Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

Мы начинаем публикацию статей про наш тариф Командный. Статьи позволят вам взглянуть на организацию работы отдела в сервисе.

Все истории основаны на беседах с реальными компаниями. Совпадения с названиями компаний и именами сотрудников случайны.

ООО «Ромашка» занимается поставкой продуктов питания в столовые больниц, санаториев, учебных и государственных учреждений.

В работе с тендерами задействовано 4 человека:

  • Александр, руководитель тендерного отдела,
  • Алексей, директор компании,
  • Ирина, специалист по тендерам,
  • Михаил, ответственный за снабжение.

Тариф «Командный» на 4 рабочих места за 60 452 руб.

Используют 8 меток для разных этапов закупки и комментарии. Переключают ответственного на этапах. 

Руководитель тендерного отдела, Александр, настроил шаблон «Продукты питания, Владивосток», получает закупки на почту один раз в день. Другие сотрудники не получают письма из Контур.Закупок.

Александр просматривает страницу с новыми закупками и отмечает меткой «Интересно» подходящие, назначает ответственным на эти закупки Ирину.

Ирина, специалист по тендерам, получает уведомление о том, что на нее назначены закупки, и входит в сервис.

Ирина открывает Избранное и выбирает в фильтре метку «Интересно». Это те закупки, которые отобрал сегодня Александр. Их нужно изучить подробнее и подготовить для расчета сметы. Ирина скачивает документы закупки, проверяет, что компания соответствует всем требованиям и может выполнить все условия. Если заказчик новый  анализирует его.

Если закупка не подошла, Ирина меняет метку на «Не подходит» и указывает причину. Ответственного снимает совсем. 

Если закупка подходит, Ирина заполняет карту тендера  это внутренний документ Excel, принятый в ООО «Ромашка», показывать его тут нельзя. Ирина меняет метку на закупке на метку «Смета», а в комментариях к закупке прикрепляет ссылку на папку со скачанными документами и картой тендера на общем диске. Если в условиях закупки есть что-то нетипичное — уточняет детали в комментарии к закупке, чтобы не забыть при подаче. Чтобы оперативно получить ответ, Ирина ставит ответственным Михаила. 

Михаил заходит в Контур.Закупки и выбирает в Избранном закупки с меткой «Смета».

Задача Михаила — заполнить техническую часть карты тендеров. По каждой позиции, которую требуется поставить на тендер, он вносит закупочную цену. В карте тендера автоматически по формуле подсчитывается себестоимость продуктов на тендер. Михаил меняет метку на «Посчитано» и копирует в комментарий закупки сумму, в которую обойдутся продукты. Назначает ответственным Алексея.

Раз в 2-3 дня Алексей выбирает в Избранном все закупки с меткой «Посчитано», оценивает НМЦ и возможную прибыль, и указывает порог снижения в комментарии. Иногда Алексей заглядывает в аналитику, чтобы оценить заказчика и его конкурентную среду. Алексей меняет метку на «Заявка» и назначает ответственным Ирину. В редких случаях Алексей ставит метку «Не подходит», если считает, что участвовать в закупке не следует.

Закупки с меткой «Заявка» Ирина должна подготовить для подачи: внести окончательные суммы из расчетов Михаила и Алексея, подготовить документы. Определить, какую закупку нужно подготовить в первую очередь, Ирине помогает список закупок в Избранном. Закупки расположены по дате до окончания срока подачи заявок — самые «горящие» сверху. 

Документы для подачи заявки Ирина сохраняет на общем диске и указывает ссылку в комментариях. Когда все готово, меняет метку на «Готово» и ставит ответственным Александра.

Александр проверяет назначенные на него закупки, проверяет остатки по счету на нужной площадке и подает документы. Меняет метку на «Участвую», в комментариях указывает дату подачи.

Когда по закупке появляются результаты, Александр выбирает одну из меток «Взяли» или «Проиграли». Если проиграли, указывает причину проигрыша и снимает ответственного. Если выиграли, то ставит ответственным Михаила.

Алексей заходит в Контур.Закупки, когда хочет увидеть, чем заняты сотрудники. Он может посмотреть, сколько закупок зависло на каждом этапе и на каком сотруднике. Может выгрузить все проигранные закупки за последний квартал и проанализировать их. Все расчеты и этапы работы с закупкой отражаются в комментариях. 

Попробуйте тариф «Командный»

Оцените работу в команде за 3 дня бесплатного промо-доступа 

Марина Савукова
эксперт Контур.Закупок
0 Комментировать
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии
Новый комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после проверки модератором.

Подпишитесь на рассылку
Узнайте о новой статье раньше всех. Успейте задать свой вопрос в первые сутки — тогда на него ответят эксперты.
Подписываясь, я соглашаюсь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.