Как поставщику работать с электронной подписью в 2025 году

Большинство закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ проходят в электронном виде. Для участия в них нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Рассказываем всё, что важно знать поставщику о сертификатах КЭП.

Олег Теплоухов Автор Журнала

Когда в закупках нужна КЭП

Квалифицированная электронная подпись придает электронному документу юридическую силу, то есть делает его равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно. Такой подписью подписывают налоговую отчетность, акты, накладные и документы, необходимые для участия в закупках.

С 2019 года большая часть госзакупок перешла в электронный формат. Извещают о таких тендерах в Единой информационной системе (ЕИС), а проводят на восьми федеральных торговых площадках (ЭТП). 

КЭП понадобится для участия во всех электронных закупках по 44-ФЗ, части торгов по 223-ФЗ и тендерах на работы по капремонту (615-ПП).

Участники закупок используют КЭП, чтобы:

• пройти регистрацию в ЕИС;

• отправить заявку на участие в закупке;

• подать ценовое предложение во время торгов;

• подписать контракт;

• пройти электроннную приемку в ЕИС.

Закупки по 223-ФЗ и коммерческие тендеры публикуют на множестве ЭТП — активно работающих площадок больше 200. Однако не все из них принимают обычную электронную подпись. Для доступа на часть площадок — например, B2B-Center, Фабрикант и RegTorg, нужно также оплатить услугу регистрации сертификата.

В некоторых закупках поставщики по-прежнему могут обойтись без электронной подписи. Вот пять случаев:

• закрытые закупки по 44-ФЗ, если их проводят в бумажной форме;

• тендеры по 223-ФЗ, если они проходят в бумажной форме;

• закупки у едпоставщика, если подписывают бумажный контракт;

• коммерческие торги на ЭТП, которые не требуют ЭП.

• некоторые имущественные торги.

Реклама 16+

Электронная подпись для участия в закупках

Поможем выпустить КЭП руководителю или ИП. Сможете участвовать в тендерах, а ещё работать с отчетностью, обмениваться документами с госорганами и контрагентами.

Получить КЭП

Кто и какую КЭП использует в закупках

Выбор электронной подписи зависит от того, кто работает с тендерами:

• Руководители компаний и ИП участвуют в закупках с КЭП, выпущенной в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС или у его доверенного лица. Например, в УЦ Контура. 

• Сотрудники, участвующие в закупках, используют КЭП физлица. Ее сертификат получают в коммерческих УЦ. Например, в УЦ Контура. 

Чтобы работать с тендерами от имени компании, кроме сертификата КЭП сотрудникам понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный аналог бумажной доверенности на совершение юридически значимых действий. МЧД хранит информацию о доверителе, уполномоченном лице и делегированных ему полномочиях. 

Электронную доверенность для участия в закупках по 44-ФЗ и тендерах по 223-ФЗ среди субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) нужно выпускать в ЕИС. Как это сделать, рассказали в развернутой статье-инструкции. 

Для имущественных торгов МЧД выпускают в ГИС Торги. Для коммерческих тендеров — в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности.

Как получить и настроить КЭП для участия в закупках

Чтобы выпустить сертификат КЭП, нужно подать заявление — например, онлайн на сайте удостоверяющего центра. 

При подаче заявления потребуется:

• паспорт (для физлиц, руководителей и ИП) или иной документ, удостоверяющий личность (только для физлиц);

• СНИЛС и ИНН заявителя;

• ОГРНИП (для ИП) или ОГРН (для ООО);

• токен (похож на флешку).

Можно предоставить уже используемый токен или купить новый. Руководителям и ИП важно запросить у продавца именно носитель для КЭП налоговой — к ним предъявляют особые требования. Приобрести такой можно, например, в Удостоверяющем центре Контура. 

После отправки всех документов нужно посетить сервисный центр УЦ или вызвать курьера, чтобы:

• Получить носитель.

• Записать на него закрытый ключ.

• Удостоверить личность. При первом получении сертификата руководителя это можно сделать только лично

• Подписать заявление на выдачу и получить от УЦ сертификат КЭП

Учитывайте, что закрытый ключ КЭП руководителя, с помощью которого происходит подписание документов, нельзя скопировать. Это защищает от его компрометации и нанесения вреда владельцу. 

После выпуска сертификата КЭП нужно установить на компьютер средство криптографической защиты информации (СКЗИ) — чаще всего это КриптоПро CSP — и настроить браузер. С этим поможет Веб-Диск. Оформленная КЭП должна проходить проверку и работать в ЕИС и на ЭТП.

Удаленное получение КЭП

Желающий получить подпись предприниматель или руководитель должен приехать в ФНС лично — для идентификации личности. Даже если оформить нотариальную доверенность на другое лицо, выпустить с ее помощью КЭП все равно не получится.

Удаленно КЭП ФНС можно только продлить — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или с помощью Контура. Но важно, чтобы на руках уже был действующий сертификат ФНС, а в выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП не было изменений.

Правила безопасности при работе с КЭП

Сертификат КЭП на токене можно сравнить с паспортом. Он помогает удостоверить личность во время подписания важных документов и участия в торгах. Поэтому его нужно беречь и соблюдать несколько несложных правил. 

• Не передавать сертификат другим. С чужой электронной подписью злоумышленники могут совершить любое действие от лица компании или директора, в том числе, навредить личному имуществу. 

• Установить нестандартный пароль на токен. Это нужно, чтобы при потере носителя злоумышленники не смогли быстро подобрать код и получить доступ к ключам ЭП.

• Немедленно обратиться в УЦ, если потеряли токен с ключами сертификата. Там можно отозвать сертификат — то есть, прекратить его действие — и выпустить новый. 

Реклама 16+

Электронная подпись для участия в закупках

Поможем выпустить КЭП руководителю или ИП. Сможете участвовать в тендерах, а ещё работать с отчетностью, обмениваться документами с госорганами и контрагентами.

Получить КЭП

Коротко о главном

Для участия в госзакупках нужен сертификат квалифицированной электронной подписи. Без него не получится зарегистрироваться в ЕИС, подать заявку на тендер и подписать контракт. 

Руководителям и ИП подойдет сертификат КЭП, выпущенный в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица. Такой сертификат выдают в единственном экземпляре. При первом выпуске нужно лично посетить удостоверяющий центр.

Сотрудники участвуют в закупках с КЭП физлица и подтверждают свои полномочия машиночитаемой доверенностью. Выдают такие подписи коммерческие УЦ. МЧД для работы с тендерами по 44-ФЗ и 223-ФЗ среди МСП выпускается в ЕИС при регистрации сотрудника или добавлении ему прав доступа. 

Эти материалы помогут начать путь в закупках

• Пошаговая видеоинструкция по участию в тендерах

• Как зарегистрироваться в ЕИС

• Как правильно искать тендеры