Как автоматизировать работу с тендерами в amoCRM

Участие в закупках связано с множеством рутинных действий: «ручным» поиском тендеров, согласованием будущих сделок, подготовкой документов и заполнением заявок. Отсутствие автоматизации отнимает и без того ценное время, увеличивает риск ошибок и потери важной информации. Разбираем, как упорядочить тендерные процессы и сосредоточиться на стратегических задачах, если уже работаете или планируете работать в amoCRM.

Что значит «перенести тендеры в CRM»

Современные сервисы для поиска и аналитики тендеров могут обмениваться данными с CRM-системами по технологии API. Такая интеграция позволяет автоматически получать информацию о найденных закупках, их условиях и статусах прямо в карточки сделок или контактов.

Перенести тендерные процессы можно практически в любую учетную систему. Подобная интеграция есть, например, у Контур.Закупок и amoCRM. Она реализована в виде готового приложения, которое работает с облачной версией системы и настраивается через сервис автоматизации More Kit. Такой способ интеграции делает процесс подключения понятным и не требует глубоких технических знаний.

Рассмотрим четыре примера автоматизации тендерной рутины — из практики внедрения API Контур.Закупок в amoCRM.

Кейс 1. Адаптация к новым условиям работы

Организация «Альфа» (название изменено) регулярно заключала прямые договоры, но столкнулась с ужесточением государственного регулирования в сфере закупок у единственного поставщика. Работать как раньше стало невозможно. 

Пришлось адаптироваться — искать конкурентные тендеры от своих постоянных клиентов и новых заказчиков на разных торговых площадках, своевременно готовить документы и подавать заявки на участие в торгах. 

Процесс был неструктурированным: каждый менеджер начал действовать самостоятельно, что привело к потере контроля, пропуску подходящих тендеров и, как следствие, к снижению объёма продаж более чем на 50%. 

В компании стали искать решение, которое поможет стабилизировать ситуацию. 

В итоге подключили amoCRM с приложением от Контур.Закупок, создали и настроили в системе интеллектуальные шаблоны поиска тендеров по ключевым направлениям деятельности организации.

После интеграции:

• Все найденные закупки стали автоматически импортироваться в amoCRM. Система сама распределяла тендеры по ответственным менеджерам, если ИНН заказчика уже был в базе и числился за сотрудником. Новые, потенциальные заказчики начали попадать в специальную воронку «На разбор».
• Менеджеры перестали тратить время на «ручной» поиск тендеров, начали своевременно получать задачи на подготовку заявок для «своих» и новых заказчиков.

Уже в первые месяцы после настройки интеграции в компании отметили рост продаж. Процесс участия в закупках стал управляемым и прозрачным.

Кейс 2. Централизация информации

Менеджеры по продажам в компании «Бета» (название изменено) работали с государственными тендерами сразу на нескольких ресурсах: 

• искали закупки в агрегаторе от Контура;
• обменивались найденными тендерами в почте и мессенджере; 
• вели отчетность по участию в электронных таблицах. 

Процессы «задваивались», заявки дублировались, а переписка и документы по одному тендеру хранились в нескольких местах. Всё это затрудняло контроль и снижало эффективность участий.

Компания при этом уже вела часть коммерческих сделок в amoCRM. Руководители решили «завести» в учетную систему и госзакупки. 

После интеграции: 

• Все тендеры, найденные в Контур.Закупках, начали автоматически создаваться как сделки в amoCRM. 
• Вся дальнейшая коммуникация по согласованию тендеров и участию в них теперь ведется в карточке сделки. Там же сотрудники хранят документы и фиксируют этапы работы с клиентами. 

Благодаря интеграции участие в тендерах стало более эффективным, а выручка с этого канала продаж — предсказуемой.

Кейс 3. Контроль дедлайнов

Компания «Вита» (название изменено) каждую неделю участвовала в конкурентных закупках. Подходящих тендеров в нише было много, но на согласование участия и подготовку одной заявки требовалось несколько дней. Из-за большого количества тендеров в работе сотрудники периодически пропускали сроки, и участие «срывалось». 

Компания обратилась в Контур за автоматизацией. Интегрироваться решили в amoCRM: некоторые сотрудники из других подразделений уже работали в этой системе, и этот опыт был удачный. 

После подключения приложения от Контур.Закупок специалисты смогли не только импортировать все подходящие закупки разом, но и настраивать напоминания о ключевых этапах подготовки к тендеру. Менеджеры начали заранее планировать работу и перестали упускать важные даты. Так компания стала получать больше контрактов.

Кейс 4. Анализ эффективности

Руководители компании «Астра» (название изменено) задумались об оптимизации бизнес-процессов, в том числе связанных с тендерной деятельностью.

Предстояло оценить: 

• в каких тендерах у организации выше конверсия в победу, чтобы сфокусироваться на самых эффективных закупках;
• какие менеджеры приносят больше выигранных сделок и выручки, чтобы грамотно перераспределить нагрузку по участию.

Тендерную аналитику сотрудники вели вручную и не всегда оперативно фиксировали все сделки с заказчиками, поэтому со сбором данных для принятия решений возникли трудности.

Руководитель отдела продаж предложила перенести все данные о тендерах и этапах сделок в учетную систему — компания тогда уже работала с amoCRM. Как только интеграцию настроили, сотрудники стали быстро формировать отчеты по воронке продаж, анализировать конверсию, источники сделок и на каждом этапе оценивать результативность участия в торгах.

Возможности интеграции

Вот что умеет amoCRM после настройки приложения от Контур.Закупок.  

Автоматический импорт закупок

Тендеры, найденные по заданным критериям, автоматически создаются как сделки в нужной воронке amoCRM. Это избавляет от необходимости ручного переноса данных.

Искать закупки в сервисе можно по ключевым словам, ОКПД 2 и КТРУ, отрасли, типу торгов, региону, начальной цене и другим параметрам. Найти больше тендеров помогает «Поиск по документам».

Управление подготовкой к тендерам

Система может создавать отдельные задачи на каждом этапе участия в закупке, а также напоминать о дедлайнах. 

Например, за несколько дней до финального дедлайна она напомнит о необходимости подготовить обеспечение заявки, запросить выписку из ЕГРЮЛ или собрать недостающие справки. Это позволяет ничего не упустить и спланировать рабочее время.

Удобное хранение информации

В карточке тендера отображается:

• Вся входящая и исходящая переписка с контрагентами и внутри компании, в том числе загруженные файлы: технические задания, выписки и сканы документов, поданные заявки и подписанные контракты.
• Хронология работы с четкой фиксацией этапов. Например, по статусам:  «Анализ», «Подача заявки», «Участвую», «Победа», «Проигрыш» — с указанием ответственных и сроков.

Такой подход дает полную прозрачность процесса: любой сотрудник или руководитель может в любой момент открыть сделку и понять, что уже сделано, какие решения приняты и на каком этапе находится участие в закупке. 

Отслеживание тендерной нагрузки

CRM показывает руководителю задачи по каждому сотруднику и помогает оценить реальную загрузку команды. На основе накопленных данных можно строить отчеты для анализа эффективности участий и выявлять «узкие места».

Всё это позволяет выстроить четкий рабочий процесс, где каждый этап подготовки к тендеру находится под контролем, а не сводится к одному напоминанию подать заявку в последний день.

Как настроить интеграцию через More Kit

Перенести тендерные процессы в amoCRM несложно — с этим поможет наша инструкция.  

Для настройки:

1. Решите, какие тендеры хотите импортировать в CRM: по ключевым словам, регионам, диапазону начальных цен и другим параметрам. Продумайте логику распределения, какие закупки в какую воронку попадают и в какие статусы (первичный контакт, неразобранное).
2. Определите автоматические действия: какие задачи и кому из сотрудников должны назначаться при появлении новой закупки, какую информацию они должны содержать.
3. Оставьте заявку на бесплатную консультацию и демонстрацию. Если у вас есть вопросы по настройке или вы не до конца уверены в нужных параметрах, наш специалист поможет подобрать решение под ваши процессы.
4. Запустите и протестируйте приложение. Все его возможности можно использовать уже после первичной настройки.

Работать с тендерами можно не только в amoCRM, но и в других популярных системах. Например, в Битрикс24 или 1С. Подробнее об этом мы рассказывали в тематических статьях.

Коротко о главном

Итак, автоматизация работы с тендерами позволяет:

• Сократить ручной труд. Данные о закупках автоматически переносятся из сервиса-агрегатора в CRM.
• Навести порядок в тендерных процессах. Весь контекст по участию в закупке хранится в одной системе. Руководители видят, у кого какие тендеры в работе, а сотрудники своевременно получают напоминания о дедлайнах.
• Оценивать эффективность участия в закупках на основе объективных данных.

Если вы только задумываетесь о такой автоматизации, предлагаем для начала оценить ее необходимость. Оставьте заявку на консультацию. Наш специалист отправит вам чек-лист «Как понять, стоит ли перенести работу с тендерами в CRM» и подробно расскажет о настройке интеграции в amoCRM или другую учётную систему.