API (АПИ) для автоматизации работы с тендерами и закупками в CRM: что такое, как работает, как подключить и настроить

Всё чаще в бизнес-среде говорят о внедрении технологий для автоматизации процессов. Например, по планированию рабочих задач, сдаче бухгалтерской отчетности, участию в тендерах. Термин API при этом по-прежнему остается чем-то непонятным и неизведанным, хотя описывает уже не будущее, а реальность. Разбираем, что такое API и как технология помогает оптимизировать тендерные процессы.

Наталья Икрамова Эксперт по автоматизации тендерных процессов

В этой статье:

Что такое API — простыми словами
История из жизни автора: как API спас майские
Как API работает в тендерах
Что дает технология
Кому особенно полезен API
Как подключить API

Что такое API — простыми словами

Каждый день тендерные специалисты, менеджеры по продажам, руководители и предприниматели работают с огромными массивами информации:

десятки и даже сотни найденных тендеров;
тарифы и правила разных площадок;
статусы и дедлайны по поданным заявкам и участиям в аукционах;
статусы и суммы оплат участий на площадках, гарантий заказчикам.
данные о поставках по итогам торгов;
отчетность по выигранным и проигранным закупкам.

Чем масштабнее бизнес, тем больше такой информации. Вся она требует человеческого внимания и времени. Добавим сюда постоянные изменения в законодательстве и курс на цифровизацию закупок — и становится очевидно: без автоматизации просто не обойтись. Именно с этим помогает API.

API (Application Programming Interface, или Интерфейс прикладного программирования) — это набор правил, с помощью которого одна программа может «договориться» с другой и автоматически обменяться нужными данными.

Представьте официанта в ресторане. Он принимает заказ, передает его на кухню и приносит готовое блюдо. Вот так же API передает команды и данные между сервисами — только быстро и без ошибок.

Этот набор правил определяет, какими именно возможностями программы могут обмениваться, и задает условия обмена. Когда программы связаны таким образом, это называется «интеграция по API».

История из жизни автора: как API спас майские

Недавно я купила билеты на поезд для поездки с детьми. Планировала в четверг отметить день рождения дочки, а в пятницу спокойно поработать и вечером уехать. Билет был на пятницу, 28 апреля, 00:50.

День рождения отметили. Вечером, когда гости уже расходились, пришло уведомление от почтового сервиса: через три часа поезд. «Что за глюк?» — подумала я. Зашла проверить билеты и поняла: 00:50 28 апреля — это уже ночь с четверга на пятницу. А значит, через два часа мы должны быть на вокзале!

Благодаря интеграции календаря с почтой, которая настроена как раз через API, я распутала этот клубок времени и… Успела. Иначе была бы отмена поездки, потраченные деньги и расстроенные дети. Хорошо, что все обошлось.

Как API работает в тендерах

Технологии приходят на помощь и в работе с тендерами. Интеграция по API позволяет перенести все основные процессы в привычную CRM — а значит автоматически:

выгружать закупки из базы сервиса-агрегатора по заранее настроенным фильтрам;
распределять тендеры между ответственными;
заполнять карточки сделок — наименование заказчика, сроки подачи заявок, название площадки, документация;
фиксировать и держать под контролем статусы закупок — без ручного мониторинга;
выгружать отчетность для руководства — она формируется сама.

API — особая возможность, которая есть лишь у некоторых сервисов для поиска и аналитики тендеров. Контур.Закупки собирает тендеры со всех популярных площадок России и СНГ, помогает их анализировать и умеет переносить данные по закупкам в любую учетную систему — с помощью API. Понять, стоит ли автоматизировать работу с тендерами, поможет наш чек-лист.

Скачать чек-лист «Как понять, стоит ли перенести работу с тендерами в CRM»

Что дает технология

Руководителям — прозрачную воронку. Все тендеры и прогресс по ним — на виду. Благодаря интеграции по API CRM показывает закупки, соответствующие фильтрам. Можно легко отследить количество участий, побед и конверсии. Никаких «забытых» или «утерянных» тендеров.

История из практики

Компания «X» поставляет кабельную продукцию и участвует в закупках. Ее руководитель Владимир каждое утро выгружал из сервиса тендеры за прошедший день, а затем сверял с теми, что заведены в CRM. Такое сопоставление занимало все утро. После API-интеграции с агрегатором Владимир контролирует только загрузку тендеров в CRM и исполнение контрактов.

Тендерным специалистам — экономию до 5 часов в день. Тендеры автоматически закрепляются за сотрудниками, превращаясь в задачи. Специалистам не нужно вручную копировать данные по закупкам из ЕИС, ЭТП или сервиса-агрегатора, переносить эту информацию между Excel и CRM, вручную ставить задачи по подготовке к тендерам. API делает это сам.

История из практики

В компании «Y» тендерные специалисты находили подходящие закупки и после отправляли их по почте на согласование менеджерам. Каждому менеджеру — по своему заказчику. В таких письмах указывали ссылку на закупку, все сведения и документы по ней. Специалист ждал ответа по почте. Периодически письма терялись, сотрудники не успевали вовремя закрыть все вопросы, и компания отказывалась от участия в закупках.

После интеграции в CRM тендеры автоматически попадают в систему, и на на каждого исполнителя создается задача с дедлайном. Такой подход позволил в два раза увеличить скорость обработки заявок, количество участий и побед.

Менеджерам по продажам — спокойствие и контроль. Сделки по итогам тендеров также распределяются автоматически. API не допустит «перехвата» клиентов и возникновения конфликтных ситуаций — каждая заявка у нужного сотрудника.

История из практики

В компании «Z» менеджеры получали excel-файл с закупками и разбирали каждый свою. Копировали и переносили в CRM ИНН заказчика, номер закупки, название, сроки и сумму. Нередки были случаи, когда одну и ту же закупку заводили два раза, ошибались при вводе сведений. После внедрения API закупки загружаются сразу в CRM и распределяются по согласованному алгоритму. В распределенных тендерах уже заполнены все необходимые сведения и прикреплены документы.

Бизнесу — рост прибыли. Автоматизация — это скорость плюс масштаб. Вы успеваете участвовать в большем количестве тендеров и меньше теряете из-за человеческого фактора.

Кому особенно полезен API

Рассмотрим несколько признаков, которые говорят о необходимости автоматизации:

Участвуете больше чем в 10 тендерах в месяц
Два и более сотрудника работают с закупками
Отдел продаж участвует в тендерах
У компании есть филиалы, работающие с торгами
Ведете учет закупок в Excel, Google Таблицах или папках на рабочем столе компьютера
CRM есть, но «не прижилась»
CRM есть и активно используется
Участие в закупках сотрудники согласуют по почте

Если обнаружили хотя бы три из этих признаков — пора задуматься о переносе тендеров в учетную систему. Скачивайте подробный чек-лист по автоматизации процессов — он точно поможет определиться.

Скачать чек-лист «Как понять, стоит ли перенести работу с тендерами в CRM»

Как подключить API

Работать с тендерами в CRM можно с помощью API Контур.Закупок. Оставьте заявку, и наш специалист:

проведет аудит ваших бизнес-процессов;
расскажет о возможностях интеграции;
подберет удобный и быстрый способ подключения;
поможет настроить бесплатный тестовый доступ.

Полноценная интеграция в учетную систему занимает от 1 дня — этот срок зависит от многих факторов. У Контура есть готовые решения совместно с проверенными технологическими партнерами. Например, по быстрой и недорогой интеграции в 1С и Битрикс24. Специалисты внедряют API не только в готовые CRM, но и в любые учетные системы и даже в Excel.

Удобная работа с тендерами ближе, чем может показаться.