Руководители филиалов зарубежных организаций в РФ с 1 сентября смогут получать электронные подписи в ФНС. До этого такая функция была им недоступна. Благодаря изменениям они смогут стать полноправными участниками юридически значимого электронного документооборота.

Как работать по новым правилам

Процедура оформления сертификатов для руководителей этих организаций такая же, как и для всех: им нужно подготовить необходимый пакет документов и лично посетить точку выдачи УЦ ФНС.

НЭП продлевает НЭП

В чем суть

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) теперь можно обновить не только в аккредитованном удостоверяющем центре или на Госуслугах, но и удаленно с помощью действующего сертификата НЭП.

Как работать по новым правилам

Чтобы обновить сертификат НЭП, владельцу нужно иметь действующую неквалифицированную электронную подпись и заменить ее в том же удостоверяющем центре, где он ее получил — сделать это можно удаленно.

Передоверие теперь и для финорганизаций

В чем суть

Банки, страховые организации и другие участники финансового рынка получили возможность использовать машиночитаемые доверенности с правом передоверия полномочий.

Как работать по новым правилам

Правила передоверия для финансового сектора такие же, как и для всех:

1. Разрешить подписывать МЧД может только руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица.

2. Сотрудники с правом передоверия могут выпускать доверенности, как и руководители, но заверять их нужно будет у нотариуса.