Поиск по справочной
Статьи, инструкции, вопросы эксперту

Новый год — самое время для красивых и фантастических историй. Для нашей традиционной рубрики мы такую и подготовили. Её герой — в прямом смысле слова — Иван, специалист по сопровождению торгов. Рассказываем о его подвигах и решениях в непростых ситуациях.

Статья актуальна на 21 декабря 2021

Основано на реальных событиях

Сразу предупредим: может показаться, что истории в этой статье похожи на сюжеты блокбастеров или фантастических фильмов, но все описанные события произошли на самом деле. Приятного просмотра… Ой, чтения! 

История 1. Подать за 60 секунд

По нашей внутренней статистике 70% клиентов тянут с документами до последнего. Так произошло и в этой истории.

Час до окончания приема заявок, а документов всё нет

Клиент вовремя не выслал документы, подтверждающие его опыт. За час до окончания подачи заявок Иван подключился к компьютеру клиента и начал загружать его заявку на площадку. Параллельно клиент собирал документы для подтверждения своего опыта.  

Клиент успел подготовить документы, но выяснилось, что каждый файл весит 25-30 Мб. Паника: файлы такого размера могут не загрузиться на площадку! Но отступать некуда и некогда. 

Пока грузятся файлы, Иван с клиентом заполняют опись заявки — перечень всех документов, которые в ней есть. Опись заполнена, все документы отправлены на площадку. Кажется, успели. Но…

«Загрузите еще парочку документов, а?» 

За пять минут до окончания подачи заявок клиент попросил Ивана добавить ещё два договора для подтверждения опыта. За такое короткое время это сделать практически нереально: файлы долго грузятся на площадку и нужно внести новые документы в опись.  

Иван идёт навстречу клиенту и начинает переделывать опись на своём компьютере. Когда опись готова, Иван пытается перекинуть её на компьютер клиента через удаленное подключение, но в этот момент у Ивана отключается интернет. 

Нет интернета, нет заявки

Подключение прервано, телефонной связи нет. До окончания приёма заявок остается буквально пара минут. Кажется, что это конец, но у Ивана мгновенно созревает план действий.   

Рука сама потянулась к мобильному, Иван набирает клиента и объясняет ему, как закончить опись и загрузить оставшиеся документы на площадку. Под руководством специалиста клиент вносит последние изменения в опись. 

Минута до финала

Остаётся менее минуты. Файлы загружены, опись исправлена. Клиент нажимает кнопку «Отправить заявку» и на площадке начинает крутиться колёсико загрузки. Томительное ожидание… В последний момент на экране появляется надпись «Заявка подана». Далее следуют обоюдные крики «Йу-ху-у-у» и непереводимая игра слов.  

За кадром

Иван признаётся: «Чувства — огонь! Эти эмоции не передать. У меня было ощущение, что я обезвреживаю бомбу в последние секунды». 

История 2. Миссия выполнима  

Один из специалистов неожиданно попал в больницу и не успел подготовить заявку для клиента. Иван забрал эту заявку в работу — она была в бумажной форме и нужно было отправить её заказчику в другой город. 

Клиент перепутал сроки подачи заявки

Вечером Иван написал клиенту письмо, а утром позвонил, чтобы напомнить о нужных документах. Однако спустя 2 часа документы не пришли. На подготовку заявки остаётся половина рабочего дня, а документов нужно собрать ещё очень много. 

Оказалось, что клиент прочитал письмо по диагонали и перепутал срок подачи заявок: он думал, что есть целых три дня.

Клиент в шоке, берет время подумать. Через час звонит Ивану и говорит, что купил билет на самолет своему сотруднику, который улетает через три часа в город заказчика. Нужно подготовить заявку к этому времени и передать её  клиенту.

Форсаж 11, или Подготовка заявки на максимальной скорости

Иван не может бросить клиента — он собирает всю волю в кулак и начинает готовить заявку в сверхбыстром режиме! Обычно на заявки такого уровня отводится пять дней.

Пара часов — и заявка направлена клиенту. Сотрудник успел на самолет и успешно подал заявку! Эту историю помнит весь отдел, в котором работает Иван. 

История 3. Человек, который успел все

Это история о первых днях работы Ивана в отделе сопровождения торгов. Он взялся за подготовку трёх срочных заявок от одного клиента. Клиент, как это бывает, направил документы в последний момент, и времени на подачу заявок оставалось очень мало. 

Несмотря на короткие сроки, Иван успел подготовить три объемные заявки. До окончания приёма оставалось еще два часа. При отправке первой заявки появилась незнакомая  ошибка — заявка не подана. 

Как оказалось, это были изменения в интерфейсе и требованиях площадки — теперь каждый файл заявки необходимо было дополнительно подписывать. 

На подачу заявок по новым правилам ушло больше времени, чем планировалось. Последнюю Иван загрузил за 10 секунд до окончания. Все заявки были подготовлены корректно, в одной из закупок клиент победил.

Вместо послесловия

Знакомые ситуации? В наших историях всё закончилось успешно, но гарантий, что так будет постоянно — нет и быть не может. Даже если торги у вас на сопровождении у супергероев. 

Специалисты всегда стараются идти навстречу клиенту. Иван, например, любит работу именно за эти эмоции — за чувство, «что я сделал максимум, чтобы помочь клиенту и всё закончилось хорошо». Но когда клиент не выполняет свои обязательства — не направляет документы или меняет что-то в последние часы, команда по сопровождению не может выполнить свою работу. Будьте внимательны и готовьте документы вовремя — закупки требуют рассудительности и спокойствия. Для новогодних историй — поищем другие поводы. 

Конец

 

1 комментарий
ОМ
Олег Макаров 24 декабря 2021
был забавный случай когда за 7 минут пришлось подать заявку. клиент звонит мол такая-то организация объявила закупку, которая через 10 минут заканчивается подача. говорю - все понял и кладу трубку. за 7 минут успел найти закупку, достать подпись клиента, зайти на площадь, заполнить одностраничное ТЗ (не более/не менее подредактировал), ну и заполнить формы закупки и подгрузить 2 части закупки.
веселые ощущения, главное держать документы готовыми

Советы о закупках от наших экспертов каждую неделю

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Международный форум о закупках в строительстве
World Build/State Contract

24 февраля 2022, 09:00 мск 
участие бесплатно

Мы продолжаем делиться историями поставщиков. Наш следующий герой — Никита. Он дал несколько советов новичкам и рассказал, как спонтанно увлекся закупками и благодаря им построил бизнес по производству металлоконструкций для городского благоустройства.

Изменения в 44-ФЗ вызвали много вопросов — cамые популярные разбираем с нашими экспертами. Расскажем, как оформить гарантийные обязательства по контрактам 2021 года, как участвовать в аукционах по новым правилам нацрежима и кто должен будет подписать контракт, если победитель отказался.

Прежде чем приступить к участию в закупках, продумайте, как вы будете это делать. Соберите рекомендации, начните с одного вида закупок, рассчитайте рентабельность заказа, изучите конкурентов.

Поставщик получил сертификат электронной подписи для участия в торгах. Что делать дальше? Есть два варианта: учиться электронным торгам самостоятельно или получить консультацию в центре сопровождения.