Как работать с электронной подписью в 2023 году

15 декабря 2022 23 820 21

Большинство закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ проходят в электронном виде. Для участия в них поставщикам нужна электронная подпись (ЭП). Из статьи вы узнаете, что изменится в работе с ЭП в 2023 году и о чем участнику закупок нужно позаботиться уже сейчас.

В статье для простоты мы говорим об «электронной подписи». В действительности предприниматели получают «квалифицированный сертификат электронной подписи», которым и подписывают электронные документы.

Когда в закупках нужна ЭП

Электронная подпись придает электронному документу юридическую силу, то есть делает его равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно. Такой подписью подписывают налоговую отчетность, акты, накладные и документы, необходимые для участия в закупках.

С 2019 года большая часть госзакупок перешла в электронный формат. Извещают о таких тендерах в Единой информационной системе (ЕИС), а проводят на восьми торговых площадках (ЭТП). 

Для участия в электронных закупках по 44-ФЗ потребуется электронная подпись. С такой ЭП также можно заявляться на часть торгов по 223-ФЗ и тендеры по капремонту (615-ПП).

Участники закупок используют ЭП, чтобы:

  • пройти регистрацию в ЕИС;
  • отправить заявку на участие;
  • подать ценовое предложение;
  • подписать контракт;
  • осуществить электронное актирование в ЕИС.

Закупки по 223-ФЗ и коммерческие тендеры публикуют на множестве ЭТП — активно работающих площадок больше 200. Однако не все из них принимают обычную электронную подпись, часть площадок потребуют обогатить ЭП специальным платным расширением — OID-ом. Поставщик может оформить одну ЭП и добавить в нее необходимые разным площадкам OID-ы.

В некоторых закупках поставщики по-прежнему могут обойтись без электронной подписи. Вот пять случаев:

  • закрытая закупка по 44-ФЗ с гостайной, если ее проводят в бумажной форме;
  • закупки у ед. поставщика, если подписывают бумажный контракт;
  • закупки по 223-ФЗ, если она проходит в бумажной форме;
  • коммерческие торги на ЭТП, которые не требуют ЭП.
  • некоторые имущественные торги.

Что поменяется в 2023 году

Менять правила работы с электронной подписью в закупках пока не планируют. Но значимые изменения для бизнеса произойдут в том, как получать электронную подпись и поддерживать ее актуальность.

  1. Самые важные изменения касаются руководителей юрлиц и индивидуальных предпринимателей. С 1 сентября 2023 года они не смогут пользоваться  подписями, выпущенными коммерческими удостоверяющими центрами (УЦ). Такой ЭП нельзя будет подписать юридически значимые документы, в том числе госконтракты и договоры. 

Вместо подписей коммерческих УЦ руководителям нужно получить подпись ФНС. Изменения должны были вступить в силу уже с 1 января 2023. Однако Госдума продлила переходный период на восемь месяцев.

  1. Сотрудники компаний и ИП должны будут использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) и электронную подпись физлица с 1 сентября 2023.

МЧД — электронный аналог бумажной доверенности для подписания документов, или проще говоря — электронная доверенность. МЧД хранит информацию о доверителе, уполномоченном лице и делегированных ему полномочиях.

Сейчас сотрудники имеют право подписывать документы выданной им ЭП юрлица (в нем указывают данные и сотрудника, и организации) или же ЭП физлица (только данные сотрудника), дополненной МЧД.

Предполагалось, что с 1 января сохранится только второй способ — ЭП физлица + МЧД. Но власти отложили и эти изменения на 1 сентября 2023.

  1. Электронная подпись юрлица, выданная сотруднику или уполномоченному лицу, будет действовать до 1 сентября 2023. Такие ЭП сотрудники компаний получают в коммерческих УЦ и используют их без МЧД — и смогут делать это вплоть до сентября 2023 года.

После вступления в силу изменений, сотрудникам также понадобится обратиться в коммерческий УЦ. Но он выдаст уже ЭП новой формы — на физлицо. 

Какую ЭП выбрать сотруднику — юрлица или физлица — зависит от того, сможет ли он использовать в работе МЧД. Если нет, то нужна электронная подпись юрлица. Если да — физлица.

Как получить ЭП в налоговой

Оформить электронную подпись по новым правилам можно как в самой ФНС, так и через доверенные лица налоговой. Список мест выдачи ЭП доступен на сайте ФНС. При подаче заявления потребуется:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • номер СНИЛС;
  • ИНН физлица или юридического лица;
  • токен (похож на флешку).

Можно предоставить уже используемый вами токен или приобрести новый. Главное, запросить у продавца именно носитель для ЭП налоговой — к ним предъявляют особые требования. За токеном можно обратиться в любой УЦ, к производителю или найти его в вендинговых аппаратах в налоговых инспекциях. 

Владелец подписи ФНС получает то же самое, что и раньше получал в коммерческом УЦ:

  • сертификат ЭП со сроком действия 15 месяцев;
  • лицензию на средство электронной подписи (криптопровайдер) на весь срок действия подписи.

Учитывайте, что закрытый ключ ЭП (с помощью него происходит подписание документов) нельзя скопировать. Это защищает от его компрометации и нанесения вреда владельцу. Если раньше практиковалось, что электронной подписью директора пользовались другие сотрудники, например, бухгалтер, то теперь так сделать не получится. Всем работникам понадобятся свои собственные подписи.

Получить электронную подпись в 2023 году можно не только в налоговой, но и в коммерческих УЦ — например, в Контуре. В этом случае ЭП выдаст доверенное лицо ФНС, а эксперты Контура помогут применять ЭП налоговой в торгах.

Удаленное получение ЭП

Осенью 2022 года некоторые предприниматели оказались за пределами России и продолжили свою деятельность удаленно. У таких владельцев ЭП могло возникнуть желание передать ее в пользование коллеге и родственнику.

Однако 63-ФЗ запрещает владельцу передавать кому-либо свою ЭП — это считается компрометацией ключа. С чужой электронной подписью злоумышленники могут совершить любое действие от лица компании или директора, в том числе, навредить имуществу. 

Если предприниматель покинул Россию, но оформил нотариальную доверенность на другое лицо, то выпустить с ее помощью ЭП все равно не получится. Желающий получить подпись предприниматель или руководитель компании должен приехать в ФНС лично — для идентификации.

Удаленно ЭП ФНС можно только продлить — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Но важно, чтобы на руках уже был сертификат ФНС, его срок еще не закончился, а в выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП не было изменений.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Как подготовиться к изменениям в 2023

Руководителю юрлица или ИП получить ЭП ФНС

Чтобы без проблем участвовать в электронных закупках в следующем году, руководителю необходимо до 1 сентября 2023 года получить электронную подпись ФНС. С ней вы гарантированно сможете участвовать в торгах, подписывать договоры и проходить электронное актирование в ЕИС. 

Сотрудникам юрлица дать доступ к закупкам

Подпись ФНС у руководителя будет в единственном экземпляре. Если он не готов сам подписывать все документы по торгам, то этим могут заняться сотрудники или внештатные специалисты.

На середину декабря 2022 года ни одна ЭТП не принимает МЧД. Поэтому пока сотрудники могут представлять организацию в закупках только так: 

  1. Получить ЭП юрлица на свое имя в коммерческом УЦ. Достаточно назвать должность, для которой нужна электронная подпись, и необходимые торговые площадки. Специалисты УЦ подберут подходящий сертификат.
  2. Иметь доверенность от руководителя на подписание необходимых документов и совершение закупочных действий: подписания заявки, участия в аукционе, заключения контракта. Доверенность может быть простая или нотариальная.
  3. Запросить у руководителя юрлица доступ к закупкам. Государственным — через профиль компании на Госуслугах и личный кабинет ЕИС. Коммерческим — в личном кабинете ЭТП или по правилам конкретной площадки.

Если в 2023 году ЭТП начнут работать с МЧД, сотрудник сможет представлять организацию, подписывая документы своей ЭП физлица и прикладывая к ней МЧД. 

Сотрудникам ИП дождаться МЧД в торгах

Без руководителя и его электронной подписи участвовать в закупках не получится — ни в государственных, ни в коммерческих. Потому что документы участника могут быть подписаны только электронной подписью ИП. Некоторые коммерческие ЭТП могут делать исключения, но в частном порядке — узнавать это необходимо у конкретной площадки.

Когда ЭТП начнут работать с МЧД, представитель ИП сможет подписывать документы сам — своей ЭП физлица. Понадобится только приложить МЧД, подписанную электронной подписью ИП.

Коротко

  • С 1 сентября 2023 нельзя будет использовать электронные подписи для руководителей и ИП, выпущенные коммерческими УЦ. 
  • Всем руководителям и ИП, имеющим электронную подпись коммерческого УЦ, придется обновить ее на ЭП налоговой. Сделать это можно в ФНС или в офисе доверенного лица налоговой.
  • ЭП ФНС выдается в единственном экземпляре. Ее нельзя получить удаленно, только продлить.
  • Чтобы сотрудникам юрлиц сейчас работать с закупками, им нужна своя подпись — на юрлицо. Выдают такие подписи коммерческие УЦ.
  • Обязательный переход на МЧД отложили до 1 сентября 2023.

Начните путь в закупках с электронной подписи

Подписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Подписка на самое важное из мира закупокПодписка на самое важное из мира закупок
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Другие статьи

Все статьи
<
21 комментарий
ЮЧ
Юрий Чуносов 22 декабря 2023
Здравствуйте! Подали заявку, но эл. подпись закончится 3,01.24. Возможно подписать контракт уже новой подписью в случае выигрыша?
АЛ
Александра Левина 19 октября 2023
Возможно ли Индивидуальному предпринимателю участвовать в торгах с подписью ИП и Физ лица одновременно? Возможно ли самого ИП добавить в свою организацию в качестве сотрудника с подписью физ.лица?
ЕЗ
Елена Звонилова Изменен 10 января 2023
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, надо ли добавлять сотрудника для подписание документов в ЭДО [https://eds-pro.ft-crypto.ru/]
СМ
Светлана Морозова 26 декабря 2022
Добрый день. На данный момент каким образом можно работать на площадках ИП, а именно сотруднику этого ИП?
Олег Теплоухов 26 декабря 2022
Светлана Морозова, добрый день. В статье об этом говорится:

Без ИП и его электронной подписи участвовать в закупках не получится — ни в государственных, ни в коммерческих. Документы участника могут быть подписаны только электронной подписью ИП.

Когда ЭТП начнут работать с МЧД, представитель ИП сможет подписывать документы сам — своей ЭП физлица.
ММ
Михаил Минин 23 декабря 2022
Здравствуйте. Зашел на портал Госуслуг. Зарегистрировал сотрудника.
Но не смог прописать его полномочия. Пробовал через оформление доверенности. много чего можно доверить, но не увидел действий на ЭТП. Что не так?
Олег Теплоухов Изменен 26 декабря 2022
Михаил Минин, добрый день. В этом случае нужно разбираться детальнее. Задайте вопрос нашим экспертам, и с вами свяжутся.
Д
Михаил Минин, Добрый день! После добавления сотрудника через госуслуги , необходимо войти в личный кабинет ЕИС(zakupki.gov.ru) Там в разделе "пользователи" можно будет добыать сотрудника и прописать все необходимые полномочия.
ЕС
Евгения Соколова 22 декабря 2022
Добрый день!
Действие моей ЭЦП как сотрудника организации заканчивается в феврале 2023 г. Какую подпись мне нужно получить для участия в торгах по ФЗ-223 в феврале? ЭЦП юрлица или ЭЦП физлица и оформить МЧД?
Олег Теплоухов 22 декабря 2022
Евгения Соколова, здравствуйте!

ЭТП пока не работают с МЧД. Поэтому вам нужно:

1. Получить ЭП юрлица на свое имя в коммерческом УЦ.
2. Иметь доверенность от руководителя на подписание необходимых документов и совершение закупочных действий.
3. Запросить у руководителя юрлица доступ к закупкам: в личном кабинете ЭТП или по правилам конкретной площадки.

Более подробный ответ на ваш вопрос есть в статье в блоке «Как подготовиться к изменениям в 2023».
АВ
Андрей Вашурин 17 декабря 2022
Олег спасибо за статью! Все четко, без воды!
Олег Теплоухов 18 декабря 2022
Андрей Вашурин, спасибо, что читаете)
ОМ
Олег Макаров 16 декабря 2022
хорошо, что с rutoken lite подпись все еще можно скопировать
Олег Теплоухов 16 декабря 2022
Олег Макаров, копировать подпись, если вы такой способ нашли, — рискованно. Не советуем так делать.
ОМ
Олег Макаров 16 декабря 2022
Олег Теплоухов, это может быть единственный вариант участия в госзаказе. если я веду несколько организаций и рассчитываю использовать одну свою подпись ФЛ в нескольких учетках на площадке - то не выйдет. площади ругаются на неуникальный сертификат. а брать токен каждый раз когда нужно зайти в ЕИС это перебор.
АТ
Анзор Темботов 16 декабря 2022
Здравствуйте Олег! Получить электронную подпись в 2023 году можно не только в налоговой, но и в коммерческих УЦ. Можете уточнить их перечень (кроме Контура), или эту информацию следует ожидать после Нового года? Спасибо.
Олег Теплоухов 16 декабря 2022
Анзор Темботов, здравствуйте, Анзор.

Вот какой список доверенных лиц УЦ ФНС налоговая дает на своем сайте

Эти доверенные лица могут сотрудничать с другими компаниями, как, например, с Контуром. Информацию об этом следует искать на их сайтах.
ММ
Михаил Минин 16 декабря 2022
Спасибо за развернутый ответ.
Олег Теплоухов 16 декабря 2022
Михаил Минин, вам спасибо, что читаете ;)